De casussen van mislukte ict-projecten domineren met regelmaat de berichtbeving, alle glorieus geslaagde projecten ten spijt. Analyses over de toedracht richten zich veelal op complexiteit, veranderende behoeften of verstoorde relaties tussen stakeholders. En zeg nu zelf: iedereen kent wel een voorbeeld van een hopeloos uit de hand gelopen ict-project. In de kern draait ict echter om mensen; verwachtingen, veranderingen en bereidheid. Kansen liggen niet in betere projectbeheersing, maar juist in optimale mobilisatie van gebruikers.
In 2010 verschafte de ict-barometer van Ernst&Young al inzicht in succesfactoren van ict-projecten. De top drie bestond uit het beter betrekken van eindgebruikers, betere overleg binnen de organisatie en betere afstemming op de rest van de organisatie. Betere planning, bewaking en bijvoorbeeld risicoanalyses komen pas later in dit geprioriteerde rijtje aan bod. Hoe komt het toch dat juist de drang naar beheersing en controle – en de mechanismen die we hiervoor instellen – de boventoon voeren in alledaagse projecten. Wellicht weten we niet beter. Misschien zijn de softcontrols te ontastbaar voor ons als ict’ers. We hebben immers geleerd om in nullen en enen te denken en bewust niet voor een hr-studie gekozen? Ik denk dat het hoofdzakelijk koudwatervrees is.
Standaarden bestaan niet
Methodieken voor projectmanagement sorteren zeker hun effect en bieden houvast. Ze schetsen een duidelijke aanpak en bieden mechanismen om met ‘changes’ om te gaan. Er wordt echter geen antwoord gegeven op het betrekken en mobiliseren van gebruikers als sleutel tot succes. En omdat mensen veranderlijk zijn is dit ook moeilijk te standaardiseren.
Elke organisatie kent zijn eigen cultuur, omgangsvormen en trekt een type medewerker aan (of vormt deze). Een doordachte projectaanpak anticipeert hierop. Gelukkig zijn er, voor hen die kansen zien op dit terrein, legio hulpmiddelen zoals het ‘interventiewiel van Cozijnsen’ om het project beter (bij) te sturen.
Meer autonomie en minder grip
Het zakelijk domein waarbinnen ict-projecten plaatsvinden is aan verandering onderhevig. Ontwikkelingen in andere domeinen, zoals de toenemende behoefte aan individuele autonomie hebben direct effect op het speelveld. Mensen zijn mondiger, zelfredzamer en willen zich authentiek profileren. Ontwikkelingen als de toename van het aantal zzp’ers en het nieuwe werken onderschrijven de toenemende zelfstandigsheidsbehoefte.
Naarmate mensen meer ‘in control’ willen zijn zal verandering door ict een andere inspanning vragen, zoals een andere wijze waarop we projecten uitvoeren. Het opleggen van nieuwe werkwijzen na de invoering van een erp-systeem leidt anders alleen maar tot weerstand.
Participatiesamenleving
Grip houden op een mechanische wijze dient te verschuiven naar sturing door het effectief toepassen van softcontrols en interventies op organisatie- en individueel niveau. Het organiseren van participatie als voortvloeisel uit individualisering heeft sinds de troonrede van vorig jaar een naam gekregen. Wellicht kan op dezelfde wijze naar de uitvoering van ict-projecten gekeken worden. Het stimuleren van betrokkenheid vergroot immers acceptatiesucces. De kracht van succesvolle ict-projecten ligt in een betrokken en gedreven team van ambassadeurs. In ons vak ook wel ‘key-users’ genoemd. De verandercapaciteit van een organisatie is immers niet groter dan de omvang van het aantal dragers ervan.
Een realistisch en oprecht perspectief schetsen helpt hierbij. Starten met het einddoel voor ogen. Of zoals een bekent citaat van Antoine de Saint-Exupéry verbeeld: ‘Als je een schip wil bouwen, roep dan geen mannen bij elkaar om hout te verzamelen, het werk te verdelen en orders te geven. In plaats daarvan, leer ze verlangen naar de enorme eindeloze zee.’
Vergelijk het met het coachen op een WK-voetbal. Het samensmeden en vormen van het team, met maar één einddoel voor ogen. Dat heeft niets met nullen en enen te maken, maar is mensenwerk pur sang.
Reindert Doorn, adviseur it en verandermanagement bij Docco, advies- en consultancybureau voor (strategische) ICT-trajecten in de financiële dienstverlening
Laten we duidelijk zijn: de meeste IT’ers zijn betrokken en hebben kennis van zaken. Maar de meeste IT-projecten falen niet op het uitvoerend nivo, maar daarboven, waar andere motieven, dan het succes van het project, een grotere rol spelen.
Op basis van mijn ervaring in staf- en managementfuncties in diverse bedrijven, waarin ik als gebruiker veelvuldig en indringend te maken heb gehad met nieuwe en bestaande automatiseringsprojecten en -systemen, kan ik het artikel geheel onderschrijven. Zeer herkenbaar. Als zelfstandige heb ik o.a. als outplacement-adviseur er weer kennis mee gemaakt bij het uitplaatsen van tientallen automatiseerders in verschillende functies. Maar ook in de begeleiding van leiders en managers en teams komt deze problematiek natuurlijk naar voren.
Geld en tijdverslindende projecten, zowel in het bedrijfsleven als bij de diverse overheidsinstanties, waarbij het bij de overheid wel de kroon spant. Daar wordt niemand naar huis gestuurd. Ja het komt voor dat ze thuis mogen blijven, met volledige doorbetaling, maar er is geen afrekeningsmechanisme dat e.e.a. doet stoppen. In het bedrijfsleven kon ik zelf ingrijpen en heb ik meegemaakt dat een Raad van Bestuur of een directeur, tijdig of te laat, maar wel ingreep en bijstuurde. De consequenties zijn immers direct zichtbaar in de jaarcijfers en voelbaar. Het kan de organisatie de kop kosten.
Organisaties floreren als er regie is, berustend op drie pijlers: Vertrouwen, Verbinding en Vitaliteit. Met een gemeenschappelijke missie, visie en doelstelling als fundament.
Kunst is om deze (mooie en ware) woorden om te kunnen zetten in daden en resultaten. We weten nog wel eens wat we moeten doen, maar hoe? En vaak weet ook niet iedereen waarom. En weerstand ontstaat niet zomaar! Op basis van mijn eigen ervaringen weet ik dat communicatie het sleutelwoord is, zoals dat in het artikel ook wordt aangegeven. Goede communicatie krijg je alleen als men luistert naar zichzelf, de ander en het andere. En projecten slagen alleen als je de persoonlijke verlangens en doelstellingen optimaal verbindt met de organisatiedoelstellingen. Dat kan op basis van het maken en met elkaar verbinden van persoonlijke regieplannen en het organisatieregieplan.
Mensen hebben gevoelens en gedachten en handelen op basis van inzicht, kennis en ervaring en op basis van wat ze voelen en denken. Dat is inderdaad een open deur! En dat we ons van onze gevoelens en gedachten en drijfveren niet altijd bewust zijn is ook een open deur. Maar als we nu eens voelen en denken met elkaar verbinden en elkaar laten versterken! En stel nu dat er een methodiek en instrumentarium is waarbij de veiligheid en privacy gewaarborgd is en men met gevoelens en gedachten om kan gaan en die kan ontwikkelen en ontplooien! En men die in een functionele context ook met elkaar kan delen! En weerstanden en onbegrip en eilandencultuur worden doorbroken en opgeheven! Dat bespaart niet alleen heel veel tijd maar ook vele miljoenen! Organisaties floreren op basis van regie! Beantwoord voor uzelf de volgende vragen en onderneem actie!
01. Wilt u dat uzelf en uw collegae / medewerkers gelukkig en succesvol zijn?
02. Wilt u dat uw organisatie succesvol is?