Peter Schelleman heeft afscheid genomen als ict-directeur van de Universiteit Utrecht. Uit zijn afscheidsspeech blijkt dat de Utrechtse instelling met uitbesteding in de universitaire wereld nog steeds voor de troepen uit loopt.
Schelleman, die met de vut is gegaan, was de afgelopen jaren als directeur ict verantwoordelijk voor de uitwerking van de uitbestedingovereenkomst met Capgemini. Tijdens zijn afscheidswoord vorige week wees hij erop dat de andere universiteiten nog steeds tot inzicht moeten komen om de slag te maken die zijn instelling al in 1999 heeft gemaakt. “Wij zijn, voor zover mij bekend, zelfs in vergelijking met het buitenland de enige universiteit die een uitbesteding van het rekencentrum in zijn geheel heeft afgerond. Het is echter een kwestie van tijd eer ons voorbeeld navolging krijgt.” Volgens Schelleman zijn rekencentrumdiensten ‘commodities’ geworden, standaardactiviteiten die je uit efficiëntieoogpunt beter bij automatiseerders kunt afnemen. Alleen de aansturing en de strategische ict moeten in huis blijven. De Utrechtse alma mater beschikt over een bestuursdienst ICT, behorend tot de strategische directielaag.
Standaardisatieslagen
Schelleman vertelde dat, naast de Accu-uitbesteding, de universiteit sinds vorig jaar allerlei standaardisatieslagen op ict-vlak aan het uitvoeren is. “De Utrechtse faculteiten beschikken bijvoorbeeld over in totaal 45 serverruimtes. Wanneer je die servers bundelt en in één ruimte onderbrengt, is dat stukken goedkoper. In een sterk decentraal opgezette organisatie ligt dat echter gevoelig. Daar wordt standaardisatie al snel gezien als centralisatie, opgelegd van boven af.”
Wim Kardux, lid van het college van bestuur, zette eind jaren negentig de uitbesteding in gang. “Accu functioneerde naar behoren, maar was technisch georiënteerd. Door uitbesteding wilde het college een efficiënte en op de eindgebruiker gerichte ict-structuur realiseren.” Hij kijkt terug op een beladen traject: het Accu-personeel bleef fel tegen het plan te zijn, de faculteiten stonden niet te springen en met Capgemini werden stevige onderhandelingen gevoerd. De automatiseerder wilde een gegarandeerde omzet, terwijl de universiteit daarop niet vastgepind wenste te worden en juist een flexibele relatie wilde aangaan. Uiteindelijk kwam er een overeenkomst met gesloten beurzen in ruil voor een pakket af te nemen diensten en aanvullende investeringen. “Ik heb het contract aan een bevriend juridisch adviseur laten zien. Die merkte op dat hij nog nooit een contract had gezien met zoveel juridische conflicten in zich.”
De uitwerking van de uitbestedingovereenkomst is op een enkele escalatie na echter in goede harmonie verlopen, vertelt Kardux. De verdienste van de in 1999 aangetrokken Schelleman, aldus het collegelid tijdens de afscheidsbijeenkomst: “We zochten naar een niet-ict man met veel universitaire en bestuurlijke ervaring. Schelleman kreeg de klus en moest het waarmaken, anders zakten we als college door het ijs.” Een belangrijk hulpmiddel daarbij waren de sla’s (service level agreement) die de it-directeur liet opstellen. Er was wel een bepaalde omzetschatting, maar de activiteiten stonden niet uitgewerkt op papier; ze zaten vooral in de hoofden van de medewerkers. Met die sla’s konden beide partijen duidelijke afspraken maken over een dienstverlening die aanpasbaar is aan veranderende situaties, aldus Kardux.
