De gemeente Amsterdam heeft een multimediaal raadsinformatiesysteem in gebruikgenomen. Dit RIA – RaadsInformatiesysteem Amsterdam – kan een hulpmiddel zijn om de kloof tussen burger en politiek te dichten.
Bijzonder aan RIA is dat gebruikers (burgers en raadsleden) gericht kunnen zoeken in zowel schriftelijke documenten als audio- en videomateriaal. Volgens Marijke Pe, raadsgriffier van de gemeente Amsterdam, is dit multimediale raadsinformatiesysteem vooralsnog uniek. Amsterdam loopt met RIA in haar ogen aan kop, ook internationaal gezien, als het gaat om het digitaal ontsluiten van raadsinformatie. "Voorheen werden alleen de schriftelijke verslagen gedocumenteerd. Dan praat je over duizenden A4'tjes die nauwelijks ontsloten waren."
Kloof
Ook in de gemeenteraad van Amsterdam wordt regelmatig gedebateerd over hoe de kloof tussen burger en politiek te dichten valt. Een betere informatieverschaffing helpt in ieder geval, is een veelgedeelde mening. "Vanuit die invalshoek ben ik begonnen met het regelen van een nieuw raadsinformatiesysteem", zegt Pe. "Een belangrijke randvoorwaarde was het gebruiksgemak. We hebben regelmatig testen uitgevoerd, bijvoorbeeld met twee dames op leeftijd die net een computercursus achter de rug hadden. Die konden het volgen en waren enthousiast. We lieten ook scholieren uit de vierde klas van het lyceum los op RIA. Die hadden er geen enkele moeite mee en vonden het gebruik van beeld aantrekkelijk."
Voor de officiële presentatie van RIA vroeg de gemeente een reactie van professor Douwe Jan Elzinga, hoogleraar staatsrecht aan de universiteit Groningen en voorzitter van de Staatscommissie die de invoering van het dualisme in het lokale bestuur voorbereidde. Hij stelt dat het streven om de politiek dichter bij de burger te brengen niet eenvoudig te realiseren is. Een essentiële voorwaarde voor een beter werkende democratie is het voorhanden zijn van goede informatie. Een sterk van punt van RIA vindt Elzinga dan ook dat gebruikers niet alleen informatie krijgen maar ook informatie kunnen selecteren. "Een digitaal systeem als RIA is 'natuurnoodzakelijk'. Gemeenten moeten er in mee, anders lopen ze achter. Als we straks terugkijken op de 21ste eeuw dan zal blijken dat de ict-ontwikkelingen de echte politieke ontwikkelingen zijn geweest."
Online dossier
Er is ruim een jaar gewerkt aan RIA. Bij benadering kostte het 150.0000 euro om het in de lucht te krijgen. Het systeem is geleverd door NotuBiz, die voor het bouwen hiervan het Hilversumse multimediabedrijf MyBit inschakelde. RIA bestaat uit verschillende elementen die opgenomen zijn in een geïntegreerde omgeving: schriftelijke documenten (vanaf 1986), video- en audiomateriaal (vanaf juli 2006), online dossiers en een 'ticker bar' voor Amsterdams nieuws. De schriftelijke documentatie en de audio- en videofragmenten zijn met behulp van een zoeksysteem gericht te doorzoeken. Wie bijvoorbeeld als zoekwoord 'Ajax' of 'Milli Gorus' intikt krijgt als resultaten zowel raadsstukken als audio- en videomateriaal, die direct met het onderwerp te maken hebben.
RIA is onderdeel van de vernieuwde website van de gemeenteraad (www.gemeenteraad.amsterdam.nl) en bouwt voort op de digitalisering van de gehele besluitvorming van de gemeente Amsterdam, die twee jaar geleden is ingezet (het Andreas-project). Behalve het doorzoeken van documenten en het digitaal live bijwonen van raadsvergaderingen (of het ophalen van vergaderingen via de functie 'uitzending gemist') kunnen gebruikers van RIA online dossiers opbouwen. Een hulpmiddel hierbij is het zich via e-mail op de hoogte laten houden van raadsgerelateerde onderwerpen die zij zelf kunnen aangeven.
Een andere nieuwigheid is de mogelijkheid om een programma te downloaden waarmee gebruikers het Amsterdamse nieuws en alle informatie over de gemeenteraad via een 'ticker bar' direct op hun computerscherm krijgen. RIA put hiervoor uit zo'n honderd digitale nieuwsbronnen. "Met RIA proberen we ook de betrokkenheid van de burgers bij het wel en wee van Amsterdam te vergroten", stelt Marijke Pe.
Koppelen
RIA is gekoppeld aan Andreas, het door Capgemini op basis van Documentum ontwikkelde documentmanagentsysteem van Amsterdam. Burgemeester Cohen sprak tijdens de RIA-presentatie van het in de ogen van veel ambtenaren vermaledijde systeem Andreas, vanwege de in een keurslijf gedwongen aanlevering van digitale gemeentedocumenten. Maar, zo concludeerde hij, dit vergemakkelijkt wel het doorzoeken ervan in RIA.
Marcel Flipse, adviseur van de gemeenteraad op het gebied van informatievoorziening en multimedia, legt uit dat de structuur (het format) van alle documenten hetzelfde is. "Andreas legt dit dwingend op. Het systeem genereert PDF-documenten. Via een XML-koppeling en een aantal beveiligingslagen levert Andreas documenten uit aan RIA. Beide systemen hanteren een op elkaar afgestemde metadatering, wat uitwisseling eenvoudig maakt."
In het NotuBiz-systeem van RIA is automatisch vastgelegd wanneer nieuwe raadsvergaderingen plaatsvinden. Die vergaderingen worden digitaal opgenomen en klaargezet voor indexering. Na een handmatige controle vindt de indexering plaats en rolt er een multimediaal verslag uit. Via een documentstructuur met ook hier gelijksoortige metadata kunnen er koppelingen worden gelegd tussen video- en audio-opnames en de vergaderstukken. Flipse vertelt verder dat NotaBiz als zoektechnologie een combinatie hanteert van de database MySQL en de zoek-/indexeringsmachine Sfinx.
