Grensoverschrijdende backoffice

Rabobank en Belgische KBC Bank kiezen voor één platform in Eindhoven

Eind dit jaar zullen Rabobank en de Belgische KBC Bank in een gedeelde omgeving effectentransacties verwerken. De daarvoor opgezette joint venture Orbay opereert vanuit Eindhoven en telt circa 160 medewerkers: Belgen en Nederlanders. Orbay staat ook open voor de afhandeling van effectenorders van andere financiële instellingen, zoals de Friesland Bank.

De dienstverlening van Orbay is gericht op het verlenen van backoffice-diensten aan de lokale banken van Rabobank en KBC Bank, die zelf de frontoffice - de dienstverlening aan de beleggers (particulier en zakelijk) - blijven verzorgen. Zowel de Rabobank als de KBC kampen met verouderde, te dure systemen. De Belgische bank stelde in 2001 de Rabobank al eens een keer voor om samen te werken voor het afhandelen van effectentransacties. Dat plan strandde op de destijds hoge ontwikkelkosten van het nieuw te bouwen, gemeenschappelijke systeem.

Indiase software

De Nederlandse instelling keek de afgelopen jaren zelf rond naar een betere, efficiëntere oplossing. Met het huidige backoffice-systeem zijn geen verdere efficiencyvoordelen en kostenbeparingen te behalen, meldt woordvoerder Jan-Willem ter Avest. Uit een inventarisatie kwam naar voren dat het in eigen huis bouwen van een nieuwe applicatie niet rendabel was en er bleken inmiddels op de markt goed functionerende standaardpakketten te bestaan. Rabobank had in 2003 in eerste instantie het idee opgevat om samen te werken met I-Broker/BPO, een Nederlandse application service provider die over een eigen backofficeplatform beschikte. De software bestond uit een aangepaste versie van het pakket Quartz van het Indiase softwarehuis Tata Consultancy Service. Uiteindelijk zag de Rabobank van I-Broker af en is de bank voor een licentie van de Quartz-software rechtstreeks zaken gaan doen met het Indiase bedrijf. Aan KBC werd gevraagd of er nog steeds belangstelling bestond om mee te doen aan een gezamenlijk it-platform. Het hernieuwd contact leidde uiteindelijk tot de oprichting van de joint venture. Uit een door Gartner begeleide aanbesteding voor het nieuwe it-platform, waarin zeven partijen meededen, kwam als winnaar een consortium uit de bus, bestaande uit de ict-divisie (2000 man) van KBC en de Belgische netwerkdienstverlener Telindus. Die zorgt - onder hoofdaannemerschap van KBC Exploitatie -- voor de infrastructuur, het netwerk en het applicatiemanagement.

Kosten omlaag

De gedachte achter de samenwerking is kostenverlaging, stellen de twee banken. Niet alleen is door de volumevergroting in effectentransacties een verlaging van de verwerkingskosten haalbaar, ook de oplever- en bouwkosten van de nieuwe backoffice kunnen worden gedeeld. Bovendien staat Orbay open voor het verwerken van effectentransacties van andere instellingen. De Friesland Bank is sinds 2001 de eerste externe klant van Rabobank voor de afhandeling van effectenorders. De Noord-Nederlandse instelling gaat mee over naar Orbay, omdat ook deze bank last heeft van de inflexibiliteit van het backoffice-systeem.
Volgens Ter Avest is een flinke besparing op de verwerkingskosten van vitaal belang voor de Rabobank. Samenwerking is nodig om het hoofd te bieden aan de krappere marges. Deze ontstaan door hevige concurrentie en de hoge investeringen op ict-gebied door aangescherpte en geharmoniseerde wet- en regelgeving (Sarbanes-Oxley en Basel II) en grensoverschrijdende fusies tussen beurzen en clearingorganisaties. Ter Avest doet uit concurrentieoverwegingen geen uitspraken over de te verwachten besparingen op de bedrijfslasten per transactieorder. Wel verwacht hij dat de reducties van invloed zijn op de uiteindelijke prijs die de consument betaalt aan zijn bank.
Op dit moment vindt de verwerking van effectentransacties van de lokale Rabobanken plaats bij Rabobank Nederland Effectendiensten. Daar zijn zo'n driehonderd medewerkers bij betrokken. Bij KBC is het Directoraat Verwerking Effecten en Derivaten en KBC Securities, met circa 650 mensen, hiervoor verantwoordelijk. Bij Orbay gaan straks 'slechts' 160 mensen aan het werk. Toch zullen er geen gedwongen ontslagen vallen, beweren beide instellingen. Zij wijzen erop dat niet alle activiteiten van de 'oude' onderdelen één op één overgaan naar Orbay. Ook uit vakbondskringen komen vooralsnog geen verontruste geluiden. Wim ter Welle, bestuurder van Vakbond De Unie, zegt dat beide banken met Orbay bewust in Eindhoven zijn gaan zitten, om de gevolgen voor de werkgelegenheid beperkt te houden. Bovendien blijven de arbeidsvoorwaarden van de Nederlandse Orbay-medewerkers onder de Rabobank-CAO vallen.

Cultuurverschillen

De joint venture is in juni 2004 aangekondigd. Pas eind 2005 start Orbay met de dienstverlening voor de Rabobank en dochtermaatschappij Robeco Direct, en de Friesland Bank. Op z'n vroegst eind 2006 krijgt het KBC-deel groen licht. Ter Avest noemt deze lange voorbereidingsperiode noodzakelijk, omdat er veel werk aan de winkel is. De organisatorische inrichting (personeel, gebouw, het it-platform en andere voorzieningen) bijvoorbeeld, alsook de goedkeuringen die van de financiële toezichthouders in Nederland en België moeten worden verkregen. Ter Avest wijst er bovendien op dat de medewerkers vanuit verschillende locaties op een nieuwe vestiging worden samengebracht, terwijl de normale dienstverlening zonder onderbreking moet doorgaan.
Daarbovenop brengt het opzetten van een joint venture over de landsgrenzen heen bijzondere vraagstukken met zich mee, vertelde adviseur Angelique Heijnen van de Human Capital Group in een artikel over Orbay op het internetportaal HR Servicecenter. Heijnen was als projectleider actief bij het bepalen van de arbeidsvoorwaarden, het functiegebouw en de beloning- en beoordelingsstructuur en de inrichting van de personeels- en salarisadministratie. De Nederlandse en Belgische arbeidsomstandigheden moesten daarin evenwichtig op elkaar worden afgestemd. Zij wijst in het artikel op de verschillen die er bestaan tussen de fiscale en sociale zekerheidsstelsels van Nederland en België en op de Europese verordeningen waarin regels ten aanzien van wonen in België en werken in Nederland zijn opgenomen. Heijnen benoemt ook de cultuurverschillen die tot uiting komen in de onderlinge communicatie, werkmethoden en besluitvormingstrajecten. "Je spreekt beide dezelfde taal, maar begrijpt elkaar soms toch niet. Het duurt even voordat je hier een vorm voor gevonden hebt".