Projectwerk is mensenwerk

Als je projectmanagers vraagt naar de essentie van hun vak, dan beginnen zij meestal te vertellen over de beheersfactoren geld, tijd en kwaliteit. Natuurlijk zijn dit belangrijke factoren, maar ze vergeten te vaak dat het in projecten vooral draait om mensen. Projectenwerk is mensenwerk. Mensen in en om het project oefenen invloed uit op het verloop en het eindresultaat van het project, stelt Patricia van Amen-Wibier.

Het gebruik van projectmanagementmethoden, zoals Prince2 of IPMA, is een voorwaarde voor effectief en efficiënt projectmanagement. Een methode is echter niet voldoende, want niemand gaat harder en creatiever werken voor en door methoden. Als je mensen vraagt succesvolle projecten te beschrijven, dan hoor je verhalen over doelgerichtheid, samenwerking, eigenaarschap, enthousiasme en saamhorigheid. "We gingen er voor", "we waren gedreven en vulden elkaar goed aan" en "we hadden het doel helder voor ogen". Wie wil dat niet? Wat zou het mooi zijn als meer projecten succesvol verlopen. Dat kan. De teamspirit en motivatie van teamleden bepalen het projectsucces.

Projectmanagers en projectteams zijn zelf verantwoordelijk voor de sfeer in het project. Zij hebben de voorwaarden voor succesvolle projecten grotendeels zelf in de hand. Projecteffectiviteit is met andere woorden een keuze. Waar kies je voor: doormodderen of ‘Flow'?

Flow

Heb je wel eens beleefd dat je zo intensief bezig bent met een taak, dat je alles om je heen vergeet? Je bent één met je werk. Je bent dan gericht op het doel, voelt een stroom van energie en presteert op de toppen van je kunnen. Je hebt het idee dat je uren door kan gaan. Deze ervaring noemt men ‘Flow'. Soms denken mensen dat Flow hoort bij extreme sporten, zoals bergbeklimmen of abseilen. Dat is een misverstand. Ook jouw leven en projecten bieden aanknopingspunten voor Flow.

Als je Flow beleeft, ben je productief. Je bent gemotiveerd om resultaten te bereiken. Dit kun je in vrijwel ieder IT project en bij elke taak bereiken. Bij het uitvoeren van een systeemtest, het voorbereiden van een presentatie en bij het instrueren van eindgebruikers. Dat gaat echter niet vanzelf. Om Flow te bereiken moeten er verschillende voorwaarden in het werk en de werkomgeving worden ingevuld. Ik noem dit de pijlers van Flow. In het vervolg van dit artikel leg ik uit hoe je dat doet. Als je erin slaagt deze voorwaarden te realiseren ontstaat een win/win-situatie: voor jou, je team en de organisatie!

Je kunt de motivatie van projectteams relatief eenvoudig stimuleren. Wat is daarvoor nodig? Allereerst is het zinvol te kijken naar de pijlers onder Flow.

Aansprekende doelen

De eerste pijler is dat er aansprekende doelen zijn. Je kunt pas Flow ervaren als je het doel van het project kent. Het formuleren van heldere en eenduidige projectdoelen is belangrijk. Wat spreekt je meer aan: het leveren van een gewaardeerde bijdrage aan het projectdoel of gewoon je werk doen? Zonder doelen is werk richtingloos. Het is daarom belangrijk om de projectdoelen bij de start van het project te verduidelijken. Zonder doelen geen Flow.

Het communiceren van de doelen is geen eenmalige inspanning. Het gaat erom dat je samen regelmatig de doelen voor ogen houdt. Maak duidelijk welke inspanning wordt gevraagd en waarom. Het project is er niet voor niets. Dit werkt positief op de energie van de teamleden.

Nog beter is het als projectdoelen worden ‘vertaald' naar persoonlijke doelen. Als persoonlijke en zakelijke doelen elkaar versterken en ondersteunen, hebben projectmedewerkers er zelf belang bij de projectdoelen te halen.

Het bereiken van het doel geeft overigens niet de meeste vreugde. Flow beleef je nog meer tijdens de stappen die je zet in de richting van het doel. Het gaat om de weg ernaartoe! Doelen zijn dus belangrijk. Zij zijn echter niet voldoende. Je wilt ook weten of je nog steeds op de goede weg zit.

Feedback

Duidelijke en directe feedback is de tweede pijler. Ben je eenmaal begonnen met het project, dan is het voor het team belangrijk feedback te ontvangen. Mensen willen immers weten dat zij de juiste weg bewandelen. Feedback zorgt voor een positieve terugkoppeling. Mensen ontvangen bevestiging voor hun inspanningen. Feedback is belangrijk voor het leerproces. Daaraan kun je nu toevoegen dat goede feedback de kans op Flow vergroot.

Het advies om duidelijke en directe feedback te geven lijkt een open deur. Toch gebeurt het nog veel te weinig. Feedback maakt werk persoonlijk. Feedback geeft zin. Zonder feedback nemen de motivatie en energie van de teamleden af.
Projectmanagers kunnen op verschillende manieren feedback geven. Belangrijk is dat de feedback specifiek is en gericht op de juiste persoon. Ook het tijdsaspect is belangrijk. Vertraagde feedback is minder effectief.

Feedback kun je ook ontvangen uit de taak zelf. Als blijkt dat je op de goede weg bent. Tot slot kan feedback ontstaan vanuit de achtergrond van het teamlid zelf. Als je een expert bent op een bepaald vakgebied, kun je op basis van verworven kennis en ervaring vaststellen dat het goed gaat.

Uitdagingen en vaardigheden

De derde pijler onder Flow betreft de inhoud van de taak. De taak moet een uitdaging bevatten voor de teamleden. Uitdagingen zijn belangrijk in je werk. Als je geen uitdaging hebt, blijft Flow uit. Als de uitdagingen echter te groot zijn, kun je ook geen Flow beleven. Uitdagingen die groter zijn dan je aankunt, leiden tot angst, stress en spanning. Uitdagingen zijn dus zeer belangrijk. Zij dienen in balans te zijn met de vaardigheden van teamleden. De projectmanager kan dit bespreken met individuele teamleden en met het projectteam. Hij kan bij de verdeling van rollen en taken in het team hier rekening mee houden.

Als de projectdoelen voor iedereen duidelijk zijn, de taken inhoudelijk uitdagend zijn en teamleden tussentijds feedback ontvangen op hun werkzaamheden, dan kan het team in Flow raken. Wil dit werkelijk gebeuren, dan moeten de pijlers staan op een degelijk fundament. Het fundament voor Flow is minder eenvoudig te realiseren. Dat vraagt een hoog inlevingsvermogen en geduld, maar vooral vertrouwen in mensen.

Het fundament voor Flow

Waarom werken mensen bij een organisatie? Waarom zijn zij bereid hun beste jaren aan de organisatie te geven? Waarom investeren zij en geven zij hun energie en creativiteit? Als je het antwoord op deze vragen weet te vinden, heb je het fundament voor Flow gevonden.

We moeten op zoeken gaan naar de waarden die mensen in de organisatie (en ook in projecten) delen. Doelen geven richting en zetten mensen aan het werk. Waarden bepalen hoe je werkt en of je bereid bent alles te geven. Waarden zitten diep geworteld in de mens. De kunst is om deze waarden te bereiken, want dan kun je de energie van mensen bundelen, mobiliseren en richten. Energie die onmisbaar is voor hoogwaardige prestaties. Mensen die waarden delen, vertrouwen elkaar. Die hebben aan een half woord genoeg om beslissingen te nemen en te accepteren. Die weten wat belangrijk is in het project. Maken onafhankelijk van elkaar dezelfde keuzen. Sluiten aan.

Waarden bepalen hoe je je gedraagt en hoe je het doel bereikt. Waarden zijn soms geconcretiseerd in een visie voor de organisatie. Bezielende leiders hebben een duidelijke, overtuigende en prikkelende visie. Een visie waarvoor mensen bereid zijn te werken. Als deze beschikbaar is en mensen ze kennen, is dat een goed startpunt voor het fundament voor Flow.

Vaak moet je als projectmanager zelf aan de slag. Dit betekent dat je het team tot een geheel moet (helpen) ontwikkelen. De project opstartworkshop is een goede manier om hiermee te beginnen.

Opstartworkshop

De 'project opstartworkshop' is de gelegenheid bij uitstek om de eerste stappen te zetten in het teamontwikkelingsproces. Het biedt mogelijkheden voor het motiveren en bundelen van de energie in het team. Allereerst kun je de projectdoelen uitgebreid aan bod laten komen en vertalen naar teamdoelen en naar persoonlijke doelen. Als je vervolgens de taakverdeling en rolverdeling in het team bespreekt, kun je werken aan de balans tussen uitdagingen en vaardigheden.

Tot slot kun je afspraken maken over de vorm en frequentie van feedback in het project. Als je dit niet voldoende vindt, zijn er nog meer mogelijkheden om in deze eerste bijeenkomst de teamleden te prikkelen om aan de slag te gaan met jullie project.

Je kunt samen een krachtenveldanalyse uitvoeren, waarbij je de dynamiek in de omgeving van het project in kaart brengt. Deze analyse kan positief bijdragen aan de ontwikkeling van het team. Het vereist hechte samenwerking. Dat schept een band tussen de teamleden. Het heeft ook een positief effect op het eindresultaat. Hoe meer teamleden bijdragen aan deze analyse, des te completer is het eindproduct. De krachtenveldanalyse is een intensieve activiteit waarbij de projectdoelen centraal staan. De teamleden worden aangemoedigd om vast te stellen of krachten uit de omgeving het behalen van de projectdoelen in de weg staan.

De opstartworkshop biedt talrijke mogelijkheden om bij de start een goede basis te leggen voor motivatie en Flow in het projectteam. Het is voor mij onbegrijpelijk dat soms maar twee uur beschikbaar is voor de startbijeenkomst. Daarna wordt verwacht dat teamleden vol enthousiasme aan de slag gaan. Het is mijn overtuiging dat we veel kansen missen. Want het project is de werkvorm bij uitstek om de condities voor Flow te vervullen! Als je dat doet, dan creëer je een omgeving, waarin je samen op volle kracht en met plezier werkt aan projectresultaten.

Patricia van Amen-Wibier, 2innov8