'We willen nu de investering verzilveren'

Universiteitsbibliotheek Maastricht stapt over op 'server-based computing'

De bibliotheek van de Universiteit van Maastricht zag zich vier jaar geleden in een unieke positie geplaatst. Door een verhuizing, een verbouwing en een verandering in de interne dienstverlening kon ze een nieuwe beheeromgeving voor de ict-infrastructuur kiezen.

De Universiteit van Maastricht (UM) is met haar 26 jaar relatief jong. Er zijn twee locaties in Maastricht, zeven faculteiten, drieduizend medewerkers en elfduizend studenten. "In 2000 waren de werkplekken verspreid over verschillende locaties. De procedures, applicaties, softwarelicenties en drivers waren erg divers. Dat alles maakte de kosten van het it-beheer hoog", vertelt Marc de Lyon, hoofd ict-afdeling van de Universiteitsbibliotheek Maastricht (UBM). De ict-afdeling van de UBM stelde zich tot doel om efficiënter om te gaan met de beschikbare ict-middelen en zo mogelijk te bezuinigen, onder meer door alle hardware en software uniform te maken en de kosten van het opwaarderen en onderhouden te verminderen.
De mogelijkheid om dat te bereiken werd geboden door de destijds nog aanstaande verhuizing, die in januari 2003 een feit werd. De verhuizing naar een nieuw pand in de Maastrichtse binnenstad en een verbouwing van de locatie Randwijck betekende dat er 360 werkplekken voor studenten ontstonden op twee locaties.
In de UB-kantoren werken verdeeld over de twee locaties 150 mensen. Dit betekent dat er voor iedere werknemer 7 m2 beschikbaar zou zijn, wat volgens de Arbowet, die een minimum van 8 m2 per werkplek stelt, te weinig is. Onderzoek wees uit dat de bureaus tijdens piekuren maar maximaal 70 procent van de tijd bezet waren. De oplossing kon daarom gevonden worden in een organisatie die opgezet werd rond flexibele werkplekken en een ict-infrastructuur die gebaseerd is op sbc (server-based computing).

Scheiding

De opzet van het kantoor en de bibliotheek is volgens De Lyon gelijk aan die van de ict-omgeving: er is een scheiding gemaakt tussen generieke en specifieke activiteiten. De generieke activiteiten vinden plaats aan de bureaus op lichte client-computers. Daarnaast zijn gemeenschappelijke ondersteuningspunten opgericht waar de printer, kopieermachine en scanner staan en waar mensen informatie van diskettes kunnen inlezen en pda's kunnen synchroniseren.
"Alles wat speciaal is staat centraal om dat wat generiek is niet te vervuilen en om optimale flexibiliteit in de keuze van de werkplekken te bieden", aldus De Lyon. Studenten kunnen in de bibliotheek diskettes uitsluitend inlezen vanaf centraal opgestelde stations. "Het virusprobleem, dat in de oude situatie enorm was, is verdwenen", zegt De Lyon. "Server-gebaseerde verwerking betekent dat het versiebeheer gecentraliseerd is, waardoor de anti-virussoftware altijd actueel is en ook het ontsmettingsproces centraal uitgevoerd wordt. De gebruikersrechten van de studenten zijn bovendien beperkt, waardoor bijvoorbeeld het inlezen van .exe-bestanden niet toegestaan is."
Voor de functionaliteit ter ondersteuning van de studenten moest de bibliotheek rekening houden met een mix tussen generieke applicaties, zoals Microsoft Office, Spss en Winzip, en specifieke facultaire applicaties, waarin een grote diversiteit aan toepassingen en besturingssystemen bestaat. Daarom zijn twee servergroepen opgezet, één van tien servers voor de generieke en één van twee servers voor de specifieke applicaties. Omdat niet alle applicaties vlekkeloos op de server-gebaseerde omgeving draaien zijn een aantal werkplekken nog met een pc uitgerust.

Bandbreedte

In 2001 ging een testtraject van start in een eigen testomgeving van de bibliotheek. In het tweede halfjaar van 2001 werd een test met CSS gestart. Na een pilotproject in het eerste halfjaar van 2002 met 35 werkplekken werd besloten om sbc te implementeren. De nieuwe computeromgeving vereiste weliswaar een aanzienlijke investering omdat er nieuwe apparatuur voor nodig was, maar de bestaande apparatuur was al afgeschreven, zodat er direct budget beschikbaar was. Er werd gekozen voor lichte clients van Igel en monitoren van Eizo, volgens De Lyon destijds de enige robuuste monitor die in hoogte verstelbaar was.
Om de sbc-netwerkinfrastructuur geschikt te maken voor flexibele werkplekken werd de Access Infrastructure-technologie van Citrix gebruikt, waarmee alleen muisklikken, toetsaanslagen en schermactualiseringen over het netwerk verzonden worden. Dit betekent dat het netwerk een hogere beschikbaarheid heeft omdat er minder aanspraak wordt gemaakt op bandbreedte. Het betekent ook dat er bij een crash van een lichte client geen gegevens verloren gaan.
Hoewel verwacht wordt dat er in maart van dit jaar nieuwe toepassingsmogelijkheden komen, kan de Metaframe-software van Citrix vooralsnog niet omgaan met 'streaming' media, hetgeen voor onderwijs een functionele eis is. De UM is gebaseerd op een 'probleemgestuurd' onderwijsmodel, wat betekent dat het leren veelal plaatsvindt door het bestuderen van praktijkgevallen, die soms op video in 'streaming-modus' weergegeven worden. "Metaframe XP kan de eigen content wel 'streamen', maar externe content niet", zegt De Lyon. "Indien dit probleem niet opgelost had kunnen worden, hadden we misschien besloten om niet met Citrix verder te gaan."
Een voorlopige oplossing lag er uiteindelijk in om 'streaming' video te implementeren buiten de ICA-client (Independent Computing Architecture) van Citrix, die ervoor zorgt dat de lichte client met de server kan communiceren. Nu communiceert de browser op de lichte client rechtstreeks met de aanbieder van 'streaming' video en maakt hij hierbij gebruik van geïnstalleerde spelers. Het voordeel van de lagere bandbreedte die sbc vereist gaat hierdoor deels verloren, maar de UBM heeft het geluk dat er geen gebrek is aan bandbreedte.

Personeelslasten

Een andere obstakel bij de implementatie van Access Infrastructure werd gevormd door de eindgebruikers in het kantoor van de bibliotheek. De Lyon erkent dat medewerkers een offer brengen bij de invoering van flexibele werkplekken omdat ze afstand doen van een 'eigen' werkplek, en dat dit gecompenseerd moet worden. "Je neemt dingen van mensen af, dus je moet er ook iets voor teruggeven. Dat werden elektrisch in

Management summary Bureaus waren tijdens piekuren maar zeventig procent bezet Specifieke en generieke activiteiten zijn gescheiden Hoe groter de groep eindgebruikers, hoe beter sbc als oplossing

hoogte verstelbare bureaus en loungeplekken met elektrische verstelbare banken." Dat maakt de initiële investering in de huisvestingskosten weliswaar een stuk hoger, maar er zijn ook minder vierkante meters nodig dan in een traditionele kantooromgeving. De totale eigendomskosten (tco, total cost of ownership) van de it-omgeving zijn echter integraal verlaagd en de afschrijvingslasten van hardware en software zijn met 10 tot 15 procent gedaald. "Het grote aantal werkplekken van kantoor en bibliotheek betekent dat je gebruik kunt maken van de grote gemene deler", aldus De Lyon. "Hoe groter de groep eindgebruikers, des te beter is sbc als oplossing."
De personeelslasten voor het ict-beheer van de UBM zijn met 30 tot 40 procent verbeterd. Er werd uitgegaan van één fte per 150 werkplekken. Voor de in totaal 550 werkplekken, verdeeld over 'backoffice' en bibliotheek op twee locaties, zijn er nu weliswaar vier personeelsleden voor het technische beheer, maar dit is inclusief server- en databeheer, wat niet binnen de sbc-omgeving valt. Als dit niet meegerekend wordt zit de UBM boven de gestelde norm, concludeert De Lyon.

Vermarkten

Door een verandering in de interne dienstverlening, die bij de universiteit onder naam 'Modi' (modernisering dienstverlening) werd uitgevoerd, wordt de ict-voorziening opgezet als een 'interne asp' (application service provider). De ict-kosten zijn overgeheveld naar de faculteiten, die hierdoor eigen zeggenschap krijgen over de ict-uitgaven. Hierdoor worden de faculteiten 'klant' van de bibliotheek, die het sbc-concept gebruikt om de faculteiten ict-diensten te leveren. Voor de bibliotheek is hier dus potentieel inkomen te behalen door de ict-omgeving verder binnen de faculteiten te 'vermarkten', waarmee ze de investering van de nieuwe computeromgeving versneld kan terugverdienen.
De studentendesktops zullen worden aangeboden aan de zeven faculteiten binnen de universiteit. De faculteit Rechten van de UM heeft onlangs voor studenten een sbc-omgeving van dertig werkplekken opgeleverd, waarbij ze dezelfde basiskosten en -investering moest doen als voor de vele plekken van de UBM. Het zou daarom handiger zijn als de faculteiten voor studentwerkplekken gebruik maakten van de sbc-omgeving van de UB, stelt De Lyon. "Nu gaan we proberen de investering te verzilveren."