E-mail-controle aan banden

VNO/NCW betwist recht werknemer op privé-mail vanaf kantoor

De inhoud van e-mails die werknemers vanaf de werkplek versturen of ontvangen moet niet constant gecontroleerd worden. Het gebruik van continu werkende scan- of filter-programma's is wel toelaatbaar, mits de controle niet gericht is op een specifiek persoon. VNO/NCW vindt de voorgestelde controle-mogelijkheden onvoldoende.

Dat schrijft de Registratiekamer in een dinsdag gepubliceerd advies over de controle van e-mail- en internet-gebruik van werknemers. Volgens dit orgaan zijn er het afgelopen jaar veel vragen over het onderwerp gesteld. Daarom komt de Registratiekamer nu met een advies.
De Registratiekamer constateert dat de e-mail- en internet-aansluiting op het werk ook, en soms vaak, voor privé-doeleinden worden gebruikt. Werknemers zien het privé-gebruik als een secundaire arbeidsvoorwaarde.
Voor internet en e-mail lijkt controle op het gebruik geen overbodige luxe. Zowel in Nederland als in de ons omringende landen duiken af en toe onderzoeken op die het ergste doen vrezen over de mate van privé-gebruik van deze zakelijke faciliteiten.

Privacy-aanspraken

Het advies van de Registratiekamer wijst erop dat de controle van dit privé-gebruik stuit op bepalingen in onder andere het Europees Verdrag van de Rechten van de Mens (Evrm). Dat verdrag zegt volgens dit orgaan dat werknemers een "gerechtvaardigd belang hebben om ook gedurende het uitvoeren van bedrijfsmatige activiteiten relaties met andere mensen te kunnen aangaan".
De Registratiekamer schrijft: "Een zekere mate van vrijheid om met anderen al dan niet persoonlijk te kunnen communiceren zonder inmenging door de werkgever is in dat kader onontbeerlijk. Artikel 8 Evrm beschermt het individu niet alleen tegen inbreuken op dergelijke privacy-aanspraken door de overheid, maar ook wanneer deze afkomstig zijn van particulieren, zoals werkgevers."

Brug te ver
Werkgeversorganisatie VNO/NCW had al bij het lezen van de conceptversie van het advies moeite met dit soort passages. Beleidsmedewerker Paul de Graaf van VNO/NCW is bang dat het werkgevers erg moeilijk gemaakt wordt privé-gebruik door werknemers aan te pakken. "En als je het niet goed kunt controleren, is de consequentie dat je zegt: dan maar helemaal niet. Dat een werknemer onder alle omstandigheden recht heeft op privé-contacten vanaf het werk is voor ons een brug te ver."
Volgens de Registratiekamer houdt het advies in voldoende mate rekening met de belangen van werkgevers. Weliswaar is het orgaan tegen een permanente controle van individuele werknemers, maar dat sluit continue controle op het gebruik van bijvoorbeeld bepaalde woorden in zoektermen of e-mails niet uit.
Voorwaarde voor de Registratiekamer is dan wel dat het controleproces geheel geautomatiseerd verloopt; een 'afgekeurde' e-mail wordt bijvoorbeeld automatisch teruggestuurd naar de verzender met de standaardvraag 'weet u zeker dat u deze e-mail wilt verzenden'. Als een werknemer meerdere keren probeert zo'n niet toegestane e-mail te verzenden, is actief ingrijpen door de werkgever wel acceptabel.
Het rapport maakt duidelijk dat bij conflicten het voor een rechter erg belangrijk is dat er een gedragscode bestaat in het bedrijf. Bovendien moet het personeel op de hoogte zijn van de inhoud van die code. Dat betekent dat er voor veel bedrijven werk aan de winkel is als ze ongewenst e-mail- en internet-gebruik echt willen aanpakken.

Vuistregels voor werkgevers
De Registratiekamer heeft in haar advies over de controle van e-mail- en internet-gebruik een aantal vuistregels voor werkgevers opgenomen.
De belangrijkste regels:
Behandel zaken online (internet, e-mail) op dezelfde manier als offline (bijvoorbeeld telefoonbeleid).
Stel heldere regels op met instemming van de ondernemingsraad.
Publiceer de regels op een voor de werknemer toegankelijke wijze.
Stel vast in hoeverre privégebruik van de faciliteiten is toegestaan.
Maak verboden gebruik zoveel mogelijk softwarematig onmogelijk.
Anonimiseer rapportages en gebruiksstatistieken.
Bespreek geconstateerd gedrag zo spoedig mogelijk met de betrokkene.
Zorg voor een scheiding tussen zakelijke- en privé-mail.
Als dit niet mogelijk is, ontzie privé-mail dan zoveel mogelijk.
Voer controles op naleving zo beperkt mogelijk uit (maatwerk).
Bewaar loggegevens niet langer dan noodzakelijk (zowel e-mail als internet één maand).

Regelgeving en beleid / Achtergrond

E-mail-controle aan banden

VNO/NCW betwist recht werknemer op privé-mail vanaf kantoor

Privacy-aanspraken

Brug te ver

Oracle of SAP - Wat is het beste voor middelgrote bedrijven?

De menselijke factor bepalend bij adoptie ITIL

Bij kwart daalt ICT-budget

Bezoek BSA zorgt voor paniek

Veranderen met Acceptatie Management Model

Koninklijke Joh. Enschedé IT & Consultancy kiest voor 'groene' hosting