De start van een project

Belevenissen van een projectmanager

Karel is projectmanager bij een financieel concern, PRINCE2 gecertificeerd en goed thuis in de interne organisatie. Maar soms...soms lukt het gewoon niet. Om zijn gedachten te ordenen schrijft Karel (want P2 gecertificeerd) dan in zijn Daily Log onder het motto Dear dailylog ...can you help me? Het is wel een beetje een bijzonder dagboek geworden. Want door schade en schande wijs geworden heeft Karel ook zijn leerpunten opgeschreven.

Maand 1: Hoera een project ! Of toch niet ?
Vol goede moed verliet ik de kamer van Stevin, onze directeur Operations. Een nieuwe klus. Een echt project, werd me verteld. De kredietcrisis en zo. En dus moeten we snijden in de kosten. Met het MT waren ze twee dagen de hei op geweest. In een team building-sessie ontdekten twee managers dat de unit LevensLoop Particulier en LevensLoop Zakelijk eigenlijk hetzelfde werk deden. Alleen voor een ander marktsegment. En daarom was besloten om de twee afdelingen samen te voegen. Moeten we alleen nog even de ICT ‘op-elkaar-klappen'. Mooie klus voor jou. Oh ja: er staat wel wat tijdsdruk op. Kan het binnen 2 maanden geregeld worden ? Ik dacht nog wel: waarom vragen ze dit nou aan mij ? Maar ja, met die kredietcrisis ben je gewoon blij dat je een stevige klus hebt.

Om geen tijd te verliezen direct maar naar Marc gelopen, de manager van LevensLoop Zakelijk. Ja, de samensmelting ! Hij zag het helemaal zitten. Een klein detail: zijn afdeling was veel efficiënter dan de unit LevensLoop Particulier. En ook het pas geleverde Informatiesysteem LLZ was erg goed. Nou ja, er waren nog wat bugs, maar dat was vast allemaal snel opgelost. He, idee ! Die bugs kunnen we mooi meenemen in het overhevelingstraject. Ik hem vragend aan: ‘overhevelingstraject ?'. ‘Ja', zegt Marc, ‘het overhevelen van het takenpakket van LLP naar mijn club.'

Somberder

En omdat ik toch bezig was, ben ik ook even maar Tanja gelopen, manager van LLP. Tanja zag het wat somberder in. Tuurlijk, tijdens die heisessie hadden ze gesproken over een mogelijke integratie en ook een principe-besluit genomen. ‘Een ja-maar, betekent vaak nee', schoot door me heen. Tanja zei: ‘Maar we zouden eerst de consequenties in kaart brengen, een soort studietraject doen. Een integratieproject ? Nee, dat ging echt te snel.'

En zo zat ik even later achter mijn laptop. Om een eerste versie van een Project Initiation Document (PID) te maken. Daar ben ik goed in. Snel de contouren schetsen, de project controls definieren...maar  nu wilde het niet vlotten. Want wat was eigenlijk de opdracht? En wie wil dit dan?  En waarom? En moet ik een studie doen, zoals Tanja zei. Of een overheveling van werk, zoals Marc stelde. Of een integratie van IT-systemen, zoals Stevin het formuleerde? En wat moet ik precies aan deliverables opleveren?

Een paar vragen

Kortom, de twijfel sloeg toe. Hoera, ik heb een project? Nou, ik had het gevoel dat ik midden in een politieke discussie tussen Stevin, Marc en Tanja terecht was gekomen. De PID heb ik maar even uitgesteld. In plaats daarvan een mailtje gestuurd. Aan Marc. Met een paar vragen.....maar die kun je zelf nu ook wel bedenken !