Metingen geven realiteitswaarde aan

Meten is weten

Net als in de business case zijn metingen op Schiphol ook van belang. Kunnen vliegtuigen stijgen en landen? John Roos pleit dan ook voor het opnemen van metingen in de business case. [Foto: Harry Linker]

Net als in de business case zijn metingen op Schiphol ook van belang. Kunnen vliegtuigen stijgen en landen? John Roos pleit dan ook voor het opnemen van metingen in de business case. [Foto: Harry Linker]

Computable reikt op 16 april 2009 de award uit voor de Beste Business Case. Voorafgaand aan deze uitreiking publiceren we artikelen die bijdragen tot betere cases en een grotere slaagkans van projecten. Dit artikel behandelt het opnemen van metingen in de business case. Er kunnen veel onderdelen in een business case worden opgenomen, maar wat Computable-expert John Roos steevast mist zijn metingen. Gedurende zijn MBA-opleiding Projectmanagement pleit hij om dit standaard in de business case op te nemen om zodoende de realiteitswaarde te kunnen vaststellen.

Standaardonderdeel

Volgens John Roos, Computable-expert, MBA-student Projectmanagement aan de Newport Business Academy/Markus Verbeek Business Academy en competence manager project- en programmamanagement bij Altran, hoeft het percentage mislukte projecten helemaal niet zo hoog te zijn. Hij pleit voor het opnemen van een extra en verplichte transformatie-managementmeting in de business case om zodoende de realiteitswaarde van die business case vast te kunnen stellen en om zogenaamde ‘tunnelvisie' te voorkomen. "Een transformatie-managementmeting door een onafhankelijk orgaan (kwaliteitsdeskundige, geldverstrekker, Raad van Bestuur, etcetera) kan dan een objectieve meting doen en de vraag beantwoorden of de organisatie in zijn geheel volwassen genoeg is om een project te starten, te managen en succesvol te implementeren", aldus Roos. "Het spreekt voor zich dat als een organisatie een chaotische meting laat zien de kans van slagen voor het project nihil is. Vertoont de organisatie een excellente volwassenheid, dan zal de slaagkans voor het project groter zijn. Als je een dergelijke meting doet, heb je 30 procent meer kans dat je project slaagt. "Momenteel ben ik als onderdeel van mijn thesis bezig met het opstellen van een norm waardoor metingen als standaardonderdeel aan de business case kunnen worden toegevoegd."
Metingen zijn op zich niets nieuws, maar opstellers van een business case maken er zo goed als geen gebruik van. Het causaal verband en de integrale beoordeling worden hier dan ook gemist. Gevolg: mislukte projecten en onnodige kapitaalvernietiging. Roos: "Hoe fijn zou het zijn als transformatie-managementmetingen vast in de business case worden opgenomen zodat je een gedegen besluit kan nemen of je wel of niet een project gaat starten? Hoe fijn zou het zijn om niet verblind te worden door enthousiastelingen? Ik pleit dan ook voor een meetmodel om tunnelvisie te voorkomen, zodat we minder vaak met mislukte projecten te maken zullen krijgen en het imago van projectmanagement verhoogd wordt."

360 graden-toets

Een dergelijke meting is een soort thermometer, een objectieve spiegel die aangeeft wat de positie van een bepaald bedrijf is. Het is een reflectie van wat dat bedrijf op een bepaald moment laat zien, een spiegeling aan volwassenheid. De meting geeft een signaal af waarbij 1 slecht is en 5 uitmuntend. De meting is eigenlijk een vragenlijst die onderverdeeld is in scores. De gesloten vragen dienen door een aantal mensen te worden ingevuld, zodat het een 360 graden-toets is. Aan de hand van de uitkomsten kunnen er maatregelen getroffen worden. Te denken valt dan bijvoorbeeld aan het opleiden van mensen, het inhuren van specialisten of het aanpassen van de organisatie zodat het project een grotere kans van slagen heeft.
"Het meetgebied is verdeeld over een aantal verschillende hoofd- en subgebieden", aldus Roos, waarbij hij gelijk diverse zaken opnoemt als strategie, relatiemanagement, interne en externe organisatieprocessen , HRM en benodigde competenties, concurrentie, SWOT, middelen, financiering, planning, communicatie, risico's en beheersing. "Maar dit zijn slechts voorbeelden. Het geheel probeer ik nog te complementeren via een literatuurstudie en veldonderzoek onder projectmanagers."

Nulmeting

Roos wijst er op dat een bedrijf op de belangrijkste toetsgebieden een voldoende moet scoren of binnen de aankomende faseringen een en ander hersteld moeten hebben, anders gaat het fout of loopt het project risico's. "Belangrijkste is dat er eerst een nulmeting gedaan wordt. Dit is een fotomoment hoe de organisatie op het moment van meten is. Metingen zijn een voorwaarde voor het succes van het project en daarom moet je vooral de zwakke onderdelen blijven toetsen. Je dient deze vorm door gebruikmaking van risicomanagement vol te houden totdat aan alle voorwaarden is voldaan."
Deze manier van handelen laat zich het beste vangen in een pakkend voorbeeld. Het is namelijk te vergelijken met het lijstje dat veel mensen opstellen voorafgaand aan een vakantie. Eén voor één worden zaken afgevinkt voordat de deur op slot gaat. "De papieren, het paspoort, de tandenborstel, de bankpas of creditcard, het verzorgen van de poes, allemaal zaken die je geregeld wilt hebben voordat je vertrekt", meent Roos. "Er komt ook altijd nog een moment van bezinning: ‘waar is mijn paspoort?'. Sommige zaken zijn (zoals je paspoort of vliegticket vergeten) ‘showstoppers'. De tandpasta vergeten of je zwembroek is makkelijker te herstellen door lokale aankoop. Hierop zal een vakantie niet stranden. Kortom, er is dus een moment van rechtvaardiging voor het gezin om de gang naar Schiphol in te zetten. De laatste controle voor de echte uitvoering en vertrek is de tussentoets aan de balie met de vraag ‘hebben we nu alles?'."

Mandaat

John Roos pleit dus hartstochtelijk voor het opnemen van metingen in de business case. Hij meent zelfs dat je 30 procent meer kans hebt op het slagen van een project wanneer er een meetmodel wordt ingezet. Als voorbeeld noemt hij een geslaagde SAP-upgrade bij Océ (zie kader). Dit is best opvallend, omdat SAP vaak negatief in het nieuws kwam doordat projecten mislukten. Roos: "Een risicoanalyse is te oppervlakkig, je moet echt meten. Er moet een mandaat voor deze realiteitstoets zijn. Zo kan een bank het bijvoorbeeld als voorwaarde stellen voordat het met geld over de brug komt. Ik probeer dan ook te zijner tijd erkenning voor dit model bij beroepsverenigingen te krijgen, maar ook wil ik dat toetsingsorganen vragen naar de realiteitswaarde van de business case. Tot slot hoop ik dat dit model, deze norm, in de theorie van opleidingen opgenomen gaat worden."
In zijn eigen MBA-opleiding Projectmanagement, die Roos volgt aan de Newport Business Academy/Markus Verbeek Business Academy, zijn metingen vanuit diverse invalshoeken in ieder geval wel al opgenomen. Uiteraard is er al PMI, Prince2 of IPMA, maar Roos leert tijdens zijn MBA ook adviseren en plannen maken op organisatorisch bedrijfsniveau. "Je moet op wetenschappelijk niveau met behulp van onderzoek bewijzen en onderbouwen hoe je denkt meer succes te behalen", aldus Roos. "Deze verdieping ten opzichte van de methodieken is een toegevoegde waarde in het professionaliseren van het projectmanagement. Reflectie en een persoonlijk opleidingsplan horen dan ook bij deze opleiding. Periodiek wordt er gekeken hoe je persoonlijke vorderingen zijn ten opzichte van de gestelde doelen. Deze MBA helpt me te kijken naar problemen, je ontdekt dat er gebieden verbeterd kunnen worden. Zo is een meting bijvoorbeeld een uitstekend toetsingsmoment. Meten is weten is dan volkomen waar."

Generiek en licentievrij

Op de vraag aan Roos hoe de norm eruit gaat zien, kan hij nog geen eenduidig antwoord geven. "Dat hangt vooral van de techniek af. Het zullen in ieder geval vragen zijn op nog nader te definiëren gebieden. Dat is trouwens ook een onderdeel van mijn MBA-opleiding en hiervoor zoek ik ook nog mensen die me willen helpen (zie kader). Ik verwacht in ieder geval eind 2009, in tegenstelling tot andere modellen, een generiek meetmodel te kunnen presenteren dat vrij is van licenties. Hopelijk dat iedereen het na introductie in zijn business case gaat meenemen."