'The Toyota Way' in de ICT?

COMPUTABLE EXPERT

drs. Leendert Hinds

ICT Architect

Expert van Computable voor de topics: Infrastructuur, Beleid en ICT-branche

Meer

Er zijn inmiddels aardig wat hectare bossen geveld en ook vele GB aan opslag gevuld met het beschrijven van wat genoemd wordt het 'Toyota Production System' (TPS), beter bekend als 'The Toyota Way'.

Voor degenen onder ons die dit begrip voor het eerst horen een kleine uiteenzetting. 'The Toyota Way' is synoniem aan TPS, een systeem dat gebaseerd is op veertien principes, die met elkaar meer een cultuur omschrijven dan een methode. TPS is erop gericht om verspillingen te elimineren. Hierdoor gaat de kwaliteit omhoog en gaan de kosten omlaag, wat leidt tot een verbetering van het resultaat.

Enkele principes zijn denk op de lange termijn, zorg dat je geen overschotten produceert, stop om problemen direct op te lossen met de betrokkenen, zorg dat je medewerkers dezelfde mindset delen, wees duidelijk in wat je wilt en wat je van jouw mensen verwacht en wees nooit tevreden over de kwaliteit maar zoek naar verbetering.

De veertien principes van The Toyota Way:

• Base your management decisions on a long-term philosophy, even at the expense of short-term financial goals.
• Create a continuous process flow to bring problems to the surface.
• Use 'pull' systems to avoid overproduction.
• Level out the workload. (Work like the tortoise, not the hare).
• Build a culture of stopping to fix problems, to get quality right the first time.
• Standardized tasks and processes are the foundation for continuous improvement and employee empowerment. • Use visual control so no problems are hidden.
• Use only reliable, thoroughly tested technology that serves your people and processes.
• Grow leaders who thoroughly understand the work, live the philosophy, and teach it to others.
• Develop exceptional people and teams who follow your company’s philosophy.
• Respect your extended network of partners and suppliers by challenging them and helping them improve.
• Go and see for yourself to thoroughly understand the situation.
• Make decisions slowly by consensus, thoroughly considering all options; implement decisions rapidly.
• Become a learning organization through relentless reflection and continuous improvement.

Het is natuurlijk duidelijk dat het implementeren van deze principes in de ict niet gemakkelijk is. Dit vanwege het feit dat in de praktijk in de ict-branche vaak naar oplossingen worden gezocht en gevonden die tegengesteld aan de principes zijn.

Enkele praktische oplossingen die in de ict-branche vaak toegepast worden, zijn:

• Snel resultaten willen bereiken (geen langetermijndenken).
• Er wordt redelijk veel verspild ( wij doen het niet vaak in een keer goed).
• Zoeken naar directe oplossingen (niet investeren in structurele oplossingen).
• Er zijn net zoveel meningen als specialisten (medewerkers delen niet dezelfde mindset).
• De klant weet soms niet wat hij/zij wil en de specialisten denken vaak te weten wat de klant wil (de klanten en specialisten zijn niet duidelijk).
• Klanten en specialisten zijn snel tevreden met producten die niet crashen (snel tevreden zijn en niet verder zoeken naar verbeteringen).

Het is niet allemaal kommer en kwel in de ict-branche. Natuurlijk worden er goede beslissingen genomen en worden projecten succesvol afgesloten. Sommige bedrijven investeren wel in mensen, hanteren een 'open deur'-beleid, evalueren voortdurend het productieproces, laten medewerkers meedenken in het verbeterproces, leren van hun fouten, zoeken naar zowel oorzaak als oplossingen en organiseren klanttevredenheidonderzoeken.

Ondanks alle inspanningen is het nog niet 'The Toyota Way'. Dit kan ook niet, aangezien een 'cultuur' onmogelijk in enkele tientallen jaren gevormd kan worden.