RAI koos al vroeg voor Windows XP

Beurscomplex heeft wildgroei kantooromgeving ingedamd

Het beurs- en congrescentrum RAI te Amsterdam schakelde zijn desktopomgeving begin vorig jaar al over op Windows XP. Daarmee heeft de organisatie vroeg gekozen voor dit besturingssysteem van Microsoft. Ict-hoofd Astrid Koorn vertelt over het migratieproject.

Koorn is vanuit het datacentrum hoofd ict bij de RAI geworden. "We hadden hier een wildgroei op ict-gebied, met wel drie tot vier verschillende versies besturingssystemen, die elk verschillende mail- en kalenderapplicaties draaiden. Er was hier zelfs nog MS Mail in gebruik." Dat niet millenniumbestendige Microsoft-pakket stamt nog van vóór diens Exchange-server en Outlook-clients.
"Veel agenda's, ook voor zalenverhuur, werden bijgehouden in Microsoft Schedule." Bovendien waren er verschillende taalversies (zowel Nederlands als Engels) van de programmatuur, inclusief Windows, in gebruik. "De RAI had veel verouderde werkplekken", vat Koorn droogjes samen. Die wildgroei-situatie is ontstaan doordat ict-gebruik en -aanschaf vanuit de diverse afdelingen gebeurde, vertelt zij. "Er is toen besloten dat per 1 januari 2002 af te schaffen. Ik kreeg opdracht van de RAI-directie de ict-keten zichtbaar en doorzichtig te maken. Dat betekende dus standaardwerkplekken."
Daarnaast speelde de aanstaande overgang van de gebruikte erp-applicatie (enterprise resource planning) SAP naar een nieuwere versie een rol. "We gingen over van SAP 4.6 naar 6.0. Daarmee gingen ook de hardware-eisen voor de pc's naar boven. We moesten zo'n vijfhonderd pc's vervangen, ongeveer 60 procent van het totaal." Die oude pc's zijn verkocht aan belangstellenden onder het RAI-personeel; de resterende machines zijn aan een goed doel geschonken.
"We hebben in november en december 2001 eerst naar de SAP-applicatie gekeken en van daaruit de hele werkplek in ogenschouw genomen. De deadline voor de SAP-migratie naar versie 6.0 lag op 1 mei." Dan moesten de desktops zijn voorzien van de nieuwe client-software en daarmee dus zelf ook vernieuwd worden.
 

Marktaandeel Het gebruik van Windows XP is in het derde kwartaal dit jaar toegenomen van 13,4 naar 15,6 procent van de desktopsystemen. In de zes maanden ervoor groeide het van 6,1 naar 13,4 procent. Dit meldde marktmonitor Comstruction vorige maand op basis van zijn lopende ICT Navigator-onderzoek. Volgens de marktmeter is de gebruikstoename aanzienlijk, maar lijkt die af te vlakken. De recente kwartaalgroei was namelijk 16,4 procent, terwijl de opgetelde groei van de twee voorgaande kwartalen ruim 50 procent was. Het marktaandeel van het jongste desktopbesturingssysteem van Microsoft steeg van maart 2002 tot en met juni 2003 van 0,3 tot 13,4 procent. Dit betreft bedrijven met vijftig of meer werknemers. Comstruction bespeurt tot op heden nauwelijks groei binnen specifieke marktsegmenten, zoals het mkb of multinationals. Wel was de financiële sector, bestaande uit banken en verzekeringsmaatschappijen, er relatief vroeg en in grote getale bij wat betreft het gebruik van Windows XP, meldt de marktmonitor. De transportsector kent de laagste acceptatiegraad. Microsoft zelf kwam eind vorig jaar al met de mededeling dat het 67 miljoen exemplaren van Windows XP had geleverd aan pc-producenten en distributeurs in het eerste jaar sinds de lancering. Daarmee was XP de snelst verkochte Windows-versie ooit, aldus de producent. Bovendien zou het met het vermeende tegenvallende gebruik door de bedrijfssector wel meevallen: Microsoft noteerde toen al dat 63 procent van de XP-verkoop bestond uit de Professional Edition, die bedoeld is voor de zakelijke markt.

Kiezen: 2000 of XP

"We stonden voor de keuze Windows 2000 of XP", legt Koorn uit. Windows XP is begin november 2001 gelanceerd, maar was eind oktober al verkrijgbaar op nieuwe pc's. De bedrijfsmarkt reageerde aanvankelijk afhoudend; het wachten was op het eerste pakket lapmiddelen voor foutjes in de programmatuur (Service Pack 1). Bovendien was voorganger Windows 2000 relatief kort daarvoor nog verschenen. Daarnaast hadden organisaties de indruk dat het nieuwe besturingssysteem, ondanks het bestaan van de Professional-uitvoering, vooral voor de consumentenmarkt was bedoeld.
Koorn liet zich niet afschrikken door het feit dat XP nog nieuw was. Sterker nog; zij zag als voordeel dat Microsoft die versie dan langer ondersteunt. Voor de RAI was er weinig twijfel: er is voor XP gekozen vanwege de stabiliteit en het teruggedrongen aantal 'blauwe schermen' (die een teken zijn dat er iets goed fout zit), ook ten opzichte van Windows 2000. Instabiliteit en vastlopers kosten namelijk tijd, van zowel de eindgebruikers als het ict-personeel, en dus geld.
Het omstreden licentie-'abonnement' van Microsoft was evenmin een groot obstakel voor de RAI. Koorn heeft een nuchtere rekensom uitgevoerd: binnen twee jaar een vervolg-migratie doen of over vier jaar een geheel nieuwe licentie aanschaffen voor nieuwe software. De nieuwe licentievorm viel voordeliger uit. "Ik moest invulling geven aan het beleid van de RAI om de ict te stroomlijnen. Dat omvatte ook aandacht voor de kosten."
Voor het uitvoeren van de implementatie is Wintesis in de arm genomen. Dat bedrijf had eerder al de migratie van 6500 NT4-werkplekken bij Nationale Nederlanden begeleid. Paul Mak van Wintesis zat bij de RAI als techneut ter plaatse. Koorn concentreerde zich op de grote lijnen, Mak op de details in de praktijk.

Applicaties

De overstap naar Windows XP betekende ook een opwaardering voor sommige applicaties. "Het personeelsadministratieprogramma gaf leuke foutmeldingen", zegt Mak cynisch. Dat betekende dus opwaarderen. "Soms was het een nieuwe versie, soms een ander pakket." Bepaalde stukken van de geplande implementatie zijn op het laatste moment toch maar niet direct meegenomen, bijvoorbeeld de 'uitzending' van informatie naar zuilen en televisies in het RAI-complex. "Daarvoor hebben we tien tot vijftien oude pc's nog enkele weken laten staan.
De uitrol van de nieuwe desktopsystemen is in de eerste week van april begonnen en duurde tot de eerste week van mei. "We hadden inderdaad een paar dagen uitloop. De fysieke uitrol was opgezet als een soort A-Team-actie: vlot en in korte tijd. We hebben een klein team met veel kennis en daardoor kon het snel." In totaal ging het om zevenhonderd desktopcomputers.
Naast deze vernieuwing van oude ict-middelen was het de RAI ook te doen om het mogelijk maken van nieuwe dingen, bijvoorbeeld de RAI E-services, waarbij klanten toegang krijgen tot de backoffice-diensten van de organisatie.

Netwerk en servers

De RAI was hierna nog niet klaar met zijn ict-stroomlijning. Het netwerk moest opgewaardeerd worden van de oude 10 Megabit-lijn, die met één switch doorliep naar een reeks netwerkhubs. Na de herziening hiervan wil RAI ook 'rondzwervende profielen' (roaming) mogelijk maken voor zijn eindgebruikers. "Dat kostte in de oude situatie teveel bandbreedte." Ook een vpn (virtual private network) staat op de agenda; dat doet dan dienst voor laptops, telewerkers en andere locaties buiten de RAI, zoals de Floriade.

Management summary Maak de afweging of het goedkoper is binnen een aantal jaren een vervolgmigratie te doen of nieuwe licenties aan te schaffen. Het opwaarderen van het besturingssysteem betekent ook vaak het gedwongen opwaarderen van applicaties.

Ook het serverpark werd na de desktopmigratie onder handen genomen. "We hadden al wel een paar servers gemigreerd naar Windows 2000", vertelt Koorn. Het netwerk en de servers zijn echter niet als eerste gemigreerd. "Dat zou wel het mooiste zijn geweest, maar we moesten eerst de desktops doen vanwege de SAP-deadline."
Bij de serveroperatie hoort ook het opschonen van de spaghetti aan beleidsregels (policies), onder meer wat betreft de serverpermissies voor het opslaan van bestanden. Hierbij worden de RAI-eindgebruikers relatief kort gehouden: alleen echt nodige data wordt bewaard op de servers, al het andere wordt gebackupt op cd.
Een dergelijke rationalisatie is ook gebruikt bij de desktopimplementatie; die heeft niet alle gebruikers een reguliere Windows-desktop met internetfunctionaliteit opgeleverd. De Media Player bijvoorbeeld is uit de installatie verwijderd. De catering-afdeling heeft alleen interne mail, want meer is niet nodig voor het werk, redeneert Koorn. "De gebruikers zijn nu XP-gebruikers. Dat beperkt al een hele hoop ten opzichte van Windows 95 en 98", verwijst zij naar de verbeterde centrale beheerfunctionaliteit.< BR>