Verlagen van eigendomskosten begint bij slim migreren

De overgang naar nieuwe (besturings)systemen is voor veel organisaties bijna dwangmatig en vrijwel altijd problematisch. Terwijl de hele (it)organisatie in complexe operaties wordt ingezet, blijven secundaire aspecten onbelicht, waardoor mogelijkheden onbenut blijven en onnodige problemen en kosten worden gecreëerd. Daar moet een einde aan komen, vindt Jan Zoetjes. Hij pleit hij voor een nieuwe, integrale benadering van migratie en beheer waardoor kosten en efficiency beter in balans komen. 

Wie kent de situatie niet? Er komt een nieuwe versie van het besturingssysteem aan en wereldwijd worden netwerkprofessionals, managers en controllers nerveus. De aandacht van de it-afdeling is de komende maanden kostbaar. Voor verdere innovaties is geen tijd. De wedloop in ict-investeringen is deels te wijten aan het feit dat duidelijke parameters ontbreken om de prestaties en het rendement van ict-toepassingen te meten. Ook de communicatie en beslistrajecten verdienen vaak verbetering. Dit alles heeft tot gevolg dat ondanks grote investeringen de feitelijke functionaliteit in kantooromgevingen nauwelijks is veranderd. Innovaties als e-mail en elektronische agenda's daargelaten, wordt het netwerk in de meeste gevallen nog steeds vooral gebruikt voor tekstverwerking en andere eenvoudige toepassingen.
Wie naar de functionaliteit kijkt, ziet dat zelfs een geringe toename van functionaliteit enorme kosten met zich meebrengt. Ook doordat pc's voortijdig moeten worden vervangen om de nieuwste versies software aan te kunnen. Neem Windows 3.11, Windows 95, Windows 98 en Windows 2000. Bij iedere verandering vergden deze meer processorsnelheid en schijfcapaciteit. Dus zagen we Intel 386, Pentium I, II en III. Hoge kosten die niet worden terugverdiend door een verhoogde efficiëntie, onder meer doordat werknemers vaak onvoldoende op de hoogte blijken te zijn van nieuwe functionaliteit en daardoor blijven hangen in hun oude gebruikspatroon. Ook zie je dat er bij updates en nieuwe applicaties per definitie sprake is van bugs, die tijd en ergernis vergen. De problemen en kosten mogen niet worden onderschat.
Enkele voorbeelden: een geautomatiseerde werkplek vergt een jaarlijkse 'out of pocket'-investering van _ 2.700 tot _ 4.500 (afschrijving hard- en software, kosten beheer en onderhoud). Storingen, het benaderen van helpdesks en tijdverlies door ad hoc beheeractiviteiten kosten gemiddeld 22 uur per jaar niet-productieve uren per gebruiker, ofwel bijna twee procent van het effectief aantal productieve uren per jaar. Van de totale 'cost of ownership' van een ict-infrastructuur gaat ruim zeventig procent op aan beheer en onderhoud. En deze post neemt niet af naarmate het tempo van innovaties toeneemt. Stuk voor stuk redenen om de effectiviteit van de it-huishouding hoog in het vaandel te nemen en te houden. Wanneer is het beste moment om deze goede voornemens in praktijk te brengen? Bij migratie.

Capaciteit vrijmaken

Bij migratie gaan de planningen per definitie uit van harde technologische factoren; de capaciteit van hardware, het voorkomen van uitval en het inplannen van netwerkprofessionals. Deze prioritering is terecht. Maar in de praktijk blijkt bijvoorbeeld het opleiden en trainen van de eindgebruiker een sluitpost, waardoor mogelijkheden onbenut blijven en problemen worden gecreëerd in de periode na de migratie. Dit alles moet en kan beter. De tijd is er rijp voor. Millennium- en europrojecten liggen achter ons, de economische situatie maakt dat veel bedrijven even wachten met het optuigen van spannende, maar kostbare innovatieprojecten; er is capaciteit. En er komt een nieuwe golf migraties aan, nu Windows XP zijn intreden heeft gedaan. Met of zonder enthousiasme zullen de komende maanden duizenden organisaties overgaan op deze nieuwe generatie. Dat is het uitgelezen moment om te breken met het migratie-automatisme. Gebruik de menselijke en financiële capaciteit die wordt vrijgemaakt, voor een integrale aanpak. Ontleed de mogelijkheden van de standaardprogrammatuur en gebruik deze allereerst, voordat aanvullende applicaties worden aangeschaft, met alle perikelen van dien. Uw gebruikers zullen u dankbaar zijn en uw financieel directeur ook. Zeker, omdat zij voor het eerst volwaardig worden betrokken bij de vernieuwing van 'hun' gereedschap. Beperk de voorlichting en training niet tot een mailtje en een achteraf traininkje op vrijdagmiddag, maar investeer tijd en geld in daadwerkelijke opleiding. En vooral: vermijd monologen vanuit de it-afdeling, maar ga allereerst de dialoog aan met de gebruiker.
Mijn pleidooi is geen preek voor eigen parochie. Integendeel. Bij dit alles hebt u geen consultants en externe projectmanagers nodig. Slechts het strategische besef dat er méér mogelijk is met de middelen die u reeds in huis hebt en de daadkracht om een migratie anders op te zetten dan de traditie wil.
 

Jan Zoetjes Directeur Ntnt