Business Intelligence onmisbaar instrument voor bedrijfsprocessen en -resultaten

Gebruik BI kan beter

De hoeveelheid informatie die managers bereikt neemt met de dag toe en dat terwijl productlevenscycli korter worden, projecten sneller af moeten en beslissingen sneller genomen moeten worden. Het gedegen in kaart brengen van informatie over bedrijfsprocessen en datamining wordt daardoor van essentieel belang voor zowel profit- als non-profitorganisaties. BI (Business Intelligence) is in de afgelopen jaren een steeds belangrijker instrument geworden om processen en resultaten te verbeteren, maar wordt nog te vaak niet optimaal benut.

BI kan een waardevol instrument zijn en een goed ingerichte BI-functie verbetert de beschikbaarheid van bruikbare strategische informatie. Het blijkt dat bedrijven deze informatie echter niet beschikbaar maken voor de lagere echelons in hun organisatie of voor zakenpartners, klanten en leveranciers. Er ontbreekt vaak ook een beleidslijn en dus ook een gestructureerd proces om de informatievoorziening af te stemmen met de informatiebehoefte.
Men gaat concurrenten monitoren of klantgedrag in kaart brengen als vanuit het management de behoefte aan deze specifieke informatie bestaat. Of men wil in verband met de noodzaak tot kostenreductie de verschillende bedrijfsprocessen in kaart brengen. Dit zijn echter steeds ad hoc aanvragen terwijl BI als een constant proces van informatiegaring gezien moet worden.
Belangrijk daarbij is ook de creatie van één waarheid, dat wil zeggen dat de data die zich in verschillende plaatsen binnen een organisatie bevindt gelijkgeschakeld moet worden, inclusief de definities van relevante prestatie-indicatoren. Klantinformatie, productinformatie, orderinformatie moeten in principe altijd en overal exact gelijk zijn binnen een organisatie. Hiervoor is het inrichten van een datawarehouse of een datahub een zeer nuttig instrument. Is dat voor kleinere organisaties misschien niet meteen noodzakelijk, voor grotere en bedrijven met meerdere vestigingen in binnen- of buitenland zou dit een vast onderdeel van de infrastructuur moeten vormen.

Profit & non-profit gelijk

Eind januari werd voor de eerste keer de Business Intelligence (BI) Award uitgereikt met als winnaars het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (non-profit) en MCB Nederland (profit). Alle deelnemers vulden uitgebreide vragenlijsten in en op basis van de gegeven antwoorden verschijnt binnenkort een onderzoeksrapport getiteld 'Resultaten nationaal onderzoek BI: De intelligente organisatie van a-z'.
Een van de opvallendste conclusies uit dit rapport is het feit dat de scores voor de deelnemende non-profit organisaties niet verschillen van de scores van de profit sector. Non-profit organisaties hebben blijkbaar in hun interne ontwikkeling van

Wat is BI? IT-leveranciers, IT-consultants Business consultants en gebruikers van BI hebben allemaal hun eigen visie op wat BI nou eigenlijk is. Hieronder staan een aantal definities van BI uit de vakliteratuur: Computable ICT Woordenboek: " Kennis van zaken (business intelligence), een modewoord van managers, adviseurs en leveranciers voor kennismanagement." Green en Gilad & Gilad: "the processed information of interest to management about the present and future environment in which the business is operating." Vriens en Philips: "Business Intelligence is het proces van verwerven en verwerken van informatie voor de strategievorming van organisaties." ICT-perspectief: "Met het begrip Business Intelligence kunnen alle software-oplossingen worden samengevat waarmee evalueren van bedrijfsgegevens wordt ondersteund." (bijlage Database Magazine, 2001)   Vele bronnen, vele visies. De Nederlandse website http://www.bi-kring.nl komt tot een werkdefinitie die waarschijnlijk eenieders goedkeuring kan wegdragen:   Business Intelligence behelst de informatievoorziening ten behoeve van de strategievorming en -realisatie. Het gaat daarbij om het proces van definiëren, vergaren, analyseren en communiceren van strategisch relevante informatie.

Business Intelligence systemen een enorme inhaalslag gemaakt en behaalden dus in de scores volledig gelijkwaardige resultaten als de commerciële instellingen. Naast het Ministerie van SZW volgden het Psycho Medisch Centrum Parnassia en GGZ Dijk en Duin op de plaatsen twee en drie, hetgeen aangeeft dat er ook in de zorgsector sprake is van een goed inzicht in de mogelijkheden van BI.

Beschikbaarheid

Zowel metaalgroothandel MCB als het Ministerie van SZW geven aan dat meer dan 50 procent van hun medewerkers toegang hebben tot- en gebruik maken van het systeem voor managementinformatie. De grote beschikbaarheid van deze informatie binnen deze organisaties is een duidelijke trend die zich begint af te tekenen bij de gebruikers van Business Intelligence: Hoe lager de verantwoordelijkheden, des te beter wordt BI gebruikt.
Wanneer de beslissingen ook op lagere niveaus binnen een organisatie worden genomen, is er een grote behoefte aan beslissingsondersteunende informatie. Juist daar wil men zijn beslissingen baseren op zoveel mogelijk intelligente gegevens, daar waar men een veel directere interactie heeft met de markt en de organisatie zelf. Het hogere management staat zelf vaak ver af van de materie waarover ze beslissingen moeten nemen. Het vergt echter wel een andere, moedige, benadering van de organisatiestructuur om bepaalde verantwoordelijkheden op een lager niveau neer te leggen.
Besluitvorming op een laag niveau alloceren zonder daar zelf nog controle op te kunnen uitoefenen is vaak een nachtmerrie-gedachte voor de bestuurders. Nog steeds is de BI-data meestentijds alleen voor c-level management beschikbaar; de winnaars van de BI Award geven echter aan dat er grote voordelen kunnen worden behaald door de hele organisatie erbij te betrekken. Het gaat hierbij wel om de voorlopers op dit gebied met als lichtend voorbeeld het feit dat het Ministerie van SZW een shared service centre voor BI heeft ingericht.

BI actief gebruiken

BI wordt momenteel vooral als een intern instrument gezien dat bovendien nog te vaak voor pure rapportagedoeleinden wordt ingezet. Het ontbreekt organisaties aan gestructureerde business alignment processen om de vergaarde informatie ook daadwerkelijk zinvol in te zetten; BI kan echter een actief strategisch instrument vormen bij de beleidsvoering. Naast het volgen van de markt, de concurrentie en de klanten kan BI ook worden ingezet voor bijvoorbeeld productinnovaties en het anticiperen op algemene omgevingstrends.
De deelnemers aan de BI Award zijn de voorhoede en vormen daardoor een groep gebruikers van BI die uitsteken boven de andere organsiaties die zich bedienen van deze vorm van managementinformatie. Hun succes en hun verbeterde resultaten geven aan dat een intelligente organisatie niet alleen zijn bedrijfsprocessen in kaart brengt, maar de verzamelde data vooral ook actief gebruikt om de prestaties te verbeteren en te innoveren.< BR> 
Meer informatie over de BI Award is te vinden op de site http://www.biaward.nl