Auteursomgevingen, het verhaal achter de cijfers

Computable Expert

drs. Stefan van Duin MBA

Director Business Intelligence & Analytics

Expert van Computable voor het topic Business Intelligence

Meer

Wij (bi'ers) benaderen rapportage vaak als een feature in een rapportagetool. Je drukt op een knop en je managementrapport komt eruit rollen. Mooi toch? De werkelijkheid is vaak niet zo simpel. Een managementrapport is meer dan cijfers alleen. Achter een managementrapport zit een proces; meerder mensen werken samen in meerdere stappen om het rapport samen te stellen. Dit aspect van rapportage is een ondergeschoven kindje. Welke oplossing kunnen we bieden?

We kijken bijvoorbeeld naar een gemiddelde Managerial Accounting-afdeling van een (middel)grote firma, met verschillende afdelingen of werkmaatschappijen. Het maandelijkse managementrapport bestaat uit een boekje, waarin verschillende ontwikkelingen (finance, supply chain, hr, ict, etc.) in een min of meer vast formaat wordt samengesteld. Naast de (standaard) tabellen en grafieken, worden toelichtingen op meest opvallende ontwikkelingen en trendanalyses als doorkijkje naar de toekomst opgenomen.

Zo'n managementboekje komt tot stand via een auteursproces: een 'hoofdredacteur' vraagt de redacteuren/coördinatoren binnen de werkmaatschappijen hun rapportonderdeel op te stellen. Binnen elke werkmaatschappij vindt een deelproces met cycli van schrijven, reviewen en verbeteren plaats die uiteindelijk tot de gevraagde rapportonderdelen leiden. De rapportonderdelen worden vervolgens door de hoofdredacteur samengevoegd, gecontroleerd en daarna verspreid aan de managementteams. Ook dit kan weer leiden tot nieuwe wijzigingen...

Het maken van een rapportage is dus vaak een complex en tijdrovend proces, met een hoop actoren, afhankelijkheden en meerdere kritieke paden. Hoe wordt dit nu met ict ondersteund? Nauwelijks eigenlijk. E-mail en telefoon zijn de meest gebruikte hulpmiddelen om alle betrokken partijen aan te zetten tot het leveren van hun stukken (in Word natuurlijk), om te rappelleren, om te controleren en eventuele fouten te laten herstellen. Maar vaak is dit tijdrovend, foutgevoelig en vooral: oncontroleerbaar. Welke stukken zijn nu wel of niet (op tijd) aangeleverd? Is alle informatie geautoriseerd door de juiste functionaris?

In onze praktijk hadden we een casus bij een ministerie. Als het ergens belangrijk is dat de periodieke informatie juist, volledig en op tijd wordt geleverd, dan is het wel daar. (Politieke) besluitvorming, maar vooral ook de carrières van bewindslieden hangen er tenslotte van af. In deze casus is een business intelligence-oplossing geïntegreerd met een geautomatiseerde auteursomgeving, waarmee elke stap in het samenstellen van de rapportage centraal wordt gestuurd en gecontroleerd. De cijfers komen rechtstreeks uit de bi-omgeving, maar het controleren en het toevoegen van verklarende teksten wordt in de auteursomgeving afgehandeld. Het samenvoegen van de verschillende rapportonderdelen (voorheen met knippen en plakken in Word) is geen issue meer: een publicatiefunctie stelt automatisch de nieuwste versie samen uit de meest actuele rapportonderdelen en publiceert deze in verschillende formaten (zoals Word, pdf, html).

Via de procesmanagementfunctie is in het maandelijkse proces feilloos te zien welke onderdelen van de rapportage gereed zijn om naar buiten te communiceren en waar men nog op moet wachten. Het opstellen van de rapportage, het controleren en het autoriseren is per rapportonderdeel geautomatiseerd. De kwaliteit van de rapportage is daarmee drastisch verbeterd en bovendien is de doorlooptijd ruimschoots gehalveerd.

Voor de duidelijkheid: of het nu gaat om een boekje op papier, een rapport dat wordt gemaild  of een online scorecard, het principe is hetzelfde. Om van ‘droge cijfers' uit je bi-omgeving een echt verhaal te maken, worden verschillende mensen gevraagd om verklaringen en toelichting. Met name bij documenten met een sterk repetitief karakter en/of  waar door veel mensen tegelijk aan wordt gewerkt, leidt dit tot een complex proces dat vraagt om slimme ict-ondersteuning.

De proceskant van rapportage is een ondergeschoven kindje in bi-omgevingen. Het opstellen van een rapportage is niet zo simpel als een druk op de knop. Het integreren van bi in een auteursomgeving helpt om dat proces te optimaliseren en daarmee de kwaliteit, controleerbaarheid en doorlooptijd van managementrapportage te verbeteren.

Deze post is geschreven samen met oud-collega Remco van Rossum, nu Partner bij Singel & partners (rvanrossum@snpbv.nl).