Het inrichten van een BI-governance-commissie

COMPUTABLE EXPERT

Joost Henskens

Directeur

Expert van Computable voor het topic Business Intelligence

Meer

In mijn laatste bijdrage eindige ik met de opmerking dat BI-governance zich nog te veel in de ict-hoek verschanst. Dit moet anders! In mijn huidige werk begeleid ik op dit moment een retailorganisatie bij de implementatie van een verandering in werken langs de as van cijfers en feiten: business intelligence. Ondanks dat men mag verwachten dat een goed managementteam zou moeten weten waar de prioriteiten van de organisatie liggen, blijkt dit in mijn casus niet het geval. De BI-governance-commissie biedt soelaas.

'Mijn divisie eerst!' Niet met zoveel woorden maar alle managers (per divisie) hadden oogkleppen op. Bij Logistiek gaat het om in- en doorvoer van collie's vanaf het DC en bij Operations moeten de winkeladviseurs de juiste cijfers hebben. Een winkelschap meet je soms in vierkante meters (commercie) en soms in kubieke meters (Operations). Het is het al oude liedje.

Een goed BI-governance-proces biedt een duidelijk raamwerk waarlangs de juiste bronnen gekoppeld worden aan de zakelijke aandachtspunten. Mooie taal, maar deze retailer heeft veel franchisenemers die met een ‘potloodje achter het oor' de winkels besturen. Deze ‘buikstuurders'  moeten cijfermatig aan de slag. Het BI-governance-framework moet ook het broodnodige change management-proces en vergroting van de BI-adaptatie leveren.

Voordat een framework echter is ingericht, dient er een governance-commissie te worden samengesteld. De eerste stap is het selecteren van de ‘stakeholders' (belanghebbenden) binnen de commissie en dan het liefst degene die flink wat belang hebben bij het succes van business intelligence. In mijn geval het MT van deze retailorganisatie, inclusief enkele powerusers (bedenk zelf maar wie dat zijn, in mijn geval controllers).

De rol van de governance-commissie is van belang voor het succes van de BI-strategie. De governance-commissie blijft zich richten op de bedrijfsdoelstellingen. Elke vertegenwoordiger is in staat om het perspectief van zijn team of divisie en zijn prioriteiten op tafel te leggen. Delen van die prioriteiten is de eerste stap bij het bepalen welk project de meeste waarde zal toevoegen. Daar waar overlap en samenwerkingsvoordelen zich voordoen, wordt dit snel duidelijk.

In het begin ligt de focus van de governance-commissie bij het instellen van bedrijfsbrede BI-prioriteiten, het identificeren van BI-mogelijkheiden en -kansen, het veiligstellen van de financiering, en het vrijmaken van middelen voor nieuwe projecten. Het belangrijkste punt van een BI-governance-commissie is om meer zichtbaarheid te geven aan alle initiatieven van de onderneming en de voordelen voor alle onderdelen zichtbaar te maken. Door de uitvoering van kleine veranderingen kan een team snel verbeteringen laten zien.

Ook bij de casus rondom ‘mijn' retailer liggen de eerste gezamenlijke stappen in de richting van het definiëren van een set kengetallen die organisatiebreed inzicht geeft in het succes van het totale bedrijfsproces.