Organisaties laten veel kansen liggen doordat belangrijke bedrijfsinformatie onvoldoende toegankelijk is. Dat blijkt uit onderzoek onder 220 ict- en business managers. Bijna drie op de vier respondenten heeft het gevoel dat hun organisatie over meer informatie beschikt dan wordt gebruikt. Dat zou voor een groot deel te wijten zijn aan het gebrek aan organisatie, menen de ondervraagden.
60 procent van de respondenten meent dat ze met betere toegang tot informatie meer kansen kunnen benutten. Informatie wordt een belangrijke productiefactor, vindt business unit manager Maarten-Jan van Fulpen van Ordina Consulting. 'Succesvolle organisaties blinken niet alleen uit in hun kernactiviteiten, maar ook in hoe zij met informatie omgaan en daaruit waarde halen.'
Tactisch
Vaak is het onduidelijk waar welke informatie zich bevindt en wie ervoor verantwoordelijk is. Het verzamelen van bruikbare gegevens kost volgens 61 procent van de deelnemers aan het onderzoek daarom veel tijd. Veel organisaties gaan volgens de ondervraagde managers gebukt onder een overmaat van irrelevante gegevens. Vaak zouden managers ook informatie uit tactische overwegingen achterhouden voor de rest van de organisatie.
Van Fulpen pleit ervoor dat de waarde en de inhoud van informatie een verantwoordelijkheid moet zijn van de chief information officer (cio). Pas als de informatie op het bord van de directie ligt, kan de rest van de organisatie worden ingericht zodat ervan effectief gebruik kan worden gemaakt. Tot die tijd varen veel managers nog blind in hun besluiten: slechts 38 procent van hen vindt dat de op dit moment beschikbare informatie helpt bij het nemen van beslissingen.
Het onderzoek werd eind 2009 uitgevoerd door Blauw Research in opdracht van Van Fulpens bedrijf.
Data is geen informatie. De uitdaging is vooraf te definieren welke managementinformatie (Key Performance Indicatoren) nodig is en waarom (“minder is meer”) en vervolgens te kijken uit welke data (metrieken) deze informatie te halen is. Dit voorkomt enerzijds dat onzinnige data verzameld wordt en anderzijds data geanalyseerd/gevalideerd wordt voordat er informatie uit ontstaat.
Zie ook http://www.sw-benchmarking.org.
“Veel organisaties gaan volgens de ondervraagde managers gebukt onder een overmaat van irrelevante gegevens.
Das een typisch uitvloeisel van eiland automatisering, waarbij alles ongestructureerd aan elkaar geknoopt word. Hierbij ontbreekt een totale birds-eye-view op enterprise nivo
“Vaak zouden managers ook informatie uit tactische overwegingen achterhouden voor de rest van de organisatie.”
Wat hieraan “tactisch” is mag joost weten. Joost?
Dit geeft aan dat niet alle neuzen dezelfde kant op staan in zo’n bedrijf
Gevolg: Iedereen vecht voor zijn eigen hachje. wat op den duur schadelijk kan zijn voor de gehele onderneming.
Das weer een leuk schoolvoorbeeld hoe ict slechts ondersteunend kan zijn aan een bepaalde organisatievorm, en niet de oplossing of “de schuld” van deze uitdaging kan zijn.
Het is en blijft mensen-werk (met of zonder ict)
Zo’n onderzoek is uiteindelijk misschien ook wel slachtoffer van gebrek aan informatie..
“Bijna drie op de vier respondenten heeft het gevoel dat hun organisatie over meer informatie beschikt dan wordt gebruikt”
Daar heb je het al: GEVOEL, dus niet gebaseerd op informatie die toetsbaar is
Maar gevoelsmatig klopt het wel, en ik hebt het gevoel dat echte gemeten waarden dat wel zouden ondersteunen..
🙂
Het gaat er niet om dat informatie onvoldoende toegankelijk is, maar dat alle aanwezige data op de juiste manier ontsloten, gepresenteerd en geinterpreteerd kan worden!
Kijk alleen maar eens naar de hoeveelheid spreadsheets die in een organisatie heen en weer worden gestuurd, waarin iedereen de data ordent, soms aanpast(!) en waaraan iedereen zijn eigen interpretatie geeft. Sturen op deze informatie wordt dan onmogelijk.
De tijd die gemoeid is met het verzamelen van informatie kan sterk worden gereduceerd met behulp van Business Intelligence. Direct uit de bron de juiste informatie eenduidig gepresenteerd, bijvoorbeeld in een dashboard met grafieken. De directie, of welke manager dan ook, hoeft dan niet meer te wachten op de informatie, maar kan die ieder willekeurig moment met een druk op de knop opvragen. Met BI 2.0 zelfs anytime, anywhere, ook op zijn mobieltje/blackberry.
Met slimme BI toepassingen wordt het zelfs mogelijk antwoorden te krijgen op vragen die je niet kent!
Zelden zo’n nietszeggend, niet concreet bericht gelezen. Vast een gepusht (pers)bericht.
De uitkomst van dit onderzoek is niet erg verassend. En het bericht was pas echt interessant geweest als het had gemeld hoe men probeert dat probleem op te lossen.
De oplossing is niet alleen het aanstellen van een CIO. Eerst moeten de bedrijfskritische gegevens centraal worden opgeslagen, wat al bij veel vooral MKB bedrijven nauwelijks gebeurt. En als het al gebeurt, is dat meestal alleen de financiële kant van de zaak, de boekhouding. Daarnaast bevinden veel bedrijfskritische gegevens zich in spreadsheets op C-schijven. Funest voor de toegankelijkheid van deze gegevens.
Van die gegevens moet vervolgens informatie worden “gemaakt”. Uitgaande van bedrijfsdoelstellingen kunnen kritische succesfactoren worden vastgesteld, waarna moet worden bepaald hoe deze gemeten kunnen worden, met prestatie indicatoren (KPI’s). Management apportages moeten vervolgens worden gedaan op basis van deze KPI’s, en niet met eindeloze spreadsheets met een woud van getallen. Door toepassing van een maatwerk BI systeem kan dit proces perfect ondersteund worden.
Vooral MKB bedrijven deinzen vaak terug voor woorden als “data warehouse” en “business intelligence”, en denken dat dit alleen haalbaar is voor grote bedrijven, maar niets is minder waar.
Voor meer info over dit onderwerp, kijkt u eens op http://www.itsmart.nl.