De invoering het Hoger Beroep Strafrechtsysteem (HBS) bij het ministerie van Justitie is volgens een klassiek foutenfestival verlopen. Ingewikkelde technologie, veeleisende gebruikers, wantrouwen tussen de opdrachtgever en de afnemers, een onduidelijke projectorganisatie en complexere werkprocessen dan verwacht. In vier jaar tijd is een slordige 28 miljoen gulden over de balk gegooid.
Uit de de brief die minister Korthals van Justitie aan de Tweede Kamer heeft gestuurd, blijkt dat in 1997 al met het automatiseringsproject is gestart. Doel is de vervanging van de verouderde systemen die bij de vijf gerechtshoven de behandeling van de strafzaken in hoger beroep ondersteunen. Daarvoor in de plaats komt één uniform systeem, gebaseerd op Oracle-databasesoftware en een werkstroombeheeroplossing van Staffware. Opdrachtgever is de directie rechtspleging van het ministerie en hoofdaannemer is de Facilitaire Dienst Rechterlijke Organisatie (Fdro). Implementator is Atos Origin, terwijl Cap Gemini Ernst & Young advies verleent en technische expertise levert.
Gouden kranen
Volgens Bert Gietelink, die in het najaar van 1999 namens de directie rechtspleging van het ministerie in het projectbestuur komt te zitten, gaat het bij de aftrap direct al verkeerd. "De gebruikers zijn in het begin erg betrokken geweest bij het opzetten van HBS. Door al hun eisen dreigde het een bad met gouden kranen te worden."
Bovendien werd gekozen voor een state-of-the-art-oplossing, in plaats van bewezen technologie. " Achteraf gezien is dit geen slimme keuze geweest", vindt Gietelink. "Staffware en Oracle: dat was in 1997 nog geen wereldwijd vertrouwde combinatie. Maar Justitie wilde modern doen. Werkstroombeheer was toen erg in opkomst. Er ontstond een hoop gedonder en gezeur over. Wij wilden er als later als dagelijks projectbestuur onze hand niet voor in het vuur steken dat er een beheersbare situatie zou ontstaan."
De opmerkingen van Gietelink zijn opmerkelijk, omdat woordvoerders van zowel Atos Origin als Staffware aangeven dat het systeem volgens de technische specificaties is opgeleverd. Hans Kooistra, directeur Staffware, meent dat zijn bedrijf in 1997 al lang en breed samenwerkte met Oracle. Daarenboven is de toolkeuze uitgebreid getest om risico’s te vermijden: eerst door Getronics, daarna door Cap Gemini, waarna het tenslotte bij Atos Origin terecht kwam, dat HBS vervolgens echt ging bouwen.
Herstart
Mei 1999 werd besloten HBS te herstarten. De gebruikers werden op afstand gezet door een klankbordgroep in te richten met een beperkt aantal materiedeskundigen. Om het project beter te begeleiden werd een dagelijks bestuur benoemd met vertegenwoordigers van het departement (opdrachtgever) en het Openbaar Ministerie en de zittende magistraten (de afnemers). "Maar", stelt Gietelink, "toen werd steeds duidelijker dat de juridische processen bij de gerechtshoven uitermate gecompliceerd zijn door de vele uitzonderingen en wetswijzigingen. Daar verkeken de bouwers zich herhaaldelijk op." Hij noemt als voorbeeld het schikkingsvoorstel aan iemand die te hard rijdt. "Als je het laat voorkomen en dan toch ter plekke betaalt, schrapt de rechter de zaak. Formeel kan dit niet volgens de wet, maar in de praktijk wel."
De Staffware-oplossing bleek voor dit soort gevallen niet flexibel genoeg, aldus het db-lid. Verder bleken de materiedeskundigen niet van alle processen op de hoogte. Kooistra kan deze opmerking niet zetten: "Dit is de eerste keer dat ik het hoor. Na een audit zijn wij niet gehoord en op vragen hoe wij verder van dienst konden zijn is nimmer gereageerd." De uiteindelijke gebruikers bij de resortparketten en hoven, die de behandelingen van de zaken moeten administeren, uitten tijdens een test in april 2001 – vier jaar later! – forse kritiek. Zij concludeerden dat het systeem grote tekortkomingen vertoonde, onder meer door ontbrekende functionaliteiten, het niet kunnen verbeteren van fouten, onvoldoende documentatiemogelijkheden en het ontbreken van koppelingen met andere systemen. Aangezien het niet haalbaar was om het systeem voor 1 november – een eis van de gerechtshoven – wél werkend op te leveren, heeft Korthals het project stopgezet, op advies van het projectbestuur.
Volgens Gietelink speelde ook de cultuur bij Justitie het project parten. Uit een door Deloitte & Touche uitgevoerde audit blijkt dat in dit soort trajecten het departement iets bouwt en dat vervolgens het OM en de magistratuur bekijken of ze de toepassing al dan niet willen hebben. "Een organisatie hoort zich van begin af aan bij een project betrokken te voelen", is zijn wijze les.
De gerechtshoven moeten nu noodgedwongen terugvallen op hun verouderde systemen, die zelfs eurobestendig zijn gemaakt. Justitie laat onderzoeken of de vergelijkbare toepassing die momenteel bij de arrondissementsrechtbanken en kantongerechten wordt ingevoerd in aangepaste vorm bruikbaar is.
