De Gemeente Rotterdam heeft integraal gekozen voor Smartsite als content management oplossing. Smartsite kwam overtuigend als winnaar uit de bus na een zwaar selectietraject, waar in de strijd met twaalf andere leveranciers moest worden aangegaan.
On line dienstverlening verbeteren
Het e-Rotterdam traject beoogt het verbeteren van de on line dienstverlening van de gemeente Rotterdam. Op dit vlak leven grote ambities met betrekking tot de inzet van het Inter- en Intranet als communicatiekanaal naar enerzijds de interne organisatie en anderzijds alle geledingen van de Rotterdamse samenleving. Smartsite is daarbij aangewezen als primaire oplossing. Het vervangt het voorgaande website management systeem IRIS, dat destijds in eigen beheer door de gemeente is gebouwd. Met name de laagdrempeligheid voor gebruikers en sitebezoekers, de flexibiliteit en de krachtige, interactieve functionaliteit van Smartsite gaven de doorslag voor de keuze in het -professioneel opgezette- Europese aanbestedingstraject.
Snelle conversie
De grote flexibiliteit van Smartsite diende in het aanbestedingstraject te worden bewezen middels een tweetal pilot-opdrachten. Deze opdrachten hielden in dat er delen van de website van de dienst Gemeentewerken in een zeer beperkte tijd geconverteerd dienden te worden naar een Smartsite-omgeving. Vervolgens diende volgens een strak opgezette case een complete content cyclus gedemonstreerd te worden inclusief workflow, office integratie en multichanneling. De migratie en de case werden tijdens een speciaal georganiseerde dag voor de projectgroep gepresenteerd. De projectgroep was zeer onder de indruk van de snelheid waarmee de betreffende conversie met behulp van Smartsite gerealiseerd kon worden en aangetoond kon worden dat het toevoegen van content in een standaard workflow eenvoudig is.
Multi channeling
Het beheerproces van de content is bij de Gemeente Rotterdam opgesplitst in contentbeheer en sitebeheer. Dat betekent dat enerzijds redacteuren de content binnen hun eigen domein beheren en anderzijds sitebeheerders de content op de internetsites van de gemeente, de deelgemeenten of de diensten, publiceren.
De redacteuren kunnen de door hen geplaatste content aanbieden aan de sitebeheerders. Zodoende kan de content op meerdere sites worden hergebruikt. Dit vereenvoudigt het beheer aanzienlijk. Smartsite biedt al deze mogelijkheden.
