Topicpagina, Computable 18 2008

Meer CaaS uit het vuistje

Op de opiniepagina van het Topic ECM heeft expert Paul Jongen een discussie aangezwengeld over content as a service (CaaS). Hij pleit voor meer CaaS uit het vuistje en minder ‘ecm-suite-denken'. Onze Enterprise Content Management-experts aan het woord.

Door de explosieve groei van content binnen organisaties en de doelen die organisaties zich stellen zoals betere service, kortere time-to-market, lagere kosten, meer groei, etc. wordt content als productiefactor steeds belangrijker. "Door gebrek aan open standaarden en gesloten ecm-systemen zijn door de jaren heen veel contentsilo's ontstaan", aldus Paul Jongen, director solutions engineering Central Europe bij Alfresco. "CaaS kan op twee manieren worden geïnterpreteerd. Ten eerste als een (web) service die via open standaarden en API's als een open content repository voor applicaties of andere services kan dienen. Een tweede interpretatie van CaaS is als een SaaS-applicatie (software-as-a-service). CaaS kan een bijdrage leveren aan het behalen van doelen en helpen een brug te slaan tussen ecm en Enterprise 2.0. Dit sluit naadloos aan bij het CaaS-denken waarbij het succes van Web 2.0 en vooral de onderliggende technologieën als basis dienen. Mijn advies is daarom: eer CaaS uit het vuistje, minder ‘ecm-suite-denken' en begin daar waar de samenwerking van bestaande contentapplicaties, of gebrek aan applicaties, onvoldoende ondersteund zijn."

Richard Verbeek
Solutions consultant
OpenText

"CaaS is een uitstekende manier om content beschikbaar te maken ‘over de silo's heen', maar beveiliging blijft een lastig punt. Los van technisch georiënteerde initiatieven zoals Smash moeten op organisatorisch niveau de beveiligings- en intellectuele rechten policies goed worden ingericht. Het voorkomen dus van een CaaS-gaten op dat gebied is geen geringe klus. Ik zie daarom meer in CaaS binnen de organisatie, waarmee het mogelijk wordt content centraal te beheren en op transparante wijze beschikbaar te maken binnen de diverse bedrijfsapplicaties. Daarmee is al veel gewonnen ten opzichte van de huidige stand van zaken bij veel bedrijven, waar de ecm-suite een van de vele contentsilo's vormt. Natuurlijk kan CaaS ook in bedrijfsextranetten en mashups worden ingezet, maar dan wel in een enigszins gecontroleerde omgeving. Trouwens, voor bedrijven is contant-as-a-service natuurlijk het mooiste dat bestaat. Wie maakt zich nog druk over CaaS als het geld vanzelf en ongehinderd binnenrolt?"

Vincent van Gentevoort
Pre-sales consultant
SDL Tridion

"CaaS uit het vuistje, zowel consumerend als beherend. Ik ga in op de consumerende kant, in dit geval de meest krachtige en technisch meest eenvoudige van de twee. Security, infrastructuur, open standaarden en geslotenheid, feitelijk allemaal techniek. Niet altijd even eenvoudig, maar ze doen onder voor het functionele probleem; de juiste content vinden. Vinden van content doen we door te zoeken, via meta-informatie. Metadata goed koppelen aan content en het vinden van een goede navigatiestructuur om ze samen te combineren in een mashup. De eerste is werk waar regelmatig te weinig aandacht aan besteed wordt, de tweede is meer van creativiteit en techniek welke voor veel content een grote uitdaging zal zijn."

Pim van Ekelenburg
Managing consultant ECM
Ordina

"Informatie(ver)werkers willen specifieke informatie. Content is een ander woord voor inhoud. Ecm-suites zijn primair gericht op de verpakking van de content (document, e-mail, image) dan de inhoud ervan! Informatie(ver)werkers hebben het niet over de contentverpakking, maar over de informatie die in deze verpakking zit. Deze informatie is essentieel voor hun werkprocessen, en daarmee hun toegevoegde waarde, en aanleiding voor (verdere) acties. Dit spanningsveld tussen informatie en verpakking verklaart ook mede het grote faalpercentage van ecm-projecten! Discussies over infrastructuur en technologie zullen altijd verzanden in de voors en tegens van Web 2., soa en overige technologische varianten, terwijl het de informatiegebruiker toch uiteindelijk worst is in welke (technische) verpakking zijn informatie zit. Informatie(ver)werker willen CaaS uit het vuistje, maar dan wel als contentarchitectuur en niet als contentinfrastructuur. Want dat is meer de focus van ict-afdelingen. De verpakking is de focus voor archivarissen!"

Paul Ruijgrok
Partner en operationeel manager
KBenP

"CaaS op het gebied van digitaal samenwerken en documentmanagement bestaat reeds. Denk aan Google Apps en Sharepoint Live Workspace. Projectruimten zijn al een aantal jaren op internet te maken. Wat deze online initiatieven missen is recordmanagement. Voor iedere organisatie is het van belang om vast te leggen welke communicatie er in het verleden is geweest en hoe besluiten tot stand zijn gekomen. Soms vanuit het perspectief van compliancy (archiefwet, SOX), andere keren vanuit kennismanagement of risicomanagement. Zonder de toevoeging van recordmanagement blijft CaaS een hulpmiddel om in kleine, homogene groepen samen te werken en een gemeenschappelijke plek te hebben om documenten te delen. En inderdaad, zonder dat ecm-suites open worden, meer gericht zijn op structuur dan creativiteit en onafhankelijk van plaats en tijd toegankelijk zijn, zullen deze een marginale rol blijven spelen. De grote vraag is dus: welke leverancier komt hier met een complete CaaS-oplossing?"

Freddie van Rijswijk
Senior executive
ISIS-Papyrus Netherlands

"Ik zou een stap verder willen gaan door te stellen dat content binnen de context van een bedrijfsproces gemanaged moet worden. Dit in tegenstelling tot wat nu gebruikelijk is namelijk de content zelf onder procescontrole plaatsen. Laat ik dit illustreren met de vraag 'Is er zonder content sprake van een (bedrijfs)proces?'. Een bedrijfsproces begint vaak met het ontvangen van een klacht, factuur, bestelling, aanvraag voor hypotheek, etc. Evenzo zal er tijdens de uitvoering van het bedrijfsproces er meerdere contactmomenten zijn met de klant of prospect en uiteindelijk zal het bedrijfsproces eindigen met communicatie naar de betrokkenen. Voor een kwalitatieve en efficiënte uitvoering van het bedrijfsproces is het volgens mij essentieel dat de lus tussen inbound en outbound gesloten kan worden en dat content zijn centrale plaats krijgt in het proces die het verdient. CaaS kan zeer zeker hieraan een bijdrage leveren door onder andere het leveren van diensten voor scanning, capturing, documentmanagement, archivering, recordmanagement, document output creatie en document delivery."

Roy Wasse
ECM-projectleider
Sogeti

"Volgens mij kan content niet zomaar als hapklaar brok ter consumptie van een ieder beschikbaar worden gesteld, afgezien van technische, juridische of anders procedurele uitdagingen. Content is ongestructureerde informatie. Dit is een belangrijk verschil, omdat data zich veel beter contextonafhankelijk laat interpreteren dan informatie. Een andere belangrijke reden waarom CaaS niet zomaar moet worden toegepast, is dat het bronsysteem waarin de content wordt aangemaakt ook betekenis toevoegt aan de informatie. Informatie aangemaakt op Wikipedia wordt toch anders gewaardeerd dan dezelfde informatie die is aangemaakt op een weblog. Dit geldt ook binnen de organisatie; nieuws van de ceo krijgt een ander belang toegekend dan hetzelfde nieuwsitem in de nieuwsbrief van de afdeling. CaaS moet dan ook uitermate zorgvuldig en gecontroleerd worden toegepast. Bedenk wat mogelijke gevolgen zijn als bepaalde content in een ander daglicht mogelijk een andere betekenis krijgt!"