De familie ECM en het beste paard van stal

Steeds meer organisaties zetten een ecm-suite in, om de uitdaging van beheer van informatie aan te gaan. Maar wat is ecm eigenlijk? Realiseert men dat ecm een steeds bontere verzameling van technologieën omvat? Haalt men met een ecm-suite werkelijk alles in huis, om de verschillende ambities te realiseren? Als je voor zo'n omvangrijke en kostbare productfamilie kiest, mag je toch wat verwachten?

Rond 1997, in de tijd dat veel organisaties de eerste stapjes op het internet waagde, ontstonden de eerste content management systemen (cms, later wcm genaamd). De al langer bestaande document management (dm, toen dms) partijen begaven zich ook op deze nieuwe markt. Websites zijn verzamelingen van webpagina's en dat zijn documenten, moeten ze gedacht hebben. Beide partijen zouden nog lang in elkaars vaarwater ronddobberen.

De dm'ers zette een bredere koers in, in 2000 ontstond de term ecm. De bovenkant van de cms-markt wilde maar wat graag richting enterpriseniveau doorstromen en stapte ook op de boot. Een aantal cms-partijen was ook al niet vreemd van het toekennen van (inferieure) dm-eigenschappen aan hun product. Bij kleinere organisaties met beperkte dm-behoefte kon een cms echter voldoende functionaliteit bieden.

Als je in Nederland naar een gemiddeld ecm-event gaat, zie je nog steeds veel spelers met oorsprong uit de cms-markt. Een aantal mikt op ecm, andere focussen meer op wcm. Ook bij dit ecm-topic zien we een aantal specialisten met oorsprong in de cms-markt.

Naast dm en wcm zijn workflow (wf), record management (rm) en digital asset management (dam) belangrijke onderdelen van ecm. Elk zichzelf respecterend wcm doet ook aan wf en dam. Ecm-suites breiden zich steeds verder uit, bi en bpm zijn geen onbekenden van de familie. Dit rijtje is niet compleet, maar het is duidelijk: ecm vindt zijn oorsprong in diverse specialisaties.

Realiseren organisaties de diversiteit, welke nog veel groter blijkt als je op afzonderlijke disciplines focust? Dat elk ecm-product zijn sterke en zwakke punten kent. Corresponderen de zwaartepunten in de productselectie nog met de feitelijke ambities? Of moet het beste paard nog van stal gehaald worden, om die belangrijkste ambities te realiseren?

Naar mijn mening zijn er veel partijen die met hun keuze voor ecm een totaaloplossing denken binnen te halen, om later te ervaren dat het niet alle ambities waar kan maken.
Ontwikkelt men uitgebreide wensen op gebied van digitale media, dan zullen de gemiddelde dam-faciliteiten van een ecm-oplossing niet toereikend genoeg blijken. Met behoorlijke internet ambities ontkom je niet aan een serieus wcm. Dan komt de vraag voor een 'best of breed'-oplossing dus om de hoek kijken.

Soms kan men beter eerst goed over de ambities nadenken, alvorens een beroep op de familie te doen. Ecm en 'best of breed' : meer, groter en duurder versus specifieker, beter en efficiënter?

Ik ben benieuwd naar jullie ervaring en mening!

Paul Baan, 16-06-2008 15:43

Leuke en rake analyse, maar ik wil toch wat nuanceringen aanbrengen. Je wekt de suggestie dat best-of-breed een compromis inhoudt, namelijk dat kopers op de onderliggende onderdelen van ECM genoegen moeten nemen met minder dan in het geval van point-solutions.

Wanneer je bijvoorbeeld de Digital Asset Management (DAM) markt neemt, dan gaat die vlieger niet op. In de DAM markt had je voorafgaand aan de consolidatie twee grote marktleiders, die volwassen producten leverden die ook bij de zwaardere mediapartijen werden ingezet. Dit waren Artesia en Bulldog. Ook toen al beschikten de ECM leveranciers over diepe zakken. FileNet (IBM) en Documentum (EMC) kochten die partijen gewoon op om hun portfolio te vervolmaken. Dus ja, daarmee werden deze DAM marktleiders in hun vakgebied onderdeel van een best-of-breed oplossing op geaggregeerd niveau, maar de kwaliteit van de DAM oplossing binnen de ECM suite leed er bepaald niet onder.

Ook op andere vlakken zoals records management zag je dit soort bewegingen. In dit kader is de acquisitie van EMC van het Hollandse (Hup Holland!) X-Hive ook een aardige. Als point solution had X-Hive absoluut een bijzondere positie in de markt, met een technologisch superieure oplossing die daardoor bij zeer vooraanstaande klanten werd ingezet. Nu is X-Hive nog niet geintegreerd, daarvoor is de acquisitie te kort geleden gebeurd, maar ik durf wel te stellen dat een keuze voor EMC Documentum straks geen concessie betekent aan XML capabilities ten opzichte van een point solution.

Richard Verbeek, 19-06-2008 14:37

Er zijn naar mijn mening maar weinig bedrijven die een ECM suite als geheel kopen. Dit is in het verleden wel gebeurd, maar vaak bleek de implementatie door een gebrek aan focus volledig vast te lopen.

Wat we tegenwoordig vaak zien is dat bedrijven een oplossing zoeken voor een specifiek project. Daarbij zoeken zij dan ten eerste naar de beste functionality-fit voor het onderhavige project en wordt daarna pas gekeken naar de bredere ECM suite waar de 'punt' oplossing deel van uitmaakt. Dat heeft inderdaad als risico dat de overige componenten een compromis vormen.

Ik ben het echter met Paul Baan eens dat de top drie ECM leveranciers hun portfolio de laatste jaren hebben gecomplementeerd met best-of breed oplossingen waardoor het 'compromis' risico beperkt is.(trouwens, Artesia DAM is nu onderdeel van de OpenText suite, niet van Filenet of Documentum)
Ik denk dat de belangrijkste succesfactor voor het welslagen van ECM binnen een organisatie een goede implementatieroadmap is die focust op het oplossen van actuele business issues, in tegenstelling tot een focus op het implementeren van de ECM suite perse.

Paul Jongen, 19-06-2008 16:41

Integratie tussen de verschillende ECM componenten van de ECM-suite leveranciers is vaak zeer basaal, dus vanuit technologisch oogpunt kan vaak niet van een echte ?suite? gesproken worden, maar meer van een samenraapsel. Oorzaak is het grote aantal overnames dat de ECM-suite leveranciers hebben gedaan. Vooral de integratie tussen WCM en DM is een uitdaging. Je ziet dus ook vaak dat WCM bij de ��n en DM bij de ander wordt gekocht, zoals Richard al melde. In ?The Forrester Wave?: Enterprise Content Management Suites, Q4 2007? wordt wel een belangrijk voordeel van ECM-suite leveranciers genoemd, nl: een enkel aanspreekpunt voor alle ECM tools.
De primaire processen van organisaties lopen steeds vaker tot buiten de organisatie (Extended Enterprise en Front-mid-back Office integratie). Een (Web2.0) website wordt daardoor een wezenlijk middel om in de extended-ECM behoefte te voorzien. ECM suites en ook point-solution leveranciers (best-of-breed zo u wilt) hebben hier nog onvoldoende antwoord op. Termen als ?ECM suite? en ?best-of-breed? hebben vooral betrekking op het eigen proprietary product (wij hebben alles, wij zijn de beste) en missen de context van integratie en co�peratie. De toekomst is Open ECM, liefst gebaseerd op Open Standaarden.

Joost van de Wijnkel, 19-06-2008 18:23

Best-of-breed of een volledig ECM suite? Je kunt inmiddels best-of-breed beleven door een suite aan te schaffen. De grens is niet meer zo zwart/wit. Kijk naar de ECM leveranciers als OpenText en EMC, deze hebben nu zoveel functionaliteit geadopteerd (dus de oude best-of-breed) in hun pakket dat ze als ECM suite eigenlijke al een best-of-breed oplossing aanbieden .
Alleen op basis van prijs of zeer specifieke functionaliteit kan nog gekozen worden om diverse best-of-breed oplossingen in te zetten. Bijvoorbeeld organisaties die voor hun bedrijfsbrede intranet, waarin redelijke statische content wordt gepresenteerd, vaak een oplossing kiezen waarbij prijs en gebruikersvriendelijkheid voor redacteuren bepalend zijn. Voor specifieke afdelingen gebruiken ze dan bijvoorbeeld DMS oplossingen van andere leveranciers.
Doorgaans zien we echter de bedrijfsbrede succesimplementaties plaatsvinden door suites te implementeren. De verregaande mate van integratie in een suite geeft de organisatie het bedrijfsbrede voordeel waarop we vooraf de business case baseren.

Richard Fransen, 19-06-2008 19:12

Het vakgebied ecm heeft zich het laatste decennium sterk ontwikkeld. Zoals Vincent in zijn artikel al aangeeft zijn de van oorsprong specialisten naar elkaar toegegroeid. En door overnames is de tegenstelling tussen suite en Best-of-Breed (BoB) leveranciers verder vervaagd en eigenlijk steeds minder interessant geworden.
Bezint eer ge begint is een goed uitgangspunt voor iedere beslissing en implementatie, en dus ook voor ecm. Maar om de functionele ambitie bepalend te laten zijn voor de keuze voor een Suite of BoB gaat mij te ver. Bij deze keuze spelen teveel andere factoren een rol, zoals de reductie van het aantal leveranciers, de continuiteit van de leverancier en de kosten van integratie en beheer. Net als de visie van de organisatie of ecm wel of geen onderdeel moet zijn van de basis ict-infrastructuur.
Een interessante ontwikkeling is de opkomst van de service oriented architecture (soa). Organisaties die een infrastructuur benadering kiezen kunnen straks een ecm-fundament kiezen bij een platform-leverancier (IBM/FileNet, Microsoft, Oracle) of een grote suite-leverancier (EMC, OpenText). Waar nodig kan deze worden verrijkt met een betere presterende module van een andere Suite of BoB leverancier. De wijze waarop ecm-leveranciers letterlijk en figuurlijk aanhaken op de soa gedachte zal medebepalend worden voor hun succes. BoB leveranciers krijgen met soa een kans om zich op hun expertisegebied te onderscheiden en herpositioneren.
Wellicht wordt de discussie Suite versus Best-of-Breed (BoB) hiermee opnieuw leven ingeblazen.

Ed Steenhoek, 20-06-2008 8:34

Na lezing van het artikel en de reacties, kom ik tot twee belangrijke conclusies.

Ten eerste draait het implementeren van ecm binnen een organisatie slechts in de marge om technologie en is de mate van succes in de verste verte niet afhankelijk van de uitkomst van de discussie tussen Best of Breed (BoB) versus suites. Voor wie dit nieuws is, moet maar eens gaan buurten bij AIIM en de de-facto definitie van ecm nalezen. Als je alles buiten het it gedeelte goed doet, dan kun je niet meer struikelen over de it. Helaas zien we nog teveel ecm initiatieven die ontstaan vanuit een ict motivatie...

Ten tweede is 'integratie' een vaag begrip. Suites zijn net zo goed 'geintegreerd' als een verzameling Best of Breed producten. Door het vele opkopen van kleinere en vaak niche spelers zijn een aantal grote spelers ontstaan. Dat daarmee een volledig spectrum aan functionaliteit beschikbaar komt is evident. Dat het voordelen heeft om maar met 1 leverancier te moeten werken, kan maar hoeft echter geen voordeel zijn. Cruciaal bij integratie is, dat ik transparant en ongelimiteerd alle functionaliteiten van alle onderdelen kan gebruiken.

EMC Documentum is al aangehaald. Voor mij is dat het perfecte voorbeeld van een suite die GEEN suite is. Het is een verzameling Best of Breed. Captiva (scanning/imaging) is niet geintegreerd. Het werkt goed samen en je kunt data uit de repository halen, maar dat is niet transparant, verre van volledig en zeker geen twee-weg. Laat staan een interface. Voor DocSciences komt een dergelijke analyse te vroeg. Evenzo voor X-Hive, maar zelfs binnen de 'core' is het - laten we even aardig voor ze zijn - nog niet af. WebTop (DM) en WebPublisher (WCM) werken dan wel op 1 repository, maar weer: niet transparant, volledig en twee-weg. Een HTML renditie van een MS Word document (die zit dus in het DM deel) de typische attributen en daaraan gekoppelde functionaliteit uit het WebPublisher deel (bv. effecturen einddatum van publicatie op intra- of internet) meegeven gaat dus niet. Natuurlijk, met een ongelimiteerd budget en een paar handige programmeurs kun je het er wel bij klussen.
Het feit dat het op 1 repository werkt is dus niet de norm. Het feit dat er een services framework in zit is niet de norm.

Dit zijn voorbeelden. Geen oordeel dat ecm niet goed is of anderen beter. Ook anderen maken zich hieraan schuldig. Natuurlijk is het te begrijpen. Ze kunnen niet ongestraft alles van scratch af aan opnieuw opbouwen. Maar laten we vooral onze ogen openhouden om niet in de marketing machine van deze reuzen vast komen te zitten zonder de onderliggende technologie fysiek aan de tand te voelen VOOR dat tot aanschaf en implementatie wordt overgegaan. En dat dan pas NADAT we al het voorwerk hebben gedaan zodat we weten welke ecm functionaliteit wanneer, waar en waarvoor nodig is.

Freddie van Rijswijk, 20-06-2008 10:02

De inzet van IT en dus ECM tooling moet de business helpen om sneller te kunnen reageren, en dus te veranderen, en het effectiever en effici�nter uit kunnen voeren van hun primaire processen. ECM Suites of 'Best of Breed'-oplossingen kunnen hier NIET aan voldoen omdat de constellatie, benodigd voor de oplossing, niet centraal gemanaged kan worden. De business zal ECM dan ook eerder als last dan als voordeel ervaren en daarmee vormt het een gevaar voor het succes. Het ECM project kan technisch als succesvol worden ervaren maar of het echt succesvol is zit hem in 'the eating of the pudding' namelijk het gebruik door de business.

Constellatie management: Vraag jezelf af, of nog beter, doe een Proof of Concept wat er aan inspanning en doorlooptijd nodig is om een kleine wijziging live te brengen of nieuwe functionaliteit. Wat is de impact van een update in de infrastructuur of een nieuwe productrelease? Ik kan u garanderen dat dit bij de grote namen (IBM, EMC, Oracle, OpenText) geen sinecure is. De reden hiervoor ligt in het feit dat hun producten

1) niet met visie en onder architectuur zijn gebouwd maar bij elkaar zijn gekocht

2) ze afhankelijk zijn van derden (database leveranciers, applicatie servers, etc.)

3) er geen sprake is van integratie maar van interfaces.

Ga maar na, wat is er nodig is om alle handgeschreven code in de verschillende omgevingen (integratie-code, UI-code, document layouts, interfaces, etc.) als consistent geheel te managen (versie management), te testen en te deployen. De beste test is een PoC die niet alleen een release door de DTAP heen loodst maar die een versie uit productie kan terug draaien en vervangen door de vorige versie. Utopie? niet in de wereld waar ik werkzaam ben.

'Best of Breed': Ben het eens met Vincent dat je ieder product moet beoordelen op zijn sterke en zwakke punten en dit in relatie tot je eigen requirements. Ik wil de bedrijven dringend adviseren om de analist rapporten te laten voor wat ze zijn en zelf een Proof of Concept te doen. Het is ons niet gelukt om ook maar ��n analistbedrijf (Forrester, Gartner, Madisson) bereid te vinden om een diepgaand product vergelijk te doen (geld speelt geen rol) om hun rapporten te onderbouwen met feiten. Hun belangen (lees sponsorship door de vendors) zijn te groot en net als consultingbedrijven leven ze van FUD fear, uncertainty and doubt. De meeste vendors besteden 50 procent van hun omzet aan marketing en wie betaald daar aan mee?

Laten we ons als IT professionals gaan gedragen en ons gezond verstand gebruiken en de producten of het nu Suites zijn of 'Best of Breed' gaan beoordelen op hun waarde voor onze business. Een artikel wat hierop in gaat is 'Reality Check: What does Gartner really DO?' http://www.pbs.org/cringely/pulpit/2008/pulpit_20080516_004925.html.

Freddie van Rijswijk, 20-06-2008 10:29

Addendum
X-Hive behoort nu tot de EMC Documentum stal.
Natuurlijk had ik ook Microsoft moeten noemen als grote speler :-).

Paul Jongen (II), 20-06-2008 13:39

Best-of-breed v.s. ECM suite is volgens mij een oude discussie over partijen die legacy van de vorige eeuw hebben. Wordt er in een moderne IT architectuur nog gedacht over BoB v.s. Suite? Kijk bijvoorbeeld naar de vele integratiemogelijkheden die Websites als Facebook, Google, Yahoo, Flickr, etc. bieden. Best-of-Breed v.s. Suite is hier helemaal niet aan de orde. Openheid is hier het devies. Dat zouden meer mensen moeten doen.

Paul Ruijgrok, 22-06-2008 20:52

Suites of best of breed, het is een technische architectuurkeuze. Zulke keuzes laat ik liever aan de architecten over.

Wat ik echter mis in de hele discussie, is dat de doelgroepen van ecm zeer verschillend zijn. Zo zijn ook de processen die met ecm ondersteund worden zeer verschillend. Een beleidsmedewerker die met een strategische visie bezig is, zal andere eisen stellen aan ecm dan een medewerker belast met klachtafhandeling.

Deze diversiteit vraagt om verschillende oplossingen. Een suite toepassen die ruimte biedt aan deze diversiteit is ideaal, maar ik heb ze in de markt nog niet gezien. Dus zullen er binnen organisaties meerdere oplossingen gezocht moeten worden. Dat kunnen best 2 of 3 suites zijn, of b.v. 8 best of breed oplossingen. Zolang die verschillende groepen en die verschillende processen maar op een goede manier ondersteund worden. En de verschillende oplossingen zullen, waar nuttig, geintegreerd moeten worden.

Pim van Ekelenburg, 24-06-2008 11:06

Organisaties willen centraal beheer van informatie. Zij streven daarom naar zo weinig mogelijk technologieleveranciers die tevens 'naadloze' integratie van de betreffende technologie?n beloven.
Omdat ECM technologie primair infrastructureel is - zie de trend om ECM als platform te positioneren - zal ECM technologie vooral voordelen opleveren als verschillende eilandoplossingen worden gebundeld. Dus als bijvoorbeeld drie contentmanagement systemen worden vervangen door ??n.
Best of breed is pas interessant als een technologie dermate extra toegevoegde waarde levert dat de kosten van integratie ervan verantwoord zijn.
Bij welke keuze dan ook; als bedrijfsprocessen veranderen door bijvoorbeeld het gebruik van extra of andere functionaliteit, ontstaan problemen, omdat organisaties zich niet parallel richten op de rol, betekenis en impact van de informatie in deze processen.
Dit levert dan direct een sterk ?net niet? gevoel op bij de informatiewerker.
En daar zijn helaas heel veel voorbeelden van te vinden. Dit heeft niets te maken met technologie.

Vincent van Gentevoort, 24-06-2008 12:42

Leuk al die reacties!

Ik zie ook voldoende inspiratie voor volgende artikelen, bijvoorbeeld over open standaarden. Een hot item welke een aantal keer aangehaald wordt. Het staat naar mijn mening overigens los van dit onderwerp. Behalve natuurlijk als het om integratie tussen de ECM suite en een Best of Breed oplossing gaat.

Ik denk overigens dat het in veel gevallen, zeker bij grotere organisaties en is, niet of.

Paul Jongen (III), 25-06-2008 19:48

Leuke on-topic intermezzo over multi talented Garfield "suite" en "best-of-breed" Nermal.
http://www.youtube.com/watch?v=IMUPGIoekb0
P.S. Ik had het graag willen "embedden".

Freddie van Rijswijk, 15-07-2008 9:40

Ik moet een rectificatie maken op mijn voorgaande post. Strategy Partners is bereid om een diepgaand onderzoek te doen en daarvoor alleen maar respect en bewondering.

Hierbij dan ook mijn excuses aan Strategy Partners. Ik hoop dat de andere analisten hun voorbeeld gaan volgen.

Enterprise Content Management / Opinie

De familie ECM en het beste paard van stal

Kennismanagement en informatiesystemen

Monitor ICT-deskundigheidsbevordering

Computable Events ECM

EMC introduceert Documentum 6.5

Bouwfonds verbetert informatievoorziening en interactie met zijn doelgroepen

ECM als totaaloplossing maakt ambities niet waar

ECM threat analysis?