UWV ontbeert goed e-mailbeheersysteem

Uitkeringsinstantie UWV bewaart zijn relevante e-mails niet systematisch. Hierdoor kunnen de problemen rond de stilgelegde bouw van het nieuwe Wia-systeem niet goed worden gereconstrueerd.

Uitkeringsinstantie UWV heeft geen goed systeem voor het bewaren van belangrijke e-mails. Dat concludeert de Inspectie Werk en Inkomen naar aanleiding van het onderzoek naar de mislukte nieuwbouw van het ict-platform voor de uitkeringswet Wia. De ontwikkeling van het platform, dat de opvolger van de WAO in goede banen moest leiden, werd in juni 2008 na 2,5 jaar bouwen, stilgelegd.

Door het ontbreken van een e-mailmanagementsysteem is het volgens de inspectie ‘onvoldoende mogelijk om de besluitvormingsprocessen en de opvolging van besluiten te reconstrueren'. Zo'n reconstructie is van belang voor het analyseren van de problemen die zich tijdens de bouw van het ict-systeem voordeden.

Archiefwaardig

De inspectie merkt op dat ‘e-mails in het verantwoordingsdossier nagenoeg geheel ontbreken' omdat e-mailverkeer niet systematisch wordt bewaard. "E-mails met relevante informatie over de uitvoering zijn archiefwaardig", aldus de inspectie. Een woordvoerder van UWV bestrijdt echter dat de instantie relevante informatie niet bewaart. "Alle belangrijke communicatie wordt bewaard."

De woordvoerder erkent dat de instantie op dit moment geen e-mailmanagementsysteem heeft, maar wekt niet de indruk hier op korte termijn prioriteit aan te geven. Hij zegt dat zo'n systeem "geen doel op zich" is en wijst erop dat UWV in een brief aan minister Donner enkele speerpunten voor toekomstig beleid heeft opgesteld. "Het kan onderdeel zijn van wat wij in de brief aan minister Donner ‘besturing' noemen."

Speerpunten UWV

Naar aanleiding van het stilgelegde nieuwbouw voor de Wia en het onderzoek ernaar, stelde uitkeringsinstantie UWV enkele speerpunten op.

1: Ontmantelen van het programma
Dit betreft onder andere het veiligstellen van de verschillende producten, afronden van de contracten en de overplaatsing van interne medewerkers.

2: Opstellen van een verantwoordingsdossier door de accountant
Hierbij wordt achterhaald wat feitelijk is gebeurd in het programma Wia en waaraan het geld (87 miljoen euro) is besteed.

3: Fundamentele herbezinning
Er is gekeken naar de herbruikbaarheid van de opgeleverde producten (slechts vier procent), naar de inzet van de noodvoorziening (kan nog vijf jaar worden gebruikt), naar de gevolgen voor de businesscase die UWV heeft voor de vernieuwing van zijn systemen en naar de 'ict-volwassenheid en -besturing vanuit een samenhangende ict-strategie'. Een e-mailmanagementsysteem zou passen in deze ict-besturing.

Bron: brief van UWV aan minister Donner (26-9-2008)

Seminar over e-mailmanagement

Wet- en regelgeving, zoals de Amerikaanse wet Sarbanes-Oxley, maken informatiebeheer steeds belangrijker. E-mail is de meest gebruikte vorm van communicatie. Welke e-mailgegevens moeten worden bewaard? Hoe zit het met onzichtbare besluitvorming? En hoe zorg je ervoor dat deze data vindbaar is, maar niet dubbel wordt opgeslagen?

Met praktijkcases van verschillende sprekers worden deze en andere vragen op het vlak van e-mailmanagement tijdens Computable seminar beantwoord.

peter van den bemt, 15-10-2008 16:17

Een E-mailmanagementsysteem. Ik heb intussen heel wat ICT-organisaties mee mogen maken, maar dit is nieuw voor mij. Er wordt iets nieuws op de markt gebracht. Wat is er dan mooier dan een onderzoek te doen op een gefaald project, in dit geval bij het UWV, en dan zeggen: wij kunnen geen goed onderzoek doen want jullie hebben geen goed e-mail management uitgevoerd. Goedkoop vind ik dat. Vertel mij eerst maar eens wat een e-mailmanagementsysteem aan meerwaarde levert. En hoe je dat dan dacht te implementeren. Met wat ik me erbij voorstel, zie ik dat net zo falen als dat UWV-project.

Jay, 15-10-2008 16:41

Peter, dat is helemaal juist gezien. Alsof je zonder een e-mailmanagementsysteem geen onderzoek zou kunnen doen: Dan zou er in Nederland nog nooit een onderzoek kunnen zijn uitgevoerd, want noem mij een organisatie met een deugdelijk (=?) e-mailmanagementsysteem en ik toon je een valse bewering.
*Niemand* (inclusief ECP.nl en dat soort clubjes) weet nog wat een deugdelijk e-mailmanagementsysteem is, dus kunnen de onderzoekers ook niet zeggen dat het daaraan heeft gelegen dat ze te dom zijn om een onderzoek uit te voeren.

Jan, 24-10-2008 0:02

Nou, niemand ... Wij gebruiken in ieder geval SuperOffice voor onze CRM, waarin ook alle (relevante) e-mail wordt gearchiveerd. Een link tussen Outlook en SuperOffice zorgt ervoor dat e-mails eenvoudig per klant en/of project kunnen worden gearchiveerd. Heb hierdoor geen enkel probleem met het terugvinden van e-mails.
Is dit wat in de buurt komt van goed e-mailmanagement, of komt er meer bij kijken?

	Aantal reacties met 3+ sterren		Gemiddelde waardering
1	PaVaKe	154	6.4
2	Reza Sarshar	120	6.7
3	Henri Koppen	109	6.4
4	edekkinga	79	6.6
5	Jaap-G	53	6.1
6	Guido Groeneweg	49	6.3
7	Ruud Mulder	47	6.5
8	mauwerd	43	6.1
9	Frank Brechts	43	6.0
10	Rob Koelmans	40	6.3

Nieuws / ECM

UWV ontbeert goed e-mailbeheersysteem

Archiefwaardig

10-02 Infor helpt Ferrari met bouwen F1-auto's

10-02 Tester Four Oaks in Israëlische handen

10-02 IS Online en Tres zijn klaar voor Elfstedentocht

10-02 SecureLink migreert Microsoft-diensten Atradius

10-02 Nieuwe software brengt Vitens in problemen

10-02 Ex-Misys-topman moet CSC uit penarie helpen

10-02 Veenman en 20/20 vision adviseren samen klant

10-02 Cisco maakt 2,2 miljard dollar kwartaalwinst

10-02 Misys en Temenos willen fuseren

10-02 Raet stelt Schrijnemaekers als nieuwe CFO aan

10-02 Nieuwe software brengt Vitens in problemen

10-02 Veenman en 20/20 vision adviseren samen klant

09-02 MySapply koopt collectief accountantsdiensten in

08-02 Exxellence niet naar rechter om 'pijnloze...

08-02 Atos wint opnieuw aanbesteding Dimpact

08-02 Nij Smellinghe live met geïntegreerd...

07-02 'Mislukken EPD lag niet aan ICT'

07-02 Hou zicht op de informatie bij HNW

03-02 IntraData en Centric breiden samenwerking uit

03-02 Unit4 regelt herfinanciering van 150 miljoen euro

27-10-09 UWV reorganiseert ICT-afdeling

23-10-09 Laag salaris hindert UWV bij werven ICT'er

21-10-09 UWV huurt nog steeds te veel externen in

08-12-08 Politiek verbaasd over nieuwe interim-baas UWV

05-12-08 Donner: collectief geheugen ontbreekt bij UWV

04-12-08 'Logica heeft onwetendheid UWV niet misbruikt'

26-11-08 ICT achter fusie UWV en CWI rammelt

14-11-08 Ook privacy is belangrijk bij e-mailbeheer

28-10-08 ICT’er ergert zich aan CC’en

27-10-08 Compliance geen reden voor mailarchivering

24-10-08 ‘Vooral de kostprijs moest omlaag'

22-10-08 Vijf tips voor e-mailmanagement

15-10-08 'ICT-integratie UWV en CWI ligt op schema'

07-10-08 Noodvoorziening WIA is nog vijf jaar bruikbaar

06-10-08 UWV kan 4 procent van WIA-project hergebruiken

29-07-08 'Logica toonde slechte mentaliteit bij WIA'

25-07-08 Inspectie twijfelde al in 2006 aan WIA-project

24-07-08 'Maatwerk was nodig voor snelle bouw WIA'

23-07-08 UWV hoopt op hergebruik WIA-systeem

28-07-08 Agile kon WIA-fiasco UWV voorkomen

Onmiddelijke toegang tot ongestructureerde informatie