Compliance geen reden voor mailarchivering

Roompot Vakanties handelt alle boekingen, interne nota's en managementrapportages af via e-mail.

Roompot Vakanties handelt alle boekingen, interne nota's en managementrapportages af via e-mail.

Compliance is nauwelijks een reden om mail te archiveren. Het kunnen terugvinden van één specifieke mail is dat wel. Vierendertig procent van de organisaties vindt dat de wet- en regelgeving op het gebied van mailbeheer organisaties onnodig op kosten jaagt.

De reden die door organisaties het vaakst wordt genoemd om hun mail te archiveren is ‘het terug kunnen vinden van een specifieke mail.' Veertig procent van de ondervraagden noemt deze reden. Binnen de zakelijke dienstverlening wordt dit argument het meest genoemd, namelijk door vijfenzestig procent van de geênqueteerden. Dat blijkt uit onderzoek van MarketCap in opdracht van Computable onder ruim duizend ict'ers.

Compliance is voor bedrijven één van de minst belangrijke redenen om hun mailarchief op orde te brengen: slechts vijftien procent van de ondervraagden noemt dit argument als reden om gebruik te maken van mailarchiveringsoplossingen.

Desondanks is zesentwintig procent van de geênqueteerden het deels eens met de stelling ‘De wet- en regelgeving op het gebied van mailbeheer jaagt organisatie onnodig op kosten'. Acht procent is het er zelfs volledig mee eens.

Juridische argumenten

Een ‘betere beheersing van mail' vormt wel een belangrijke reden om mail te archiveren, vooral binnen de zakelijke dienstverlening. Over het geheel genomen noemt achtendertig procent van de ondervraagden deze reden. Binnen de zakelijke dienstverlening wordt het argument door maar liefst eenenvijftig procent van de geênqueteerden genoemd.

Op de derde plaats volgt ‘voor juridische en operationele doeleinden', dat door achtentwintig procent van de organisaties wordt genoemd als reden om mail te archiveren. Niet geheel verwonderlijk wordt dit argument binnen de financiële dienstverlening het hoogst aangeslagen: voor zesenzestig procent van de financiële dienstverleners zijn juridische en operationele doeleinden een reden om mail te archiveren.

Andere redenen om mail te archiveren spelen in mindere mate een rol: bijna twintig procent van de ondervraagden noemt ‘het minder belasten van de mailserver', veertien procent ‘het overbodig maken van persoonlijke archivering', negen procent archiveert mail om kosten te besparen.