Informatie is niet (meer) te managen

COMPUTABLE EXPERT

Daphne Depasse

Zelfstandig Informatie- en Kennismanager

Expert van Computable voor de topics: CRM en ECM

Meer

Is het mogelijk om alle digitale content binnen een systeem te vervaardigen, te gebruiken en te beheren? Ik denk het niet. De wereld is veranderd en informatie valt niet meer te managen. Ik sprak hierover met Prof. dr ir Rik Maes (hoogleraar Informatie- en communicatiemanagement aan de Faculteit Economie en Bedrijfskunde van de Universiteit van Amsterdam). Zijn stelling: “in de complexe omgevingen van nu gaat informatiemanagement niet over het bieden van zekerheden, maar over het omgaan met onzekerheden. Van het beheersen naar het verwelkomen van het onverwachte.”

In de jaren tachtig werden de documentmanagementsystemen ontwikkeld om ongestructureerde informatie te automatiseren, gevolgd door enterprise content management (ecm): gericht op het managen van een breder scala aan typen content (webcontent, transacties, e-mail en audio, video,...). Maar, de wereld is in razend tempo veranderd en ook de manier waarop met kennis en informatie wordt omgegaan. Mensen gebruiken allerlei kanalen en middelen; informatie stroomt aan alle kanten organisaties in en uit, via vele systemen (blogs, wiki's, twitter, slideshare, linkedin,...). Daarbij is de hoeveelheid data in de wereld enorm gegroeid: van twee exabite 2002 naar 250 exabite in 2008. Dit is ongelimiteerd en nauwelijks meer te bevatten. En niet meer te beheersen en managen. We zullen op een andere manier na moeten gaan denken en informatie anders gaan benaderen.

Voor organisaties is het een hele stap om alle maatschappelijke en technologische veranderingen te vertalen naar hun eigen omgeving - ze hebben het hier moeilijk mee. "Waar apparaten vooral ingezet werden om te controleren, te beheersen en te meten, is de wereld nu onbeheersbaar geworden. Veel organisaties hebben dat nog te weinig door en zijn in de praktijk nog erg gericht op de klassieke automatisering - gebaseerd op de machinemetafoor, " aldus Rik Maes. "Ze denken nog altijd dat informatietechnologie iets is wat in de kelder zit - iets dat grootschalig is, intern is, technisch is en infrastructureel. We organiseren complexe grote systemen, terwijl de buitenwereld met iPhones en iMac's bezig is. En organisaties worstelen met hun ict-infrastructuren, maar - zo blijkt ook uit een studie van Accenture - 60 procent van de jongere medewerkers (< 28 jaar) wil hun eigen infrastructuur, hun eigen iPhone en Apple computer, gebruiken tijdens hun werk. Ook daar merk je nog weinig van binnen organisaties - dat is echt een discrepantie."

Veel organisaties gaan volgens Rik Maes nog uit van het beheersingsdenken; van het idee dat je controle op informatie hebt; dat die informatie van jou is, van de organisatie. "We zijn geneigd om naar de wereld te kijken vanuit de gedachte dat informatie en kennis iets is wat je in computers opslaat - iets dat je kunt opslaan in databases en kunt kopen en verkopen. We zijn bezig met structureren, ordenen en het eenduidig maken van informatie. We denken dat we kunnen beheersen, meten, controleren en sturen. Maar in de realiteit is dat niet houdbaar. De werkelijkheid is anders: mensen, klanten en nieuwe medewerkers leven in de veranderde wereld - en dat is een andere wereld."

"Ict is fundamenteel onbeheersbaar en dat geldt in overtreffende mate voor informatie," aldus Rik Maes.

Voor wie geïnteresseerd in het volledige interview van mij met Rik Maes, kan een mailtje sturen naar: daphne@depasse.nl