Als je governance maar goed zit

Computable Expert

drs. Erik Hartman

Adviseur, spreker en analyst

Expert van Computable voor de topics: ECM en Overheid

Meer

Graham Oakes (UK) spreekt op het Hartman Event 2009 over governance. Nu is er de laatste tijd weer veel te doen over governance, maar er is ook veel verwarring over wat het nu precies is en waarom het zo belangrijk is. Daarom vroeg ik Oakes om alvast een tipje van de sluier op te lichten.

Hartman: Waarom mislukken informatiemanagementprojecten?

Oakes: Informatiemanagementprojecten falen vaak om dezelfde reden als andere projecten: zwakke sponsoring, slechte communicatie, ineffectieve beslissingen etc. Projectmanagers weten al lang wat de oorzaak is van mislukte projecten. Zij produceren al decennialang lijsten van oorzaken voor mislukking. Wat dat betreft verschilt de lijst van nu in niets met die van dertig jaar geleden. Op de een of andere manier lukt het ons maar niet om die oorzaken weg te nemen.

Ik denk dat er een hoofdreden zit achter al die projectmislukkingen. In complexe en dynamische projecten verliezen mensen het contact met de werkelijkheid. Als je niet bezig bent met wat er werkelijk in je project aan de hand is, dan kun je het niet effectief managen. En daarmee ben je waarschijnlijk op weg naar een mislukking.

Als we kijken naar informatiemanagement, dan zijn er een aantal factoren die een rol spelen: het is een relatief jong domein dat zich voortdurend ontwikkelt, het beheren van informatie als een op zichzelf staand 'asset' is voor veel mensen een (te) complex concept. Dit maakt het nóg moeilijker om contact te houden met de werkelijkheid.

Hartman: Wat kan men hier tegen doen?

Oakes: Er zijn een aantal hulpmiddelen die men kan gebruiken om contact met de werkelijkheid te houden. De meeste projectmanagementtools helpen juist op dit punt. Als je ze in dit licht ziet, gebruik je ze waarschijnlijk meer effectief dan wanneer je 'op de automatische piloot' een projectmanagementmethodiek volgt.

Maar een aantal tools zijn bijzonder nuttig. Projectreviews zijn een uitstekende manier om even uit de dagelijkse projectdrukte te stappen en te kijken naar wat er werkelijk aan de hand is. Een review die is uitgevoerd door een onafhankeljke derde partij ('project assurance') is uiterst bruikbaar. Een iteratieve ontwikkelmethodiek kan ook een prima middel zijn om je regelmatig terug te brengen in de realiteit. Ten slotte is het opzetten van een optimaal raamwerk van projectdoelstellingen ('project metrics'), die worden gepresenteerd op een voor iedereen zichtbare plek, de zogenaamde 'information radiators', erg nuttig.

Hartman: Wat is governance?

Oakes: Governance gaat over het maken van de juiste beslissingen. Het gaat in het bijzonder over het zekerstellen dat de juiste mensen betrokken zijn bij elke beslissing en dat zij de juiste procedure volgen in het maken van deze beslissingen.

Hartman: Waarom is governance belangrijk? En, voor wie?

Oakes: Als de juiste mensen erbij worden betrokken en deze mensen volgen de juiste procedures ('due process'), dan worden beslissingen genomen die rekening houden met de behoeften en doelstellingen van alle relevante stakeholders. Deze belissingen zijn dan ook gebaseerd op betrouwbare informatie en zijn 'in lijn' met de algemene prioriteiten. Dit verhoogt de kans dat dergelijke beslissingen als legitiem worden beschouwd; zij worden geaccepteerd door degenen die het effect van de beslissing persoonlijk ervaren. Door het van tevoren overeenstemming bereiken over het proces en de stakeholders, sluit je een heleboel overleg en politieke discussie uit tijdens het beslissingsproces. Dit bespaart veel tijd en energie.

Goede governance is belangrijk voor iedereen. Het borgt dat de wensen van de eigenaren van de organisatorische 'assets' (aandeelhouders, burgers, etc.) worden gerespecteerd. Het stelt een aantal duidelijke rollen en verwantwoordelijkheden voor het management. Het bespaart iedereen die betrokken is bij het maken van beslissingen veel tijd en pijn. Realiseer je dat wij allen honderden beslissingen per dag maken, zelfs de meest jonge medewerkers in een organisatie.

Hartman: Wat zijn de belangrijkste trends in governance?

Oakes: Governance werd sexy na Enron. De huidige kredietcrisis heeft opnieuw het belang van corporate governance (met name bij banken) aangetoond. Helaas heeft veel van deze aandacht alleen maar geleid tot misinformatie over wat governance werkelijk is. Veel leveranciers proberen je wijs te maken dat hun software 'governance doet'. Deze software ondersteunt misschien het observeren en implementeren van sommige aspecten van governance, maar dan vrij operationeel. Sommige van die software doet dat niet eens... Maar de kern van governance is het begrijpen van je stakeholders en het borgen dat er bij het maken van beslissingen op een juiste manier rekening wordt gehouden met hun behoeften. Dat kan software echt niet van je overnemen.

Hartman: Wat is een voorbeeld van best practice in governance?

Oakes: Breng je doelgroepen ('stakeholders') duidelijk in kaart. Begrijp hun behoeften, hun doelen en hun prioriteiten. Maak een matrix van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Stel een groep mensen samen die het beleid en de standaarden opstellen en onderhouden. Observeer de effectiviteit van beslissingen en leer en verbeter. Laat de beslissingen zoveel mogelijk nemen door mensen die beschikken over de beste informatie en die weten hoe zij die gegeven context moeten interpreteren. Als ik het zo stel, lijkt het een open deur, maar in de meeste organisaties is het extreem moeiljk om het op deze manier te doen.

Hartman: Waar gaat je nieuwe boek over?

Oakes: Project Reviews, Assurance and Governance gaat over het belang van het beschikken over de juiste informatie om de juiste beslissingen te maken bij het beheren, sponsoren of beoordelen van projecten. Projectreviews zijn een goede manier om zeker te stellen dat actuele, gevalideerde informatie terecht komt bij de belangrijkste doelgroepen ('key stakeholders') en dat zij deze informatie begrijpen en erop kunnen acteren. Reviews helpen de organisatie ook om te leren van hun gedrag; het verzamelen van kennis over wat wel werkt en wat niet. Als dit wordt teruggekoppeld kan men hier van leren en zaken verbeteren.

Hartman: Als mensen overwegen om serieus met governance aan de slag te gaan, wat is dan het eerste waar ze aan moeten denken?

Oakes: Ga naar je stakeholders in het management en vind uit wat de belangrijkste doelstellingen en prioriteiten van je organisatie zijn. Als je de governance zo inricht dat jouw beslissingen deze prioriteiten ondersteunen, dan voegen zij werkelijke waarde toe aan de organisatie.

Hartman: Wat kom je vertellen op het Hartman Event, 8 oktober a.s.?

Oakes: Mijn presentatie heeft de titel 'Governance. Making the right decisions for information management'. Ik leg uit wat governance is en waarom het belangrijk is. Ook ga ik nader in op enkele tools die je kunt inzetten om de governance in je organisatie voor elkaar te krijgen. Ik houd het heel praktisch en interactief. Bij al mijn presentaties over dit onderwerp krijg ik altijd veel vragen uit de zaal. Men worstelt met dit fenomeen en wil praktische tips. Nou, die geef ik graag!

Graham Oakes

Graham Oakes helpt organisaties bij het ontknopen van complexe technologie, relaties, processen en governance. Als onafhankeljk consultant heeft hij klanten als Sony Computer Entertainment, The Open University, the Council of Europe en the Port of Dover. Voordien was hij director of technology bij Sapient Limited en hoofd projectmanagement voor Psygnosis (een onderdeel van Sony).

Graham heeft een PhD-titel in geofysica. Hij een 'Fellow' van de British Computer Society. Zijn boek Project Reviews, Assurance and Governance verscheen eind 2008.