'Twee e-mailsystemen naast elkaar is geen optie'

Verzekeraar Achmea migreert van Notes naar Exchange

Na de fusie met Interpolis besloot verzekeringsmaatschappij Achmea zijn mailomgeving te migreren van IBM Lotus Notes naar Microsoft Exchange. 'Het was een makkelijke keuze', vertelt programmamanager Steph Berghuis. 'Exchange is de de facto standaard in vergelijkbare bedrijven.' Toch is niet iedereen tevreden.

Het is rustig in het grote pand van verzekeraar Achmea in Apeldoorn, met hier en daar wat medewerkers die aan hun pc of notebook werken. Net zo rustig als vorig jaar, toen de hele organisatie overstapte van IBM Lotus Notes naar Microsoft Exchange. Die migratie verliep vrijwel probleemloos, vertelt programmamanager Steph Berghuis van Achmea IT. 'We hebben tijdens de projectinventarisatie geen gekke dingen over het hoofd gezien.'

Migreren was nodig doordat Achmea in 2005 fuseerde met Interpolis. 15.000 medewerkers van Achmea gebruikten Notes en de 8000 van Interpolis hadden twee Exchange-omgevingen. Het naast elkaar gebruiken van beide platformen was geen optie, legt Berghuis uit. Hoewel tweederde van de gecombineerde organisatie Notes gebruikte, werd het Exchange.

Gemakkelijk

'Het was een gemakkelijke keuze', vertelt de programmamanager. 'Exchange is de de facto standaard in vergelijkbare bedrijven en we willen geen uitzondering zijn. Bovendien hebben de meeste medewerkers thuis geen Notes en gebruikte hun vorige werkgever het ook niet.' Het bedrijf gebruikt Exchange voornamelijk voor e-mail, agendabeheer en interne chat.

Per afdeling zette de verzekeraar in zo kort mogelijke tijd de drie systemen over op een nieuwe Exchange-server. 'Vooral de verhuizing van Notes was een huzarenstukje', vertelt Berghuis. Zo kon het persoonlijke mailarchief van Notes niet worden overgezet, waardoor alleen berichten jonger dan twee maanden werden ingeladen in Exchange. Voor oudere correspondentie moeten medewerkers alsnog de archieffunctie van Notes gebruiken. 'Maar uiteindelijk ging alles goed. Achteraf was iedereen er blij mee.'

Kunst- en vliegwerk

Toch blijkt niet elke medewerker even tevreden met het nieuwe systeem. 'Ik zou het toejuichen als we weer teruggingen naar Lotus Notes', vertelt Maud Hamel, die bij Achmea IT de inhuur van externe ict'ers regelt. 'Mailprogramma Outlook werkt weliswaar prima, maar ik mis de databasefuncties van Notes. Er is veel kunst- en vliegwerk nodig om de door ons gebruikte databases in Outlook te gebruiken.' Hamel ziet de overgang naar het nieuwe programma als een achteruitgang. 'Je kunt niet eens tegelijkertijd verzenden en archiveren!'

'Voor een mediumgebruiker als ik, werkt het anders prima', zegt junior communicatieadviseur Suzanne de Beer. 'Toen ik net bij Achmea kwam werken, moest ik erg wennen aan Notes. Het werkt niet intuïtief. Voor mij was de overgang naar Exchange prettig, en niet alleen voor de e-mail. Ik merk dat ik ook de chatfunctie Communicator veel vaker gebruik dan Lotus Sametime. Het is eenvoudiger ingericht dan Notes.'

Showcase

Achmea werd voor de migratie bijgestaan door vier consultants van Avanade. Dat het team van begin tot eind uit dezelfde mensen bestond, heeft bijgedragen aan de soepele implementatie, vertelt Berghuis. 'Er was Microsoft veel aan gelegen om het project probleemloos af te ronden. Voor de leverancier zijn wij een showcase.'

Van de eerste voorbereidingen tot de daadwerkelijke overgang nam de migratie ongeveer anderhalf jaar in beslag. Het team van Berghuis zette afdeling voor afdeling over op het nieuwe systeem. Dat gebeurde grotendeels geautomatiseerd en steeds buiten kantooruren. 'De volgende ochtend ging je gewoon met Exchange aan de slag en voor vragen kon je terecht bij speciale informatieteams die rondliepen', vertelt Berghuis. 'Informeren is misschien wel het belangrijkste van zo'n migratie.'

Toch op Notes

Ook de kennis van systeembeheerders werd bijgespijkerd met een speciale Exchange-opleiding. De meesten besloten echter om toch op Lotus Notes te blijven. Berghuis begrijpt dat gedeeltelijk. 'Sommigen werken al jaren met dat platform. Het is moeilijk om ze te laten overstappen. We zitten in een veranderingsproces waarbij duidelijke strategische keuzes zijn gemaakt. Notes zit daar niet bij. Uiteindelijk moeten de beheerders kiezen. Als ze niet over willen naar Exchange, zit er voor diegene op den duur niets anders op dan een baan te zoeken bij een organisatie die wel met Notes werkt.'

Voorlopig is Achmea nog niet klaar met de overstap naar Exchange. Berghuis: 'Er zijn nog duizenden programma's die draaien op Lotus Notes, zoals het prikbord en het aanvraagformulier voor een bezoekerspas. Op termijn moet alles zijn overgezet.'