Sedico bespaart kosten met snellere factuurafhandeling

Kanshebber voor de award Beste Business Case 2009

In de strijd om de beste business cases van 2009 hebben ook CSS Solutions en Sedico gezamenlijk een inzending gedaan. Met het project 'Factuurmanagement bij Sedico' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case hebben tot doel een efficiëntere verwerking van de grote hoeveelheid facturen om de kosten op een aanvaardbaar niveau te houden. Daarnaast wil Sedico via een webportaal zijn klanten direct inzage geven in hun gegevens, is een scherpe procesbewaking nodig en zijn er managementrapportages nodig om tijdig inzicht te krijgen in de noodzaak tot bijsturen.

Sedico verzorgt het administratieve proces op het gebied van lokale heffingen, afval, energie en vastgoedadministratie voor organisaties met een veelvoud aan vestigingen. Sedico verwerkt jaarlijks 300.000 facturen van deze organisaties in haar eigen administratieve systeem. Deze activiteiten zijn zeer tijdrovend. CSS Solutions is ingeschakeld om hier iets aan te doen. Daarnaast is Scansys uit Nootdorp  bij dit project betrokken voor het digitaliseren van de facturen en het automatisch realiseren van een match van de basisinformatie op de facturen met stamgegevens in de database. De vierde partij is Orbis uit Eindhoven voor het realiseren van triggers op de database. Het project is augustus 2008 gestart en is in augustus 2010 afgerond.

Groei

Sedico koos voor een stap voor stap methode van implementeren, waarbij bestaande klanten worden toegevoegd aan de nieuwe werkwijze. Er is gekozen voor één opdrachtnemer in de vorm van CSS Solutions. De projectleider van CSS coördineert de activiteiten van de onderaannemers Scansys en Orbis. Met de uitbreiding van de dienstverlening die mogelijk wordt gemaakt met de realisatie van dit project, is de verwachting dat Sedico de komende jaren verder zal groeien.

In juli 2009 is het systeem opgeleverd, waarbij de eerste klant op de nieuwe werkwijze is overgezet. Voor de medewerkers van Sedico betekent deze nieuwe werkwijze een complete ommekeer in de manier van werken. Tijdens de verbouwing ging de business gewoon door. Om de risico's te minimaliseren is ervoor gekozen om het nieuwe systeem klant voor klant in gebruik te nemen.

Diensten

Het project is vernieuwend door een compleet nieuwe inrichting van de processen, van handmatig naar geautomatiseerd. De klanten van Sedico hebben de verwerking van inkomende facturen van hun leveranciers aan Sedico uitbesteed. Sedico ontvangt deze facturen, beoordeelt ze en stelt ze betaalbaar.

De dienst Controle bestaat uit het controleren van de factuur op de inhoud: levert de leverancier aan deze klant en aan deze locatie; is de locatie actief; klopt het tarief; is het verbruik volgens verwachting? De resultaten worden verwerkt in een rapportage aan de klant. In de dienst Excasso wordt de factuur administratief verwerkt, wat inhoudt: de boeking inbrengen in Exact Globe, vervolgens de betaling uitvoeren (Cashflow) of een betaalbestand leveren aan de klant (Clieop).

Cultuuromslag

'In de uitvoering van de processen zijn relatief minder medewerkers betrokken, terwijl het niveau van deze medewerkers stijgt door een andere taakinhoud', aldus Henny Pierik, projectmanager bij CSS Solutions. 'De communicatie met de klanten verandert van veel telefonisch contact naar informatie uitwisseling via Internet. Met vijftien medewerkers blijft Sedico een overzichtelijke organisatie, waardoor er geen noodzaak is tot het aanbrengen van een extra managementniveau. Belangrijke functies in de nieuwe situatie zijn procesbewaking, applicatiebeheer en systeembeheer.'

Dit project leidt tot een forse cultuuromslag binnen Sedico', aldus Marco Zomer, interne projectleider bij Sedico. 'De taakinhoud wijzigt en medewerkers worden hier stap voor stap op voorbereid. Door niet te kiezen voor het 'big-bang' scenario, maar stapsgewijs nieuwe klanten overzetten naar de nieuwe werkmethode wordt de cultuuromslag beheersbaar. Het verandermanagement dat daarbij is toegepast is gericht op bewustwording en acceptatie door stapsgewijze te laten zien, wat de toegevoegde waarde is van de nieuwe werkmethode.'

Change requests

De business case is gemanaged door de interne projectleider van Sedico in nauwe samenwerking met de consultants en de projectleider van CSS. Tijdens het project zijn enkele 'change requests' ingediend. Dit heeft onder andere geleid tot het voorstel om maatwerk te realiseren. Op basis hiervan is besloten om de wijzigingsverzoeken te honoreren, waarbij een van de uitgangspunten om geen maatwerk te gebruiken, niet is gerealiseerd.

Dit maatwerk is gebouwd met de SDK (Software Development Kit) van Exact, wat inhoudt dat er geen problemen worden verwacht met een upgrade naar een hogere versie van Exact. Het doorvoeren van de wijzigingsverzoeken heeft geleid tot een beperkte verhoging van de kosten. De rentabiliteit van dit project bleef nagenoeg in tact, vanwege de bijdrage aan de productiviteitsverhoging.

Uitgebalanceerd

Het live gaan met het nieuwe systeem is in eerste instantie te optimistisch ingeschat. Pierik : 'De tijd die Sedico nodig heeft om een nieuw systeem operationeel in te voeren, was meer dan oorspronkelijk gedacht. Tijdens de verbouwing moest de business doorgaan en het aantal medewerkers dat taken kan overnemen is beperkt. Door deze tijd te nemen is er uiteindelijk een meer uitgelanceerd systeem ontwikkeld, voor een organisatie die er klaar voor is.'

Beste business case van 2009

Ook meedoen aan deze competitie? Zorg dan dat je ook je business case uitwerkt en indient bij de redactie van Computable. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.

Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.

Meld nu jouw business case aan!