Office 2010 kwam op 1 mei beschikbaar voor bedrijven met een volumelicentie. De licenties zijn 5 procent duurder vergeleken met Office 2007. Het is belangrijk om te weten dat er geen updateprogramma is, zegt Forrester. ‘Bedrijven betalen hetzelfde voor Office 2010, het maakt niet uit of ze licenties voor Office 2003 of lager hebben', zeggen Jones en Voce. Daarnaast is de productlijn van Office versimpeld: de versies ‘Enterprise' en ‘Small Business Edition' bestaan niet meer. Aan de suites Standard en Professional Plus zijn producten toegevoegd. Bedrijven met een 'Software Assurance-overeenkomst (volumecontract) voor de Professional Plus-suite krijgen gratis modules, zoals OneNote en Office Web Apps als ze upgraden naar Office 2010.

Veel klanten van Forrester hebben geen baat bij een volumecontract, zeggen de analisten. 'De waarde is moeilijk in te schatten omdat klanten niet weten wat de volgende versie zal bevatten', zeggen Jones en Voce. Daarnaast kiezen veel klanten ervoor om versies over te slaan. 'Zelfs de bedrijven die van plan zijn mee te groeien met de laatste technologie moeten zich afvragen over een volumecontract het juiste is.'

Voorheen betaalde een Office-gebruiker per complete pc met monitor, toetsenbord, moederbord en harde schijf. Later werden hier ook thin clients aan toegevoegd. Nu er steeds meer gebruik wordt gemaakt van mobiele apparaten, is het licentiemodel verduidelijkt per 1 juli 2010. Een gebruiker van een Office-licentie heeft toegang tot Office Web Apps. Ook kan Office benaderd worden via een gevirtualiseerde of gestreamde verbinding.

Microsoft biedt vanaf 1 juli twee licentiemogelijkheden voor een virtuele desktop. Klanten met een volumecontract hoeven geen apart abonnement meer aan te schaffen om hun Windows-besturingssysteem in een virtuele omgeving te benaderen. Voor pc's zonder 'software assurance'-overeenkomst is er een nieuwe licentie genaamd Windows Virtual Desktop Access (Windows VDA), deze lijkt erg op de oude Virtual Enterprise Centralized Desktop-licentie.

Microsoft stopt met de Select-contracten. Vanaf 1 juli 2011 kunnen alleen nog nieuwe Select Plus-contracten worden afgesloten. Forrester noemt het Select Plus-programma een verbetering van de traditionele Select-contracten.

‘Als u een volgende keer met Microsoft praat, stel dan een Select Plus-contract op. Bedrijven met Select-contracten die aflopen staan onder druk bij de onderhandelingen omdat ze geen manier hebben om extra licenties te kopen als het oude contract eindigt', zeggen Jones en Voce.

Bij het verlopen van een SA-overeenkomst kon niet altijd een nieuw contract worden afgesloten. Daarom kregen gebruikers na afloop van het contract nog dertig dagen de tijd om de overeenkomst te verlengen. Deze regeling geldt niet meer. 'Microsoft heeft deze dertig dagen gratietermijn moeten beëindigen om juridische reden', aldus Van Gelder.

Volgens Jones en Voce betekent dit dat klanten eerder moeten gaan overleggen over hun nieuwe SA-overeenkomst. ‘Houd rekening met een tijdspanne voor een goedgekeurde overeenkomst voordat de oude afloopt', zeggen de analisten.