SharePoint 2010: standaard document management-functies

Computable Expert

Danny Burlage

CTO

Expert van Computable voor de topics: Cloud Computing, ECM en Beleid

Meer

Veel organisaties beschouwen SharePoint als een systeem waarop alleen intranetten worden samengesteld. Inmiddels heeft SharePoint echter de NEN2082-certificering behaald en is met name in SharePoint 2010 het aantal mogelijkheden voor document management veel aandacht besteed.

SharePoint 2010 is sinds mei op de markt. Inmiddels hebben er een boel klantimplementaties plaatsgevonden. Enkele van de implementaties waar ik zelf bij betrokken ben geweest waren implementaties waarbij SharePoint 2010 is ingezet als document management-systeem. Met SharePoint 2007 had Microsoft al een belangrijke stap in de richting van document management gezet. SharePoint 2007 heeft bijvoorbeeld de NEN 2082- en DoD 5015.2-certificeringen ontvangen. De mogelijkheden voor document management in SharePoint 2010 zijn echter volledig herzien. Voor nu een klein overzicht met mijn favoriete functionaliteiten:

Taxonomies: Centraal kan een taxonomiestructuur worden opgebouwd. Alle documenten in SharePoint kunnen aan deze taxonomiestructuur worden gekoppeld. Documenten kunnen worden teruggevonden op basis van de toegewezen termen. Daarbij is het mogelijk in grote documentbibliotheken filters door te voeren op basis van de termen.

Managed Content Types: Met behulp van Content Types kunnen individuele documenten automatisch voorzien worden van specifieke criteria. Zo kunnen contracten bijvoorbeeld voorzien worden van contractinformatie en voorstellen voorzien worden van klantgegevens. Deze criteria of metadata kunnen vervolgens in het document zelf gebruikt worden als velden, maar ook om bijvoorbeeld selecties op te maken (welke contracten verlopen de komende maanden). Middels Managed Content Types kunnen al deze documentsoorten en gekoppelde informatie worden hergebruikt/overgenomen in complexe omgevingen. Het beheren ervan vindt centraal plaats.

Hold en eDiscovery: Hold en eDiscovery maken het mogelijk naar documenten die een specifieke tekst bevatten te zoeken binnen een SharePoint-omgeving en vervolgens deze documenten ‘vast' te zetten zodat ze niet verwijderd of gewijzigd kunnen worden.

Search: De zoekfunctie van SharePoint 2010 is zeer krachtig. Er kan gezocht worden op documentkenmerken of de inhoud van documenten. Alle zoekresultaten kunnen worden gefilterd op basis van documentsoort, toegewezen kenmerken, auteur, publicatiedatum en dergelijke.

Document ID's: Elk document kan (automatisch) voorzien worden van een unieke Document ID. Deze unieke nummering kan gebruikt worden binnen een complete SharePoint Farm en zelfs andere SharePoint Farms. Daarmee is geborgd dat alle opgeslagen documenten voorzien zijn van een unieke nummering.

Workflows: Aan individuele documenten of complete documentbibliotheken kunnen workflows gekoppeld worden. Deze workflows kunnen worden samengesteld middels Visio of SharePoint Designer.

30 miljoen documenten per document library: De maximale omvang van een enkele document library is uitgebreid tot 30 miljoen documenten. Dit waren 5 miljoen documenten in SharePoint 2007. Daarmee is de omvang van een SharePoint-omgeving in feite alleen nog maar gelimiteerd tot hardwarebeperkingen.

Blog-storage: In plaats van dure SQL Server-storage is het mogelijk blogs apart op te slaan op een goedkopere vorm van storage.

Uiteindelijk zijn de hierboven genoemde functies slechts een fractie van alle mogelijkheden. Al met al biedt SharePoint 2010 een compleet en stabiel platform om document management-oplossingen mee te kunnen maken.