SaaS goed voor de zaak?

De afgelopen jaren is er veel aandacht voor software as a service (SaaS), maar wat is het eigenlijk? Is het iets voor jouw organisatie en waar moet je dan rekening mee houden? In dit artikel geeft Mischa van der Vliet van AuditConnect antwoord op deze vragen.

Eenvoudig gesteld wordt bij SaaS software afgenomen van een leverancier zonder het bij het bedrijf te installeren. Je betaalt alleen voor de abonnementen die je afneemt. Een internetbrowser, zoals Internet Explorer, is voldoende om de software te gebruiken. Exactonline en telebankieren zijn bekende voorbeelden.

In terminologie is SaaS eigenlijk de opvolger van Application Service Provider (ASP) dat ook nog in de diverse bladen wordt genoemd. Het verschil tussen ASP en SaaS is dus alleen de naam. Door onder meer het achterblijvende succes van ASP is gekozen om het concept nogmaals in de markt te zetten, maar dan met een aangepaste naam. Tot nu toe werkt dit, want steeds meer bedrijven schakelen over op SaaS. Een belangrijke reden voor het succes is dat het concept volwassen wordt. Zaken als beveiliging van de gegevens en de beschikbaarheid zijn geen struikelblok meer om over te schakelen op SaaS.

SaaS biedt organisaties verschillende voordelen in het beheer, de schaalbaarheid en het onderhoud. Er is echter ook een aantal nadelen zoals de afhankelijkheid, beveiliging en beschikbaarheid.

Problemen

Voor kleine en middengrote organisaties wordt het steeds lastiger om de ontwikkelingen op het gebied van de ict te volgen, op waarde in te schatten en eventueel in te voeren.

Voor kleine en middengrote organisaties wordt het steeds lastiger om de ontwikkelingen op het gebied van de ict te volgen, op waarde in te schatten en eventueel in te voeren.

Veel organisaties kampen met een tekort aan ict-personeel en/of -kennis. Voor kleine en middengrote organisaties wordt het steeds lastiger om de ontwikkelingen op het gebied van de ict te volgen, op waarde in te schatten en eventueel in te voeren. Hierdoor worden deze organisaties geconfronteerd met een ontevreden gebruikersorganisatie, marktverlies en achterblijvende resultaten.

Het management probeert deze problemen op verschillende manieren op te lossen, zoals door bijscholing, nieuw of extra personeel aan te nemen of uitbesteding. Bijscholen is altijd een optie, maar het rendement wordt bepaald door de medewerk(st)er en de tijd om verbeteringen door te voeren. Ook de snelheid van de ontwikkelingen op het gebied van de ict is hierin een rendementverlagende factor. Kennis van vandaag is vaak morgen al verouderd. Nieuw of extra personeel is in deze tijd van economische hoogtij een lastig item.

Op het gebied van uitbesteden is veel ervaring opgedaan, maar uit onderzoek blijkt dat het vaak niet heeft geleid tot het beoogde resultaat. Ik ga hier niet verder in op outsourcing, dat is een artikel op zich waard. SaaS is door de technologische ontwikkelingen een nieuwe mogelijkheid om uit te kiezen. Grofweg is het een extra mogelijkheid in de trits van bijscholen personeel, verwerven personeel en outsourcing. Bij SaaS besteedt u als het ware alleen een applicatie en het beheer daarvan uit.

Voordelen

SaaS biedt verschillende voordelen. Als eerste wordt er bespaard op beheer en dus op kosten. Een nieuwe versie, eventuele problemen in de software, het aanpassen van de onderliggende systemen (onder meer het besturingssysteem) en van de software, aanschaf van extra hardware, veranderende wet- en regelgeving, veranderende technologie, et cetera zijn allemaal zaken waar de gebruiker zich niet meer druk over hoeft te maken, de leverancier zorgt hier (hopelijk) voor.

Een ander groot voordeel is de schaalbaarheid. Bij een toenemend aantal gebruikers zijn extra investeringen in de hard- en software niet nodig. De gebruiker neemt gewoon extra abonnementen af en de leverancier zorgt ervoor dat het werkt. Een laatste belangrijk voordeel is dat men de software vanaf elke willekeurige plek kan benaderen. Toegang tot het internet is voldoende. Dat schept mogelijkheden om de ketenpartners nauwer te betrekken, maar ook om thuiswerken mogelijk te maken.

Nadelen

Naast de voordelen die hiervoor zijn genoemd heeft SaaS ook een aantal nadelen. De belangrijkste zijn de beveiliging en het eigenaarschap van de gegevens en de beschikbaarheid van de software en daarmee ook de gegevens.

Bij gebruik van SaaS worden de gegevens niet lokaal bij de gebruiker opgeslagen, maar bij de SaaS-leverancier. Zeker op het moment dat het noodzakelijke gegevens betreft is het zaak om hier goed bij stil te staan. Met een heldere overeenkomst (of ict-contract) moeten hierover aanvullende afspraken worden gemaakt met de leverancier. Hierin dient onder andere benoemd te worden of gegevens moeten worden versleuteld (encryptie), in hoeverre de leverancier in staat is de gegevens te lezen of wijzigingen, de wijze waarop gegevens meegenomen kunnen worden bij verandering van leverancier of software en de wijze waarop het eigendom van de gegevens is geregeld, zodat bij een eventueel faillissement de gegevens niet verloren gaan.

Een ander belangrijk nadeel is de beschikbaarheid van de gegevens. Zeker op het moment dat het noodzakelijke gegevens betreft, is het van belang dat de gebruiker de beschikking heeft over de gegevens op het moment dat hij dat wil. Daarnaast mag de wijze van back-up en recovery niet aan de aandacht ontsnappen. De leverancier dient de gegevens zodanig op te slaan dat hij op een eenvoudige wijze deze terug kan zetten als er iets fout is gegaan. Dit onderwerp dient ook te worden benoemd in de overeenkomst.

Als laatste is het van belang om in de overeenkomst vast te leggen hoe de leverancier omgaat met nieuwe versies. Als gebruiker wil je niet dat deze onverwacht worden ingevoerd zodat medewerkers op een maandagochtend met een nieuwe en onbekende interface op het beeldscherm geconfronteerd worden (de zogenaamde Frankenstein-switch).

Andere kostenstructuur

De authentieke softwareleveranciers krijgen meestal ineens een flink bedrag binnen voor de licenties en vervolgens moeten ze het hebben van de upgrades en onderhoudscontracten. Een SaaS-leverancier ontvangt alleen geld op basis van de afgenomen abonnementen. Om een goede prijsvergelijking tussen een 'normale' softwareleverancier en een SaaS-leverancier te krijgen moet de gemiddelde kostprijs over vijf jaar worden genomen, want software wordt binnen vijf jaar vervangen. De kosten vallen op deze manier echter vaak nog steeds hoger uit voor SaaS.

In deze berekening zijn namelijk de niet kwantificeerbare baten niet meegenomen (de voordelen zoals de besparing op kosten inzake hardware, software, tijd van de beheerder, processorcapaciteit, opslagcapaciteit, et cetera). Om deze kosten kwantificeerbaar te maken kan de gebruiker 20 procent van het jaarbedrag hanteren dat hij voor de 'normale' software zou betalen. Door dit bedrag ook nog op te tellen bij de kosten van de 'normale' software krijgt men een goede vergelijking tussen de kosten. Het verschil is dan minimaal. De argumentatie dat SaaS per definitie duurder is dan 'normale' software is dus vaak niet juist, maar andersom ook niet. Je kunt dat alleen vaststellen door de offertes te vergelijken.

Conclusie

Sofware As a Service (SaaS) is software die benaderd wordt over het internet en waarbij afrekening plaats vindt via een abonnementstructuur. Toepassing van SaaS is een fundamentele keuze die van invloed is op de totale ict-organisatie. Een bedrijf kiest er namelijk voor om een gedeelte van de ondersteuning van het bedrijfsproces neer te leggen bij een externe leverancier. Hoe belangrijker en hoe omvangrijker het proces, des te belangrijker is het om binnen de organisatie kennis te verwerven op het gebied van het afsluiten van goede overeenkomsten. Binnen die restrictie is SaaS in deze tijden van schaarste en snelle technologische ontwikkelingen zeker een goed alternatief. SaaS is dus goed voor de zaak. Maar weet waar je aan begint!

Mischa van der Vliet, directeur AuditConnect Auditors & Consultants