Groen licht voor overeenkomst Defensie met SAP

Het ministerie van Defensie mag door met de implementatie van SAP-software. De vaste kamercommissie vindt de uitleg van staatssecretaris Van der Knaap over de keuze voor SAP en het vermeende grote prijsverschil met Baan-software aannemelijk.

In het algemeen overleg van vorige week donderdag besprak staatssecretaris Van der Knaap met de defensie-woordvoerders van Pvda, CDA en VVD de perikelen rond de gunning van de order voor erp-software aan SAP. Mededinger Baan had hiertegen reeds eerder een kort geding aangespannen en is, nu de rechter die zaak heeft afgewezen, in hoger beroep gegaan. De kamerleden wilden van de staatssecretaris uitleg over het grote prijsverschil tussen de invoering van de SAP-software en die van Baan - 165 miljoen versus 35 miljoen euro - dat door diverse media is gemeld.

In een brief aan de Tweede Kamer doet Van der Knaap dit af als een misverstand. De kosten van de invoering, verspreid over een periode van tien jaar, van de SAP-software bij Defensie worden geraamd op 165 miljoen euro (exclusief 20 miljoen euro licentiekosten). Dit bedrag bestaat uit een post van 65 miljoen euro die direct met de invoering van SAP te maken heeft (vaststelling van de proces- en gegevensstandaarden, inrichting van het pakket en maatwerk), en een pakketonafhankelijk deel van 100 miljoen euro. Deze schatting heeft te maken met kosten voor de ondersteuning bij de regievoering (in handen van de combinatie Capgemini/ Logicacmg) en de implementatie (uitrol, opleiding & training).

Volgens de staatssecretaris moeten deze kosten ook bij de Baan-software (licentiekosten 8 miljoen euro) worden opgeteld, en dit is tot nu toe niet duidelijk naar voren gekomen. Bovendien zegt hij in zijn brief dat de invoering van het pakket van Baan met veel meer maatwerk gepaard zal gaan dan de SAP-software. Gezien de negatieve ervaringen die de overheid heeft met de ontwikkeling van software is de verwachting gerechtvaardigd dat de (meer)kosten voor maatwerk bij Baan de hogere licentieprijs van SAP zal overstijgen, aldus de staatssecretaris in zijn brief.
Het benodigde maatwerk bij de Baan-software vergroot op langere termijn de onzekerheid over de productkwaliteit, de tijdige oplevering, de onderhoudbaarheid en de beheerkosten, stelt Van der Knaap. Hij blijft erbij dat op basis van de prijs/kwaliteitsvergelijking tijdens de gunning SAP de economisch meest voordelige aanbieding heeft gedaan.

De vaste kamercommissie van Defensie wilde echter weten waarop de argumentatie van Van der Knaap is gebaseerd. De staatssecretaris stuurde daarop afgelopen maandag een vertrouwelijke brief met een rapport - niet openbaar vanwege de concurrentiegevoelige informatie - waarin hij dieper ingaat op de keuze voor SAP en de afwijzing van Baan. Daarbij voert hij aan dat het financiële verschil tussen de SAP- en Baan-oplossingen binnen redelijke grenzen blijft. VVD-kamerlid Hans van Baalen, lid van de commissie, vertelt dat zowel zijn partij als CDA en Pvda de uitleg van de staatssecretaris aannemelijk vinden. "Wij voeren regelmatig een marginale toetsing uit van het DKP, het defensiematerieel keuzeproces. In het geval van de aanschaf van erp-software wilden wij een toelichting op het ons ter ore gekomen grote prijsverschil. Dat verschil bleek echter niet onoverbrugbaar. Daarop hebben wij de staatssecretaris groen licht gegeven; hij koopt tenslotte, wij niet." Op de vraag of Defensie het wel kan maken zoveel geld uit te geven aan een it-systeem, terwijl er tegelijkertijd een zware reorganisatie loopt, reageert Van Baalen dat dit zakelijke overwegingen van de staatssecretaris zijn.

De Defensie-commissie wil overigens net als Van der Knaap niet de uitspraak van het hoger beroep van Baan afwachten, maar doorgaan met de afwikkeling van de gunningsprocedure. De bewindsman had in een brief aan de Kamer van 15 juni laten weten dat uitstel van het erp-traject een last van circa 35 miljoen euro zou opleveren voor extra lapmiddelen en onderhoud met betrekking tot de huidige materieel-logistieke en financiële systemen. Bovendien zou Defensie door de vertraging bepaalde reorganisatiebesparingen niet halen.

Het ministerie zal nu snel een mantelovereenkomst sluiten met SAP. In eerste instantie is dit bedoeld voor het opzetten van een proeftuin, waarbij Defensie een beperkt aantal erp-licenties afneemt, vertelt een woordvoerster. Doel ervan is te komen tot een gegevensstandaardisatie binnen de bedrijfsprocessen van de krijgsmacht.

Directeur Ron van den Broek van SSA Benelux, waarvan Baan deel uitmaakt, zegt diepbedroefd te zijn over de gang van zaken. Hij snapt de uitleg van de staatssecretaris niet. "Volgens de cijfers die ik heb vernomen, zouden de totale kosten voor SAP op 195 miljoen en die voor Baan op 173 miljoen worden beraamd, over een periode van tien jaar. Belachelijk. Ik blijf erbij dat wij het erp-systeem voor 50 miljoen euro kunnen uitvoeren en dat is nog altijd stukken goedkoper dan SAP." Van den Broek vinft nogsteeds dat de aansteding onjuist is verlopen en Defensie er alles aan heeft gedaan om SAP als uiteindelijke winnaar uit de bus te laten komen. "Wij hebben op 12 maart nog een gesprek gehad met directeur-generaal Hulshof van Financiën & Control bij het ministerie. Die zei ons dat Defensie alleen SAP-software wil gebruiken."

Hij ergert zich ook aan de indruk die Van der Knaap geeft dat afwachten op de uitspraak van het hoger beroep een uitstel van het erp-project tot 2006 zou betekenen. "Onzin. Wij hebben van de Haagse rechtbank te horen gekregen dat de zaak in september voorkomt en er in november een uitspraak ligt. Als de landsadvocaat de moeite zou nemen om onze advocaat een keer terug te bellen, had hij dat allang kunnen weten."
Van den Broek houdt nog steeds vertrouwen in de rechtsgang. Om aan te tonen dat de aanbesteding niet volgens de Europese regels is verlopen richt het bedrijf zich op twee elementen: de verwevenheid tussen regiepartner Capgemini-Logicacmg en SAP, en het omstreden kwaliteitsbonussysteem, waardoor SAP de order uiteindelijk won en niet Baan. Naar verluidt zal SAP, mocht Baan de zaak winnen en de order alsnog toegewezen krijgen, een schadeloosstelling van zes miljoen euro ontvangen.