Eerst analyseren dan uitbesteden

'Organisaties beslissen nu nog vaak op basis van een onderbuikgevoel'

Uitbesteding, vooral naar het buitenland (offshoring), staat sterk in de belangstelling. De meeste bedrijven die 'offshore outsourcing'-diensten aanbieden behalen mooie groeicijfers. Tegelijkertijd is een politieke discussie gaande over mogelijk banenverlies dat daarmee gepaard gaat. Al met al is uitbesteding naar het buitenland een onderwerp dat veel stof doet opwaaien. Hoe bepaal je welke systemen zijn uit te besteden wanneer eenmaal is besloten om dit middel te kiezen om de bedrijfsdoelstellingen te helpen verwezenlijken? Portfolio-analyse is een methodiek om te bepalen in welke mate een systeem geschikt is om 'offshore' uit te besteden, stelt Paul Koetsier.

Varianten Er zijn drie varianten van portfolio-analyse. 'Offshorability'-analyse: een onderzoek naar systemen die geschikt zijn voor offshore uitbesteding. Op basis van een statistisch model wordt een score bepaald die een indicatie geeft van de geschiktheid van een systeem voor offshoring. Technologierationalisatie: het identificeren van mogelijkheden om de it-architectuur van een bedrijf op te schonen, te stroomlijnen, te consolideren of te moderniseren. Het doel is de kosten van activiteiten op het gebied van systeemonderhoud te verlagen. De verlaging van onderhoudskosten hoeft niet noodzakelijkerwijs door offshoring te gebeuren. Bedrijfsprocesrationalisatie: de productiviteit van it-intensieve processen vergroten en kosten verlagen door technologie beter te benutten en herontwerp van bedrijfsprocessen (bpr, business process redesign) toe te passen.

Er bestaan veel verschillende vormen van uitbesteding, waarvan de betekenis vaak overlapt. Enkele voorbeelden zijn: applicatie-, bedrijfsproces-, desktopbeheer-, netwerkbeheer- en it-uitbesteding. Van 'offshoring' bestaat een specifieke vorm: 'nearshoring'; uitbesteding naar een land dat relatief dichtbij ligt. Een maximale afstand is hier niet voor aan te geven. Ten opzichte van West-Europa valt Oost-Europa als 'nearshore'-locatie aan te merken.
Organisaties zien uitbesteding naar het buitenland vaak als een mogelijkheid om extra kostenvoordelen te behalen. Andere voordelen zijn flexibiliteit, toegang tot expertkennis, het afstoten van processen die niet behoren tot de kernprocessen en het verhogen van het kwaliteitsniveau.
India is op dit moment het land dat in de schijnwerpers staat bij uitbesteding. De top-4 (Cognizant Technology Solutions, Wipro, Tata Consultancy Services en Infosys) heeft het grootste deel van zijn medewerkers in India zitten. Daarnaast zijn bekende concerns als IBM, Accenture en EDS grote uitbestedingdienstverleners. Ook zij hebben offshore-ontwikkelcentra of zijn bezig deze op te bouwen. Diensten die deze partijen aanbieden zijn onder andere systeemonderhoud (application value maintenance), systeemontwikkeling, bpo (business process outsourcing) en it-infrastructuurmanagement. Dit artikel gaat in op uitbesteding van systeemonderhoud. Gemakshalve wordt ervan uitgegaan dat een bedrijf al geïnteresseerd is en vervolgens de stap wil maken naar de werkelijke uitbesteding van systemen (zie ook Forrester: IT Trends 2003: Offshore outsourcing).

Onderhoud of strategie

Onderzoek wijst uit dat systeemonderhoud 70 tot 80 procent van het totale it-budget in beslag kan nemen. Daarnaast bezitten veel organisaties systemen die nauwelijks of geen toegevoegde waarde meer hebben. Er bestaan schattingen dat deze systemen 10 tot 20 procent van het it-budget verbruiken. It-afdelingen staan onder toenemende druk om kosten te verlagen en tegelijkertijd de toegevoegde waarde voor de organisatie te vergroten en te verduidelijken. Verlaging van systeemonderhoudskosten en uitfasering van systemen die geen toegevoegde waarde meer hebben kunnen bijdragen aan het behalen van deze doelstellingen. Uitbesteding van het systeemonderhoud kan kostenvoordelen opleveren van 30 tot 40 procent. Het budget dat hierdoor vrij komt kan worden aangewend voor strategische it-ontwikkelingen die meer waarde toevoegen voor de organisatie.
Portfolio-analyse is een methodiek waarmee organisaties mogelijkheden tot het verlagen van operationele kosten kunnen identificeren en prestaties van it- en bedrijfsprocessen kunnen verhogen. Diverse dienstverleners voeren it-portfolio-analyses uit, waarbij de werkwijze van aanbieder tot aanbieder verschilt. Dit artikel is gericht op een specifieke component van portfolio-analyse zoals Cognizant deze aanbiedt: de 'offshorability analyse' (zie kader voor de varianten die Cognizant levert).
Een portfolio-analyse is een goed startpunt voor offshoring. De genoemde voordelen ervan zijn namelijk alleen te behalen wanneer een uitbestedingtraject met veel aandacht beheerd wordt. Eén van de eerste vragen in dit traject is welke systemen uitbesteed kunnen worden. Een 'offshorability analyse' beantwoordt deze vraag.

Vier dimensies

Tijdens een portfolio-analyse worden in een aantal analyseactiviteiten vier dimensies bekeken: volwassenheid, (kosten en) besparingen, waarde, en specifieke voorkeuren (van de klant). De analyse die erop gericht is de volwassenheid van een systeem aan te duiden geeft een indicatie van het gemak waarmee systemen offshore zijn uit te besteden. De inverse van de score die hier behaald wordt geeft het risico van uitbesteding aan. De waardeanalyse identificeert de factoren die de meeste toegevoegde waarde voor de organisatie kunnen opleveren. Deze analyse bepaalt de voordelen van offshoring voor de organisatie.
Om de specifieke voorkeuren te bepalen worden kwalitatieve waarden die in de organisatie leven behandeld. Denk hierbij aan verwachtingen, beperkingen, pijnpunten en voorkeuren met betrekking tot offshoring. Ook kosten en besparingen bij offshoring worden geanalyseerd. In eerste instantie is dit een voorlopige analyse. Gezamenlijk vormen deze activiteiten de 'suitability analyse'. De uitkomst van deze analyse is een 'suitability score'. Deze score geeft aan in welke mate een systeem geschikt is voor uitbesteding.

Rangschikking

Het proces dat gevolgd wordt tijdens een portfolio-analyse start met de dataverzameling voor honderden kwantificeerbare parameters. Deze gegevens kunnen zowel kwalitatief als kwantitatief zijn. Ze vormen de basis voor de verschillende analyses op de vier dimensies. Voorbeelden van deze parameters zijn: 'het aantal keer dat het systeem down is gegaan', 'het aantal gebruikers van het systeem', 'het aantal regels code', 'de behoefte aan geautomatiseerde testen', 'de duur van de transitiefase tijdens echte uitbesteding', 'de mate waarin het systeem gedocumenteerd is' en 'te behalen productiviteitsverbeteringen'.
De verzamelde data verschilt sterk van systeem tot systeem en is afhankelijk van het soort systeem waarop de gegevens betrekking hebben. Er bestaan bijvoorbeeld mainframe-, erp- en web-systemen die afzonderlijk te karakteriseren zijn. Voor het bepalen van de scores voor de verschillende dimensies worden standaardwaarden gebruikt die zijn bepaald op basis van ervaringscijfers. Het soort systeem heeft impact op de afwijking die deze afzonderlijke gegevens hebben van deze standaardwaarden. Vanwege deze afwijking moeten de gegevens genormaliseerd worden voordat ze geschikt zijn om vergelijkingen uit te voeren. De data wordt genormaliseerd door statistische normalisatietechnieken toe te passen.
Voor elke geanalyseerde dimensie wordt op basis van de verzamelde gegevens een score bepaald. Gezamenlijk leiden de scores van de afzonderlijke dimensies tot een 'suitability score' voor elk systeem dat wordt geanalyseerd in de 'suitability analyse'-activiteit. Deze score, ook wel de 'Ease of offshoring'-index genoemd, geeft aan in welke mate een systeem geschikt is om uit te besteden naar het buitenland. Door alle 'suitability scores' van de diverse geanalyseerde systemen te vergelijken kan een rangschikking worden gemaakt.

Ideale kandidaat

Wanneer alle geanalyseerde dimensies individueel tot een hoge 'suitability score' leiden, is het systeem een ideale kandidaat voor uitbesteding naar het buitenland. Het wordt complexer wanneer een of meerdere dimensies individueel laag scoren. In dat geval kan je niet zomaar van de algehele 'suitability score' uitgaan, maar moet je naar de afzonderlijke analyses kijken. Dit zal altijd een subjectieve analyse zijn. De portfolio-analyse geeft echter wel de handvatten om deze analyse gestructureerd uit te voeren. Organisaties nemen beslissingen over uitbesteding nu nog vaak op basis van een 'onderbuikgevoel', zonder zo'n gestructureerde en gefundeerde voorbereiding.

Situaties Portfolio-analyse is onder andere toepasbaar in de volgende situaties: wanneer het noodzakelijk is it-kosten en -budgetten te verlagen; wanneer een reorganisatietraject plaatsvindt; wanneer meerdere systemen aanwezig zijn met mogelijk dubbele functionaliteit; wanneer systemen (moeten) worden uitgefaseerd; wanneer je de mate waarin bestaande systemen bijdragen aan de oorspronkelijke technische en bedrijfsdoelstellingen waarvoor ze zijn ontworpen wilt onderzoeken; wanneer je de robuustheid van de bestaande it-architectuur wilt achterhalen; wanneer het beheer van systemen teveel tijd en inspanning vergt; wanneer er zoveel systemen bestaan dat versiebeheer te complex wordt; wanneer een organisatie positief staat tegenover uitbesteding en wil weten wat de mogelijke voordelen, kostenbesparingen en tijdslijnen zijn.

Hierboven is beschreven hoe de 'suitability score' wordt bepaald voor een systeem. Deze score is op hoofdlijnen bepaald, maar valt pas definitief vast te stellen wanneer ook het uitbestedingproces wordt geanalyseerd. Wanneer een organisatie namelijk tot uitbesteding van een systeem overgaat, vereist dit een transitiefase waarin het systeem wordt overgedragen en kennisoverdracht een van de belangrijkste activiteiten is. Ook is het vertalen of herschrijven van systeemdocumentatie vaak noodzakelijk. Deze fase is cruciaal in een uitbestedingproces, omdat dit de basis legt voor het echt behalen van de voordelen van offshore uitbesteding. De data uit de analyses en ervaringscijfers die aanwezig zijn door gebruik te maken van gestandaardiseerde processen (CMM-5) leveren de input voor de analyse van het uitbestedingproces.
Het doel van de transitiemodel-activiteit is om tot een optimale verdeling van mensen en middelen te komen voor de echte transitie- en operationele fase van een uitbestedingproces. De 'suitability score' is input, aangezien deze is opgebouwd uit de specifieke indicatoren die aangeven in welke mate een systeem geschikt is voor uitbesteding. Hoe geschikter een systeem is voor uitbesteding, hoe minder energie de organisatie in de transitiefase hoeft te steken. Parallel hieraan kunnen we stellen dat deze transitiefase zwaarder wordt wanneer er kenmerken zijn geïdentificeerd die aangeven dat uitbesteding van het systeem moeilijker is. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot de inzet van meer 'onsite' middelen (bij de klant) en offshore middelen om de noodzakelijke kennisoverdracht soepel te laten verlopen.

Risico's onderkennen

Wanneer het transitiemodel klaar is kan ook een definitieve kostenbesparing-analyse worden uitgevoerd. Deze analyse wordt opgesteld op basis van methodieken voor de analyse van de totale kosten. Het doel is om alle kostencomponenten mee te nemen. Met behulp van deze definitieve kostenbesparing-analyse wordt een definitieve 'suitability score' bepaald. De 'road map' geeft een totale planning voor uitbesteding naar het buitenland voor een set systemen en dient als implementatieplanning.
Ten slotte volgen algemene conclusies, inclusief de 'road map', tijdslijnen, specifieke transitieplanning en een kosten- en batenoverzicht. Met behulp van deze resultaten zijn kwantificeerbare voordelen en kosten aan de organisatie uit te leggen en risico's vroeg in het uitbestedingproces te onderkennen.
Uitbesteding naar het buitenland van systeemonderhoud kan helpen organisatiedoelstellingen te verwezenlijken. Wanneer een organisatie besluit deze stap te nemen is één van de eerste vragen welke systemen hiervoor in aanmerking komen. Door middel van een portfolio-analyse valt op gestructureerde wijze te onderbouwen welke systemen geschikt zijn voor offshoring. Door een aantal verschillende analyses uit te voeren wordt een groep systemen geanalyseerd. Dit leidt tot 'suitability scores' per systeem. Samen met een transitieplanning, een analyse van de kostenbesparing en een implementatieplanning levert dit een handvat op om een gefundeerde beslissing over offshoring te kunnen nemen.

 

Paul Koetsier, business analyst bij Cognizant Technology Solutions