Ga na wat VoIP echt oplevert

Business case op louter financiële gronden vaak onhaalbaar

Overstappen van een telefonienetwerk naar VoIP vereist een gedegen voorbereiding en een zorgvuldige calculatie. Telecomconsultants merken dat niet alle aspecten worden meegewogen.

Arno Bakers is adviseur bij Floyd Telecom Competence Center. In Telecommagazine heeft hij geschreven over de ‘zin en onzin van VoIP'. Ook elders is veel informatie over het goed opstellen van een business case voor invoering van dit communicatieplatform. Zo hebben Cisco en Intel white papers beschikbaar over dit onderwerp. Ongetwijfeld geldt dat ook voor andere aanbieders.

"Als bedrijven zeker willen weten of bellen met VoIP ook onder de streep echt goedkoper is, moeten ze alle kosten meenemen in de calculatie", stelt Bakers. Hij somt een reeks zaken op die in beschouwing moet worden genomen. Allereerst natuurlijk de afschrijving van de bestaande telefooncentrale. Verder de beoordeling of het bestaande computernetwerk wel voldoet: ligt er nog oude Norm88-bekabeling en moet die worden vervangen door UTP-bekabeling? Traditionele, analoge telefoontoestellen hebben geen aparte stroomvoorziening nodig; dat geldt wel voor ip-telefoons. Voor VoIP zijn er nieuwe LAN-switches nodig of moeten bestaande worden uitgebreid met extra poorten. Er moet budget worden gereserveerd om die switches te installeren en om Vlan's te ontwerpen en implementeren.

Tevens is er training nodig van it'ers in ip en dan met name in het Quality of Service-onderdeel, omdat spraakverkeer gevoeliger is voor pakketverlies en vertraging dan dataverkeer. Natuurlijk is er een (breedband)router nodig, en moet er rekening mee worden gehouden dat bestaande ISDN-apparatuur niet zonder meer overweg kan met VoIP. Dan gaat het vaak over alarmapparatuur, ISDN-systemen voor videovergaderen, en lijnen voor gebouwbeheer.

Niet sluitend

"Wanneer organisaties al deze randzaken optellen, leidt het nogal eens tot de conclusie dat het voordeel voor VoIP niet direct op het financiële gebied is te halen", meldt Bakers. "Een business case die puur op exploitatiekosten voor VoIP is gebaseerd, zal dan ook vaak niet sluitend te krijgen zijn."

Hij betoogt dat daarom dan ook uiterst objectief moet worden gekeken naar de bedrijfsvoordelen die een overgang naar VoIP teweeg kan brengen. Die moeten dan wel zo zorgvuldig mogelijk worden gekwantificeerd. De flexibiliteit van VoIP bijvoorbeeld. Medewerkers zijn niet meer gebonden aan een vaste werkplek gedurende vaste uren. Dankzij presentiesoftware kunnen zij op het nieuwe platform zelfs aangeven of en voor wie ze bereikbaar zijn.

Zonder al te veel technologische en financiële inspanningen is de thuiswerkplek dankzij VoIP te beschouwen als een kantoorwerkplek die centraal kan worden beheerd. De meeste Nederlanders hebben de benodigde ip-breedbandaansluiting immers al in huis.

Overleg

Technologie is geen probleem. Wel is het lastig om na te gaan wat de overgaan naar VoIP het bedrijf oplevert. Dan nog is succes niet verzekerd, aldus Bakers. Hij benadrukt dat het management zich vierkant achter de invoering moet stellen. Het personeel moet duidelijk uitgelegd krijgen waarom de overstap wordt gemaakt; welke voordelen er voor de werkgever en voor de werknemer aan zitten.

Werkgever en werknemer moeten ook met elkaar bespreken wat ze verwachten van de te winnen flexibiliteit en hoe ze die gaan inzetten. Doorverbinden naar mobiele telefoon en thuisnummer zijn interessante opties, maar ook heel kostbaar. Er moet van tevoren dus goed worden nagedacht of deze functies echt nodig zijn.

Tot slot is het zaak een zorgvuldige keuze te maken van de leverancier via het gebruikelijke Request for Proposal-proces; en moet worden nagedacht of het beheer van het VoIP-platform in eigen handen blijft of wordt uitbesteed. Wie deze zaken allemaal in een business case weet te verwerken, heeft op zijn minst de kans op VoIP-succes vergroot.

Test het netwerk