‘Standaarden beter gebruiken’

Tom van Sante schrijft boek over gemeenschappeijke referentiekaders

Naarmate een keten ingewikkelder wordt, groeit het belang van standaarden. Dat geldt niet alleen op technisch vlak, maar evenzeer op organisatorisch terrein. Dat betoogt Tom van Sante, die een wegwijzer voor het gebruik van it-standaarden heeft geschreven.

Het drukwerk geeft de visie weer van Van Santes werkgever Getronics PinkRoccade op it-standaarden. Het biedt een uitvoerige beschrijving van een selectie van een groot aantal standaarden die van belang zijn omdat ze dominant, onontkoombaar of veelbelovend zijn. De nadruk ligt op organisatorische en technologische standaarden die worden ingezet door en voor de it-organisatie, zoals Itil, ASL, BiSL, MSP, Prince2, XML en J2EE.

Kip zonder kop

“Ik heb iets met standaarden”, zegt Van Sante. Dat wil hij overdragen op anderen, allereerst op zijn collega’s, die bij tal van opdrachtgevers bijna even zoveel werkwijzen en technologische inrichtingen tegenkomen. Hij acht de beschreven materie van belang voor iedereen binnen de it. “Je mag van mij best zeggen dat je werkt volgens een bepaalde methode en je daar heel gelukkig mee bent, maar dan moet je op zijn minst weten wat eventueel gangbaar is bij een andere organisatie. We leven in een ‘genetwerkte’ samenleving, waardoor je steeds meer met andere partijen te maken krijgt. Een keten werkt het beste als hij stabiel is, want dan kan je onderlinge afspraken maken. Tegenwoordig wisselen de samenstellingen van ketens steeds sneller. Dan heb je gewoon geen tijd meer om afspraken te maken over hoe je gaat communiceren. Daarom moet je weten wat andere standaarden inhouden, want dan kan je daarop aansluiten.”

Hij signaleert een toename van het gebruik van standaarden in diverse domeinen. Dat ziet hij als een gunstige ontwikkeling. “Veel modellen gaan er echter van uit dat ze alleen op de wereld zijn. Dat is niet zo. Je moet rekening houden met andere oplossingen, want je moet je tegenwoordig snel kunnen aanpassen. Daarbij moet je niet als een kip zonder kop standaarden gaan gebruiken. Ze bevatten vaak richtlijnen die je pas kunt toepassen als je ze begrijpt.”

Keuzevraagstuk

Een van de belangrijkste vragen waarvoor een it-manager zich gesteld ziet, is de keuze van een standaard. Van Sante vertelt dat de meeste it-managers ertoe neigen niet te kiezen maar te wachten tot zich een zekere meerderheid aftekent die voor een bepaalde technologie of methode heeft gekozen, om zich daarbij aan te sluiten. Tegenwoordig hecht het bedrijfsleven aan snelle reacties op marktontwikkelingen en is velen die tijd niet gegund.

Van Sante kan niet zeggen welke technologiestandaarden iemand moet kiezen omdat te veel factoren een rol spelen. Wel geeft hij een aantal richtlijnen om tot een goede keuze te komen. Dat begint met het maken van een goede zakelijke rechtvaardiging (business case), waarbij je alle betrokkenen in kaart moet brengen en hun belangen moet inschatten. “Standaarden invoeren betekent bijna altijd het vervangen van iets bestaands. Daar zijn niet alleen maar voorstanders voor te vinden.”

Voor organisatiegerelateerde standaarden is een onderverdeling te maken, afhankelijk van de behoefte. Van Sante onderscheidt standaarden die zijn verbonden met ‘infrastructuur’, ‘applicaties’, ‘verandering’, ‘afstemming it-bedrijfsactiviteiten’, ‘verantwoording uitvoering (audit)’, ‘organisatie-inrichting’ en ‘beveiliging’. “Ik heb me gericht op de standaarden die in Europa aantoonbaar veelgebruikt en populair zijn.”

Hij komt dan op INK (een model waarin verschillende activiteiten in organisaties worden geclusterd; kwaliteitsstandaard), Prince2 (standaard voor projectbeheer), MSP (standaard voor het managen en aansturen van grote programma’s), Itil (raamwerk voor beheer en onderhoud van it-infrastructuren), MOF (raamwerk voor beheer en onderhoud van Microsoft-it-infrastructuren), ASL (raamwerk voor beheer en onderhoud van applicaties), BiSL (raamwerk voor functioneel beheer), ISPL (referentiemodel voor inkoop van informatievoorziening), CobiT (referentiemodel voor edp-auditing) en BS 7799 (‘code of practice’ voor informatiebeveiliging).

Kennis hebben

Bij technische standaarden is het meteen zichtbaar of ze werken, maar bij organisatorische standaarden ‘is het wat schimmiger’. “Dat neemt niet weg dat het zinvol is om volgens een beschreven methode te werk te gaan. Over de hele wereld kom je Itil tegen. Als je dan contact hebt met iemand en je praat over it-servicemanagement, begrijp je elkaar in ieder geval. Dat geldt ook voor de andere standaarden. Het is wel goed om te zien hoe ze in elkaar grijpen, dan heb je goed zicht op het geheel.”

Volgens Van Sante geloven veel it’ers in een ‘ultieme standaard’ waarin alle handelingen die met it te maken hebben zijn beschreven. “Dat gaat nooit werken. Dat wordt een moloch. Bovendien kiezen mensen toch de standaard die ze nodig hebben. Het is beter om kennis te hebben van die verschillende standaarden, vooral daar waar je mensen zult tegenkomen die met zo’n andere standaard werken. Als je op vakantie gaat, moet je je ook in een andere taal uitdrukken.”

In het boek beschrijft hij vijftien standaarden aan de hand van zeven vragen: ‘wat is het en wat is de meerwaarde voor de gebruiker’, ‘wat was de aanleiding tot het ontstaan ervan’, ‘hoe is het ontstaan’, ‘wat is de doelstelling’, ‘waaruit bestaat het’, ‘wat wordt ervan gebruikt en door wie’, en ‘wat is de huidige status en ontwikkeling van de standaard’.

Een laatste tip: “Gebruik de standaard waarvoor hij bedoeld is.”