ING bespaart miljoenen op afdrukken

HP manifesteert zich als printdienstverlener

Door alleen te betalen voor het daadwerkelijke gebruik van de printers gaat ING Wholesale International Amsterdam (WIA) de komende drie jaar 2,9 miljoen euro besparen. HP manifesteert zich hiermee duidelijker als een printdienstverlener.

In 1999 had ING WIA al een wereldwijde afspraak gemaakt met HP voor levering van bureaucomputers en laptops. Een paar jaar later ging Rob Erbrink, verantwoordelijk voor de inkoop bij dit ING-onderdeel, kijken of het printerpark ook gerationaliseerd kon worden. “De vertegenwoordiger van HP vroeg hoeveel printers er bij Wholesale in gebruik waren. Wij wisten dat echt niet. Ik schatte het aantal op twee- tot driehonderd, maar het bleken er uiteindelijk 640 te zijn. Dat kwam omdat elke afdeling een eigen budget had. Iedereen kon dus zelf een printer kopen wanneer dat zo uitkwam. Er stonden dus ook veel verschillende exemplaren en van diverse leeftijden. Het overgrote deel was tussen de drie en acht jaar oud. Dan heb je het over dure printers, omdat ze veel meer onderhoud nodig hebben.”

Omdat het merendeel van de machines bij HP vandaan kwam, is ervoor gekozen alle machines door dit merk te vervangen. “Centralisatie van het printerbeheer was een cultuurschok”, herinnert Erbrink zich nog. “We moesten ook het management overtuigen dat rationalisatie van de printers, net als bij de desktops, notebooks en servers, zinvol was. We hebben gevraagd om te berekenen wat het zou kosten om die rationalisatieslag door te voeren en HP had een plezierige berekening gemaakt. Met het contract dat we in 2002 afsloten, hebben we over drie jaar gemeten een besparing weten te bereiken van 3,7 miljoen euro. De gemiddelde kostprijs van een afgedrukte pagina ging omlaag van 20 naar 2,9 cent.”

Veel tips

Alle printers zijn op het netwerk aangesloten. En de beheertool WebJetAdmin heeft het mogelijk gemaakt om het complete machinepark op afstand te beheren. “Zo kregen we ook zicht op hoe de printers worden gebruikt en wie ze gebruikt. We hadden bijvoorbeeld exemplaren staan met een capaciteit van 40.000 afdrukken per maand, terwijl in de praktijk er niet meer dan 6.000 werden gemaakt. Dan ben je duur bezig”, vertelt Erbrink.

In 2005, toen het contract afliep, is een evaluatieronde gehouden. Daarbij kwam een paar zaken aan het licht die ING WIA anders geregeld wilde zien. “Wij hadden bijvoorbeeld het contract afgesloten voor 350 printers, maar inmiddels zitten we op ongeveer 400 printers. Er mag dan veel gepraat en geschreven zijn over het papierloze kantoor, maar in de praktijk groeit het aantal afdrukken nog steeds. Voor elke nieuwe printer werd dan een nieuw contract opgesteld. Aan het eind hadden we per maand 218 facturen af te handelen. In de nieuwe overeenkomst hebben we afgesproken dat we vier keer per jaar een factuur krijgen. We gaan ook niet meer per machine betalen, maar we betalen voor het gebruik van die apparaten. We hebben een volumecontract van 17 miljoen pagina’s per jaar. En daarmee besparen we nog eens 2,9 miljoen euro de komende drie jaar.”

Voorheen bestelde ING WIA de supplies (cartridges en dergelijke) via een reseller, maar dat is in het nieuwe contract ook veranderd. “We hebben bij HP één persoon toegewezen gekregen die alles voor ons regelt. Ook de supplies. Wij hoeven verder niks meer in de gaten te houden. Eén keer per maand krijgen we een rapportage en bespreken we alles. Als er nieuwe ontwikkelingen zijn op printgebied die voor ons goed zouden kunnen uitpakken, dan horen we dat in die gesprekken. HP heeft ook onze workflow onder de loep genomen en heel wat tips gegeven om de zaken slimmer aan te pakken”, zegt Erbrink.

In de overeenkomst zijn boetes opgenomen wanneer bepaalde afgesproken niveaus niet worden gehaald.

Multifunctionals

Een volgende stap is, zo zegt Erbrink, een methode waarbij iemand zelf kan aangeven op welke printer hij iets afgedrukt wil hebben, waarna hij naar de bewuste machine kan lopen en daar de opdracht kan geven om het document eruit te laten rollen. Het voordeel is dat onbevoegden geen blik kunnen werpen op de bedrukte pagina’s. Overigens beperkt Active Directory de vrijheid van degenen die een afdruk willen maken. Dat kan alleen als ze daartoe bevoegd zijn. Er is, zoals bij alle wholesale banken, een strikte scheiding tussen frontoffice (de dealerroom) en backoffice. In de eerste worden prints gemaakt van de afspraken, in de backoffice worden de afspraken tot contracten gemodelleerd.

Met kleur is ING, om de kosten te drukken, ingetogen. “Brieven waar het logo op moet, krijgen een kleurtje, evenals andere soortgelijke documenten. Maar kleurgebruik moet wel aantoonbaar nuttig zijn.”

In de dealerroom, waar ruimtegebrek altijd op de loer ligt, zou het handig zijn multifunctionals te gebruiken. Een fax, scanner en printer in één apparaat scheelt ruimte. Een dergelijk besluit kun je echter niet snel nemen. Op de achtergrond speelt immers een discussie die nu bij tal van organisaties wordt gevoerd: de zeggenschap over de apparatuur. Historisch gegroeid gaat de afdeling Facilities over kopieermachines en faxapparaten, terwijl de it-afdeling de printers in haar portefeuille heeft. “We zijn daar nog niet uit”, vertelt Erbrink. n