Zeven tips voor e-mailverslaafden

Het lijkt handig om zo veel mogelijk taken per e-mail af te handelen. Je kunt alles nog eens nalezen en je mails pas lezen als je er tijd voor hebt. Toch zitten er ook nadelen aan.

Het envelopje in rechtsonder op het beeldscherm lonkt. Er is nieuwe mail en die moet onmiddellijk gelezen worden. Dus onderbreekt menig werknemer dagelijks tientallen keren zijn bezigheden om zijn elektronische post te lezen. Uit nieuwsgierigheid, gewoonte of zelfs verslaving.

Uit een onderzoek door de Amerikaanse Universiteit van Northampton blijkt dat eenderde van de 360 onderzochte personen verslaafd is aan het controleren van e-mail via zijn mobiele apparaat. "Je zult verbaasd zijn hoeveel mensen hun PDA of Blackberry naast hun hoofdkussen hebben liggen", liet hoogleraar Nada Kakabasde aan BBC News weten. "Verslaafden staan midden in de nacht op en controleren twee tot drie keer per nacht of er nieuwe berichten zijn."

En dat zijn er nogal wat. Volgens onderzoeksresultaten van ict-dienstverlener Logica hebben Nederlanders, die nu 21 jaar zijn, in hun hele leven al zo'n 250.000 e-mails ontvangen.

Gestrest

Genoeg om behoorlijk gestrest van te raken, weet ook econoom Klaus Moser van de Universiteit van Neurenberg. Ongeveer 10 procent van de werknemers zou nerveus worden van de grote hoeveelheid berichten die hij dagelijks krijgt toegestuurd. Moser pleit voor cursussen waar werknemers leren goede mail-filters te bouwen, waardoor dringende mail wordt doorgestuurd en persoonlijke mail automatisch wordt beantwoord.

Denise Hulst, trainer in efficiënt e-mailen, zei enkele dagen geleden tegen de collega's van weekblad Intermediair dat de manier waarop werknemers met e-mail omgaan, deels bepalend is voor hun werkdruk. Ze raadt werknemers aan een paar keer per dag op een vast moment e-mailberichten te lezen. "Elk mailtje direct openen leidt er al snel toe dat je achter de feiten aanloopt. Ongestoord een takenlijst afwerken kan alleen als je je afsluit voor andere invloeden."

Gewoon even bellen of langslopen lijkt nog altijd de efficiëntste manier om iets met een collega te bespreken. Niemand zit te wachten op een antwoord of voelt zich verplicht een bericht te versturen en beide personen weten direct hoe de zaken ervoor staan. Voor wie toch liever elektronisch overlegt, stelde Intermediair een paar tips op: