Case study

IT Planning zet koers voor Deutsche Bahn

Aligning IT met de bedrijfsstrategie

Toenemende concurrentie in het personen- en goederenverkeer, strenge controles door de regering, beursplannen voor 2008: de Deutsche Bahn beleeft sinds de privatisering vele hervormingen en uitdagingen. Daarnaast staan er voor de toekomst vele plannen op het programma om winstgevend en prestatiegericht te blijven. Sinds 2002 maakt de divisie personenverkeer gebruik van IT Planning software van alfabet. Inmiddels is de software sterk uitgebreid en geactualiseerd om er het IT-portfoliomanagement aan te koppelen.

Het IT-landschap van een complexe en heterogene organisatie, zoals de Deutsche Bahn, is vergelijkbaar met een groeiende en steeds veranderende stad. Als een steen in de infrastructuur ontbreekt of wegvalt, brengt dit de structuur in de war. Zo werkt het ook in de IT: als een component wordt veranderd, is het belangrijk om te weten welke standaarden en interfaces hieraan verbonden zijn. De divisie personenverkeer zet rond de 400 verschillende applicaties in. Veel van deze applicaties hebben meerdere interfaces - in totaal vaak vele duizenden. Deze problematiek is in vele bedrijven bekend. De Deutsche Bahn staat echter nog voor een uitdaging: veel van haar kernprocessen zijn in huis ontwikkeld.

Dit betekent dat die applicaties tegemoet komen aan de specifieke vraag van spoorwegmaatschappijen, maar dat ze een laag niveau van standaardisatie hebben. Een situatie die vanuit de geschiedenis verklaarbaar is. Weinig standaarden werden gedefinieerd en vele ontwikkelingen van eigen bodem werden niet op de actuele standaarden gemigreerd. Bovendien bestond er geen overzicht van de bestaande IT. In plaats daarvan waren er vele decentrale documenten en een samenvatting in de vorm van 650 Power-Point dia's. Om de geplande veranderingen in het bestaande IT-landschap transparant te houden moest alles een voor een geactualiseerd worden. Daardoor was het lastig of zelfs bijna onmogelijk om een inschatting te maken wat voor consequenties veranderingen in toepassingen kunnen hebben.

Business meet IT

Met de overgang van een staatsbedrijf naar een profit organisatie en de geplande beursgang moest de Deutsche Bahn de efficiëntie van haar IT verbeteren. Om de systemen beter te organiseren en een transparant overzicht te krijgen, besloot de divisie personenverkeer om IT planning software te implementeren. De keuze viel op SITM van het Berlijnse softwarebedrijf alfabet: een eerdere versie van de huidige geïmplementeerde software planningIT. "De eerste effecten waren snel bereikt. De software zorgde voor een eenduidige taal tussen alle deelnemers van IT planning, ontwikkeling en bedrijfsvoering. Een groot gedeelte van het team heeft een lange geschiedenis binnen het bedrijf en gebruikten tot die tijd hun eigen applicatiebeschrijvingen", herinnert zich Jan Rick, medewerker strategieteam bij personenverkeer.

Rick herinnert zich ook de problemen om de budgetverantwoordelijken
enthousiast te maken voor het omvangrijke project. "De implementatie van planningssoftware van dit formaat en de daarmee verbonden mogelijkheid om IT-processen te verbeteren is een goede investering.

Niettemin moet men met goede argumenten komen om het management te overtuigen van een grote verandering in de IT-organisatie."
Daarbij is het noodzakelijk, vervolgt Rick, dat IT-planningen als onderdeel van de strategische bedrijfsrichting wordt gezien: een IT-planningsoplossing is niet alleen een tool voor IT-beheerders. Het is meer dan dat: het kan leiden tot een beter begrip van business en IT alignment.

Een belangrijk argument was de grotere productiviteit van IT-medewerkers door de nieuwe transparantie in de IT. Doorslaggevend was volgens Dr. Eberhard Kurz, CIO van de divisie personenverkeer een ander aspect: "Onze core business is compleet IT ondersteund. Vergelijkbaar met banken of telecomproviders is IT voor de Deutsche Bahn absoluut bedrijfskritisch. Daarom is de planning van IT-systemen, die zich consequent aan de bedrijfsstrategie oriënteert, een logische stap voor de toekomst.

Voorzetting van een succesvolle samenwerking

Na de succesvolle implementatie van alfabet's SITM en de ervaren voordelen werd besloten om vervolgoplossing planningIT in te zetten. Immers, het opzetten van een bouwplan van het ITlandschap was niet de enige uitdaging bij het planningsproject van het personenverkeer. Terwijl andere oplossingen ook een 'issituatie' kunnen maken, gaat de software van alfabet een stap verder. De software biedt niet alleen een overzicht van de bestaande applicaties, relaties, interfaces en verantwoordelijkheden binnen het IT-landschap, de software verzekert door rollenspecifieke planningondersteuning dat het IT masterplan steeds actueel blijft. De noodzakelijkheid om de gegevens in de databank altijd up-to-date te houden, blijkt uit het volgende voorbeeld. De applicatie "verkoopsysteem" bevat verschillende toepassingen die bijvoorbeeld de kaartverkoop aan het loket, de automaten of via internet regelen. Hier vinden continu veranderingen plaats waardoor een statisch bouwplan snel veroudert. Met planningIT kan men meteen zien wat voor een effect, bijvoorbeeld het ophalen van bestelde tickets in automaten, heeft op het applicatielandschap.

Een blik in de toekomst

Dankzij de succesvolle implementatie van planningsoftware voor iemand management was de keuze om de samenwerking met alfabet voor te zetten eenvoudig. Daniel Schilkowitz, medewerker in het IT-strategieteam: "Wij zijn samen met alfabet in het project gegroeid. planningIT beschikt over talrijke verbeteringen ten opzichte van SITM, die voor een deel ook door ons project zijn geïnitieerd. Voorbeelden hiervan zijn de gestructureerde gebruikersinterfaces of de exportmogelijkheden." Jan Rick ervaart echter meerdere voordelen van planningIT: "Een belangrijke functie is dat de geplande veranderingen in het IT-landschap probleemloos en zonder 'gaten' worden getoond. Bovendien kunnen dankzij Inventorys en Export interfaces naar Excel
flexibele beoordelingen worden gemaakt. Het IT-team kan hierdoor snel op aanvragen reageren. Een betere alignment van IT met bedrijfsdoelstellingen is het resultaat.

Scholing en training

Om de inwerkperiode voor het implementeren van planningIT zo gering mogelijk te houden besloot men om de functionaliteit van planningIT specifiek voor de gebruiker in te zetten. Daarvoor werden zogenoemde rollen gedefinieerd. Collega's werden alleen op die punten geschoold die ze ook daadwerkelijk voor hun dagelijkse werk nodig hebben. Hiervoor initieerde personenverkeer met de technische universiteit van Darmstadt een gemeenschappelijk project. alfabet gaf via de "Train the
Trainer" methode twee medewerkers een intensieve training. De deelnemende studenten hebben zich na de scholingsdag via internet geschoold en brachten daarna een tijd door bij de divisie personenverkeer om de structuren, doelen en de specifieke eisen van de gebruikers te leren kennen. Aansluitend werden door hen de gebruikersspecifieke rollen, specifieke rapporten en cursusmateriaal samengesteld, passend voor de gebruikers.