Case study

Mariënstaete: passende licentievorm voor groeiende organisatie

Mariënstaete is onderdeel van W.W.Z. Mariënstaete-Valent, en is gespecialiseerd in het op maat leveren van zorg, wonen en diensten aan ouderen. WWZ-Mariënstaete-Valent heeft 3500 medewerkers en zal per januari 2009 juridisch fuseren naar één instelling, de grootste van de Duin- en Bollenstreek. De huidige drie ICT-afdelingen worden samengevoegd tot één afdeling. De Novell-omgeving waarin gewerkt werd kon de groei niet meer aan, waardoor een migratie noodzakelijk werd. Een Enterprise Agreement licentiecontract met Software Assurance bood uitkomst.

Behoefte aan een schaalbare omgeving

Mariënstaete kent een gezonde groei. Niet alleen het aantal medewerkers, maar ook het aantal locaties is aan groei onderhevig. Oorspronkelijk was de IT-infrastructuur binnen de organisatie gebaseerd op Novell. De technologie bleek in de praktijk echter niet schaalbaar genoeg, waarop de organisatie ertoe overging een Citrix- en Novell-omgeving uit te rollen. Astrid van der Weijden is Hoofd ICT bij Mariënstaete en legt uit: "De Novell-Citrix omgeving gaf helaas ook problemen. Een aantal nieuwe applicaties werkte niet onder Novell, waardoor we beperkt waren in keuze. We hebben een onderzoek laten verrichten door OGD, onze ICT-partner. Hierin werd op zoek gegaan naar de beste oplossing: Novell, Citrix of een Windows-Citrix omgeving." De taakverdeling binnen dit traject was helder. Van der Weijden communiceerde met de projectleider van OGD. Mariënstaete gaf aan wat de eisen en wensen waren, OGD onderzocht de technische haalbaarheid en koppelde de uitkomst terug aan Mariënstaete.

Van plan naar implementatie

Zodra de keuze voor Windows was gemaakt, zijn enkele stappen genomen om de implementatie optimaal te laten verlopen. De eerste stap bestond uit het opstellen van een projectplan, waarin expliciet werd beschreven hoe de nieuwe omgeving eruit zou moeten komen te zien. Uit het onderzoek kwam naar voren dat bepaalde functionaliteit niet mogelijk was in de huidige ICT-omgeving. Het plan concludeerde met twee opties: of meer beheer, of iets meer betalen aan nieuwe licenties. Astrid van der Weijden over de aanpak: "Ik heb een case geschreven om verschillende situaties te schetsen en deze vervolgens gepresenteerd aan de directie. De directie was overtuigd van de gewenste situatie, mits aan de gestelde eisen werd voldaan en de nieuwe omgeving zou passen binnen het budget."

Vooruitstrevendheid

"Mariënstaete is als organisatie erg vooruitstrevend. Men wil altijd het nieuwste van het nieuwste en is ook bereid hierin te investeren", aldus Van der Weijden. "Wij hebben uiteindelijk gekozen voor een Windows-Citrix omgeving. De hiermee behaalde schaalbaarheid stelt ons in staat optimaal in te spelen op de vraag vanuit de eindgebruiker en de directie", aldus het hoofd ICT. De vooruitstrevendheid uit zich ook in verschillende pilotprojecten, waarin nieuwe toepassingsmogelijkheden binnen de ouderenzorg worden getoetst. Sprekend voorbeeld hiervan is het webcamproject, waarbij familieleden via de webcam met de ouders communiceren. De pilot is van start gegaan voor familieleden die in het buitenland wonen. Bij succes kan de webcam ook worden ingezet voor bijvoorbeeld mensen die slecht ter been zijn, een ongeluk hebben gehad of ergens aan de andere kant van Nederland wonen. De oplossingen van Microsoft lenen zich uitstekend voor deze pilot, omdat de functionaliteit binnen het platform beschikbaar is. Van der Weijden hierover: "Een van de wensen van de directie was de ingebruikname van smartphones. Vanwege de verschillende locaties kwam het regelmatig voor dat er dubbele afspraken ingepland werden." Het gebruik van Exchange 2007 met smartphones loste dit probleem op. De ingezette apparaten maken het mogelijk om te synchroniseren met Microsoft Outlook en verbinding te maken met bedrijfsnetwerken.

"De Windows-Citrix omgeving bleek veel stabieler, flexibeler, maar bovenal ook gericht op de toekomst. Het maakt het eenvoudig als we nieuwe locaties erbij krijgen met nieuwe instellingen. Buiten de werking om vond ik dat het er ook allemaal strak uit moest zien, zodat het aantrekkelijker werd voor de gebruikers."

De toekomst

Mariënstaete heeft een flinke expansie op de agenda staan. Er zal worden uitgebreid van 7 naar circa 40 vestigingen, met in totaal 4200 medewerkers. Alle locaties zullen worden gemigreerd naar de nieuwe omgeving. De gekozen licentievorm biedt de hiervoor vereiste flexibiliteit. "Als er gefuseerd wordt tussen veel verschillende organisaties of locaties of er sprake is van een ‘vragende' organisatie, dan is een Enterprise Agreement, uitgebreid met Software Assurance echt wel een must", volgens Van der Weijden. Zij vervolgt: "Met Software Assurance heb je namelijk recht op de laatste versies en kun je medewerkers via de training vouchers snel kennis laten maken met de nieuwe technologie. Met Software Assurance ben je verzekerd van een vast budget, waardoor je niet keer op keer de beslissingsfase in moet gaan met het bestuur."