Exchange-beheer in het groot

De praktijk bij een multinational met duizenden clients

Victor Weenink werkt bij een grote onderneming en is daar verantwoordelijk voor de Exchange-omgeving. Een grote omgeving. "We hebben wereldwijd 60 Exchange-servers met duizenden clients", aldus Weenink.

Tip Voor Exchange-beheerders heeft Victor Weenink wel een tip: "Indien de Exchange server op bestandsniveau gescand wordt op virussen, is het verstandig om behalve de Exchange-installatiemappen en de Exchange-bestanden ook de map "inetsrv" juist niet te scannen. Deze map bevat IIS-bestanden die hierdoor corrupt kunnen raken waardoor de stabiliteit van IIS in gevaar kan komen". Weenink is werkzaam als technisch consultant via het bedrijf Ormer ICT Dienstverlening bij een multinational. Daarvoor werkte hij bij een grote technische dienstverlener, waar hij ook Exchange beheerde. Mede omdat Weenink zich verder wilde specialiseren in nog complexere Exchange-projecten binnen één of meerdere innovatieve Exchange-omgevingen, maakte hij de overstap naar zijn huidige werkgever. Zijn favoriete weblinks in het kader van zijn werk zijn: http://www.microsoft.com/exchange en http://www.msexchange.org.

"Het werken met Exchange bestaat voor mij uit het analyseren en oplossen van langlopende problemen", zegt Weenink. Hij is nog niet bezig met het testen van het onlangs verschenen Service Pack 2 voor Exchange, omdat hij daarmee wil wachten totdat de eerste patches zijn verschenen. SP2 staat voor het eerste kwartaal van 2006 op de planning, maar dan wordt het ook geïnstalleerd." Het installeren van zo'n Service Pack of een nieuwe versie gaat in drie stadia. Weenink: "Dat begint bij een testomgeving, waar het in een testlab wordt getest. Dan wordt het uitgerold in een developmentomgeving en pas daarna in de echte organisatie. In de testomgeving staat ons de omgeving ter beschikking zoals die ook in de organisatie draait. Ja, met de complete Active Directory-structuur. Het is ook de bedoeling om die zoveel mogelijk gesynchroniseerd te houden."
Een ander project van Weenink betrof het optimaliseren van de Exchange-omgeving: "Ik heb uitgezocht hoe je Exchange optimaal kunt gebruiken als het gaat om een omgeving die de hele wereld omvat. Normaal gesproken gebruikt een Outlook 2003-client bij het raadplegen van de adresboekgegevens een Global Catalog server. Maar als die medewerker nou op reis gaat en in een ander land terechtkomt, dan zou zijn computer nog steeds contact opnemen met die server. Dan kan de responsetijd door de afstand natuurlijk afnemen. Ik heb er middels een Group Policy voor gezorgd dat de Outlook-client eerst kijkt welke Global Catalog server het dichtstbij staat, waarna hij bijvoorbeeld zijn adresboekgegevens daarvandaan haalt. Dat scheelt behoorlijk." Zo volgt Weenink alle nieuwe ontwikkelingen: "Ik ga ook kijken naar Office 12, want daar zit weer een nieuwe Outlook-versie in."
Omdat hij te maken heeft met de nieuwste technieken is niet altijd documentatie beschikbaar en daarom heeft Weenink in het laatste half jaar gebruikgemaakt van Premium Support van Microsoft. "Dan is het een kwestie van een vraag uitzetten en wachten op antwoord." Als hij zelf naar een antwoord moet zoeken is Weenink niet altijd te spreken over de duidelijkheid van de Microsoft-website. "Dan heb ik ook mijn eigen alternatieve kanalen om kennis vandaan te halen." (zie kader)

Gestructureerd

Het valt Weenink op dat de multinational waar hij werkzaam is, procedureel ten opzichte van andere bedrijven bijzonder gestructureerd werkt, wat hij als positief ervaart. Veranderingen worden strikt volgens wijzigingsaanvragen doorgevoerd en dat was in zijn vorige werkkring wel anders. Bovendien is de standaardisatie binnen het bedrijf hoog. Er wordt gewerkt met de laatste versies, Exchange 2003 met Service Pack 1, en voor alle servers. "Dat geeft mij de kans om met de allerlaatste techniek te werken", zegt Weenink, "en dat vind ik erg interessant."
Voor het installeren van een server kent de multinational niet alleen standaardhardware, maar er is ook een standaardimage van Windows Server 2003 die op zo'n server wordt geïnstalleerd. Vervolgens wordt Exchange volgens een beschreven standaard geïnstalleerd. Het aanpassen van de configuratie van Exchange is mogelijk, maar alleen via een 'RFC-procedure' (Request For Comment).
Hoe ziet zo'n standaardserver er qua hardware uit? Weenink: "Nou, je moet dan toch wel gauw denken aan dual 3,6 GHz Xeon-servers met 3 of 4 GB intern geheugen: Exchange is best een zware applicatie. Met zo'n server kun je vervolgens wel veel gebruikers bedienen. Er draait bijvoorbeeld een server met iets meer dan 1000 gebruikers."

Mailafhandeling

Mail wordt bij binnenkomst gefilterd en op spam en virussen gecontroleerd door een product dat MailMarshal heet. Momenteel is Weenink bezig om daarvan een nieuwe versie uit te rollen. Daarnaast wordt voor antivirus ook Symantec en Sybari Microsoft Antigen gebruikt. Tijdens het controleproces van inkomende mail worden bijlagen gefilterd; plaatjes vanaf een bepaalde grootte worden eraf gesneden en filmpjes worden altijd geblokkeerd. Het in de gaten houden van de Exchange-omgeving gebeurt door de afdeling Operations. Voor het monitoren is er MOM (Microsoft Operations Manager). Voor het archiveren van mail is VERITAS Enterprise Vault geïnstalleerd. Daarmee gebeurt het archiveren geheel automatisch.

BlackBerry

Binnen de multinational wordt Exchange gebruikt via clients met Outlook, maar ook steeds meer mobiel, via de BlackBerry. Weenink: "De regio waar ik in zit, Europa, heeft twee BlackBerry-servers. Ongeveer een derde van alle gebruikers heeft een BlackBerry. De leidinggevenden bepalen of medewerkers in aanmerking komen voor zo'n apparaat." Als Service Pack 2 voor Exchange wordt geïnstalleerd, kunnen de BlackBerry-servers dan worden uitgefaseerd, omdat Exchange met SP2 dezelfde functionaliteit bevat als de BlackBerry-server? Weenink: "Even afgezien van de kosten die dat met zich meebrengt is het antwoord: ja, op termijn, maar het moet dan wel technisch net zo goed zijn. Je ziet dat Microsoft nog een achterstand heeft ten opzichte van BlackBerry-techniek."
Kunnen gebruikers ook van buitenaf hun post benaderen? Bijvoorbeeld via een VPN-link of via Outlook Web Access? "Ja, ze kunnen met hun laptop van buitenaf wel bij hun post, maar niet via Outlook Web Access. Dat wordt alleen op het interne netwerk van het bedrijf aangeboden. Gebruikers kunnen dan zonder Outlook-profiel of zelfs zonder Outlook hun post lezen."