Met Exchange SP2 alléén ben je er nog niet

Betere ondersteuning van mobiele apparaten, maar met een verborgen prijskaartje

Microsoft komt eind dit jaar met service pack 2 (SP2) voor Exchange. Hiermee krijgt Exchange betere ondersteuning van mobiele toestellen, maar bedrijven die hiervan optimaal willen profiteren, zijn met het installeren van SP2 nog niet klaar.

Marktpositie Microsoft heeft in Nederland met Exchange een groot marktaandeel van mailservers in handen: 70 procent. Opmerkelijk, aangezien het bedrijf buiten Nederland onder de 50 procent zit. Traditioneel bij Exchange hoort Outlook-clientsoftware op een desktop of laptop. Een snelgroeiend netwerkclientsegment zijn de slimme mobiele apparaten, zoals de pda en de smartphone. Na een moeizame start met het besturingssysteem voor dergelijke mobiele apparaten, is Microsoft inmiddels een succesvolle speler met een marktaandeel van 45 procent. De nieuwste versie is Mobile 5.0, waarin ActiveSync is opgenomen. ActiveSync speelt een belangrijke rol in het uitwisselen van gegevens met de Exchange-server. Voor ActiveSync zijn er licenties gegeven aan Symbian, Nokia, Motorola, PalmOne en DataViz.

Sinds versie 2003 kent Exchange, het mailserverproduct van Microsoft, de ondersteuning van mobiele toestellen. Tot aan die versie was de cradle op het bureau de plaats om een pda te synchroniseren, met de hulpapplicatie ActiveSync. Draadloos synchroniseren kon destijds alleen met het aparte Mobile Server, waarvan de levering inmiddels is gestopt en waarvan de functionaliteit is opgenomen in Exchange 2003. Voor draadloze overdracht wordt nu ActiveSync gebruikt, zowel op de server als op de slimme mobiele apparaten ('smart devices'). Hiermee is Exchange in staat mobiele toestellen te voeden met informatie over dragers als WiFi, gsm, gprs of umts. Met service pack 2 wordt die synchronisatietechnologie fors verbeterd.

Vereisten

Om optimaal gebruik te kunnen maken van alle nieuwe functionaliteit in SP2 is op de mobiele apparaten overigens wel de laatste versie van het besturingssysteem Windows Mobile 5.0 nodig. Dat is de opvolger van Windows Mobile 2003, in eerdere versies Windows CE genoemd. Alle nieuwe functionaliteit in service pack 2 zit nog niet in de huidige Windows Mobile 5.0-apparaten en de aanschaf van SP2 alléén is daarvoor ook niet voldoende. Bovenop het besturingssysteem is het Windows Mobile 5.0 Messaging and Security Feature Pack (MSFP) nodig, dat als losse software beschikbaar komt. Alleen met de combinatie MSFP en een Exchange Server met SP2 werkt de nieuwe functionaliteit.
MSFP werkt alleen op mobiele apparaten met Mobile 5.0-software, wat betekent dat apparaten met Windows Mobile 2003 of ouder niet langer gebruik kunnen maken van Exchange server. Updaten of afschrijven is dan de enige optie.

Synchronisatie

Tot nu toe was Microsoft in de zakelijke markt weinig succesvol met de combinatie van slimme apparaten en Exchange. Een belangrijke randvoorwaarde in het zakelijke segment is namelijk de mogelijkheid om die mobiele apparaten direct vanaf het eigen bedrijfsnetwerk aan te sturen. In Microsoft-jargon is dat 'always-up-to-date'-synchronisatie (autd), dat is ingebouwd in ActiveSync. Autd gebruikt vooralsnog een onhandige 'out-of-band'-synchronisatie op basis van sms-berichten vanaf de server, waarna het mobiele apparaat de verbinding maakt om te synchroniseren. Het gebruik van sms betekent extra kosten naast de kosten voor het dataverkeer. Bovendien wordt dit zeer specifieke sms-formaat nauwelijks ondersteund door de sms-diensten van telecomaanbieders in Nederland.
Omdat autd niet werkt, wordt er in de praktijk vaak voor gekozen om het mobiele apparaat met een vaste interval te synchroniseren. Dit alternatief is weinig effectief en erg duur. In Exchange SP2 is dit euvel verholpen.
Exchange Direct Push Technology vervangt de oude autd. Sms vervalt: er wordt nu gebruikgemaakt van een open https-verbinding naar Exchange. Het principe is eenvoudig: Direct Push houdt de verbinding tussen een mobiel apparaat en Exchange open via een 'heartbeat'. Dit is een signaal dat met een interval van 15 minuten wordt verstuurd. De heartbeat voorkomt dat de verbinding wordt afgesloten wegens inactiviteit.
Exchange kan direct aan ActiveSync melden of er een e-mail, agenda-afspraak of een andere wijziging moet worden opgehaald, dankzij de openstaande https-verbinding. De gebruiker merkt geen vertraging. De heartbeat belooft flexibel genoeg te zijn voor verschillende netwerkomstandigheden en is zuinig in dataverkeer. De efficiëntie wordt verder vergroot door de toepassing van gzip-compressie op de data in de https-verbinding.
Andere verbeteringen in service pack 2 zijn de synchronisatie van taken (wat tot nu toe niet mogelijk was) en de weergave van foto's in contactpersonen. Verder is het op afstand raadplegen van de algemene contactlijst of 'global address list' (gal) een veelgevraagde nieuwe mogelijkheid.

Beheer

Behalve in het gebruik zijn er voor mobiele apparaten ook op het vlak van veiligheid en beheer belangrijke verbeteringen. De belangrijkste daarvan is het op afstand opleggen van een 'policy'. Zo is wachtwoordgebruik op een mobiel apparaat af te dwingen en is het mogelijk eisen te stellen aan de complexiteit van een wachtwoord.
Ook nieuw is datadestructie, om misbruik van gegevens na verlies of diefstal te voorkomen. Na een aantal onjuiste wachtwoorden en een laatste waarschuwing wist het slimme apparaat alle interne gegevens. Ook als een mobiel apparaat als 'verloren' wordt aangemeld, kan een helpdeskmedewerker of systeembeheerder op afstand een wisinstructie geven. In het logbestand van de server wordt geregistreerd of dit ook daadwerkelijk is gebeurd. Verder wordt voor het versleutelen van e-mail op het mobiele apparaat nu ook Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME) ondersteund.
Nieuw is de introductie van certificate-based authentication, waarmee bedrijfsspecifieke configuratiegegevens, zoals domeinnamen, gebruikersnamen en wachtwoorden, niet langer zichtbaar of vindbaar zijn op een mobiel apparaat. Nadeel hierbij is dat voor het initieel installeren of het verversen van een verlopen certificaat een bezoek nodig is aan een XP-werkstation binnen het bedrijf. Wel zijn het voorheen moeizame installatieproces en het verversen van het certificaat binnen de XP-versie van ActiveSync zeer eenvoudig gemaakt.

Opslagverbeteringen

Behalve de verbeterde ondersteuning van mobiele apparaten zijn er in SP2 aanzienlijke verbeteringen in het beheer van Outlook. Het is nu mogelijk vanaf de server het gebruik van de 'cached mode' op desktop of laptop met Outlook af te dwingen, een extraatje dat de werklast op de server aanmerkelijk kan verlichten.
Een andere belangrijke verbetering is de verruiming van de opslaglimiet voor mail naar 75 gigabyte op de standard edition, de lichte versie van Exchange. De bovengrens was tot nu toe een beklemmende 16 gigabyte.
De verwachting is dat Exchange SP2 binnenkort wordt vrijgegeven in Microsoft Download Center. Voor Small Business Server (SBS) komt de SP2-functionaliteit enkele maanden later, inclusief de zeer gewenste verruiming naar 75 GB mailopslag, die Microsoft in SP2 gratis weggeeft. Begin volgend jaar worden ook de eerste Windows Mobile 5.0-apparaten met een geïntegreerd MSFP verwacht.