GroupWise en Schiphol Group

Mail- en agendagebruik op de luchthaven

"Officieel ben ik systeembeheerder, maar ik ben verantwoordelijk voor de mailomgeving. Ik coördineer de activiteiten rond Novell NetWare, die we met ons vieren uitvoeren. Sinds kort ben ik bezig met de introductie van de Blackberry." Wilfried Rutjes werkt bij Schiphol Group. Onderwerp van gesprek is de groupwareomgeving, ingevuld met Novell GroupWise.

Personalia Wilfried Rutjes (43) heeft mts werktuigbouw gedaan. Na werkzaam te zijn geweest bij de technische dienst van Schiphol Group, werd hij daar vijftien jaar geleden systeembeheerder. Hij hield zich vrijwel vanaf het begin bezig met GroupWise. Rutjes is ook bestuurslid van de onlangs opgerichte GroupWise User Group Nederland (GUG-NL).

Bij Schiphol wordt GroupWise gebruikt voor mail en agenda. "Alle afdelingen hebben toegang tot de agenda. Ze kunnen het gemak ervan zien, maar we dwingen niemand het ook te gebruiken", vertelt Rutjes. Enkele jaren geleden zijn testen gedaan met 'workflow' om de verlofregeling daarin onder te brengen, maar om interne redenen is dat niet doorgegaan. "Jammer", zegt Rutjes. Sinds kort wordt de GroupWise-omgeving ook mobiel ontsloten met de Blackberry. Het betreft nog een pilot, die wordt uitgevoerd met de mensen in de top-20 van Schiphol.

Criteria

Geldt dat ook voor president-directeur Gerlach Cerfontaine? "Ja, en hij is een dankbare gebruiker. Vooral voor degenen die veel buiten de deur werken en regelmatig in het buitenland vertoeven is zo'n Blackberry ideaal. Sinds het laatste 'servicepack' is het ook heel stabiel geworden."
De Blackberry verkeert bij Schiphol Group nog uitdrukkelijk in een pilotfase, waarna een evaluatie volgt. "Ik zie dat sommigen hem niet gebruiken. Ik wil weten waarom niet. Daarna schrijf ik voor onze beheerafdeling procedures voor welke handelingen de beheermedewerkers moeten verrichten als er iets mis is met zo'n apparaat. Ook moeten we de criteria waaraan je moet voldoen om in aanmerking te komen voor een Blackberry opstellen en goedkeuren. Pas daarna voeren we hem op grotere schaal in."
Vrijwel alle 2200 werknemers van Schiphol Group hebben toegang tot GroupWise. Het beleid is om in de toekomst iedereen een eigen mailadres op naam te geven. "Op den duur ontsluiten we de GroupWise-omgeving ook via webmail. Dat is nog niet gedaan om beveiligingstechnische redenen. Technisch is het geen probleem."

Mailregels

Rutjes is bijzonder tevreden met GroupWise. "Daar zijn een aantal redenen voor. Die moet ik vaak herhalen, omdat mensen wel vaker willen weten waarom we geen Outlook en Exchange gebruiken. Ten eerste is er de integratie van GroupWise met onze eDirectory. Ten tweede beschermt GroupWise goed tegen virusbesmetting. We hebben nog nooit een grote virusuitbraak meegemaakt. Overigens hebben we een mailscanner, GWAVA, die van alles uitfiltert, waaronder virussen, uit te voeren bestanden, filmpjes en spam. Ten derde vereist GroupWise een minimale beheerinspanning. Met een halve fte beheren we de complete omgeving. Het is ook eenvoudig om GroupWise op te waarderen. Als je weet welke bestanden ermee gemoeid zijn, is het een kwestie van kopiëren. Wil je terug, dan zet je de oude weer terug. Dat is een kwestie van vijf minuten. Dat is waarschijnlijk ook de reden waarom in de markt procentueel meer GroupWise-installaties met de laatste versie draaien dan Exchange-installaties met de laatste Exchange-versie."
"Bovendien is GroupWise stabiel. We draaien nu wel alles op aparte, toegewijde servers. Iedere Post Office heeft zijn eigen server. We hebben vier Post Offices, en daarvoor dus ook vier servers. Iedere server kan ruim vijf- tot zeshonderd gebruikers bedienen. Tot slot is er iets als GroupWise Monitor, waarmee je snel in gigabytes aan logbestanden kunt kijken welke route een mail heeft afgelegd. Daardoor kan er snel een oplossing zijn in een discussie over waar een bericht is gebleven."
Schiphol Group heeft het zich gemakkelijk gemaakt door de gebouwen onderling met snelle glasvezelverbindingen te koppelen, waardoor één groot lan ontstaat. Omdat er geen wan-verbindingen meer bestaan, kun je spreken van één locatie.
Over de regels voor mailgebruik zegt Onrust: "De meest in het oog springende zijn de maximale grootte van een mailbox van 2 GB, dat is ruim voldoende, en dat alle mail ouder dan zestig dagen wordt weggegooid. Overigens kunnen gebruikers wel mail archiveren. Dat wordt dan op hun netwerkschijf weggeschreven. Ook mail die wordt uitgestuurd op basis van regels staan we niet toe. We hebben het in het verleden meegemaakt dat mensen die al enige tijd niet meer hier werkten, wel nog mail doorgestuurd kregen omdat ze ooit een doorstuurregel naar een extern adres hadden aangemaakt. Daar hebben we mede in verband met de beveiliging een eind aan gemaakt. Iedereen die nieuw bij ons in dienst komt, wordt geïnformeerd over wat wel en niet mag en kan."

Linux

De oorsprong van GroupWise binnen Schiphol ligt vijftien jaar terug. Schiphol gebruikte destijds NetWare en WordPerfect. Toen lag het voor de hand om voor de voorloper van GroupWise, toen nog WordPerfect Office, te kiezen. Intussen profileert Novell zich echter met een Linux-strategie. Ligt het voor Schiphol ook voor de hand om over te gaan naar Linux?
Rutjes: "We gaan in ieder geval eind dit jaar over naar OES (Open Enterprise Server) op NetWare. Dan is het nog maar een kleine stap naar Linux." OES biedt als onderliggend besturingssysteem de keuze voor NetWare of Linux. Daar bovenop draaien dezelfde diensten. OES maakt een overstap van NetWare naar Linux dus eenvoudig. "We moeten wel. Ik kreeg onlangs via een omweg van Novell de vraag hoe we het zouden vinden als het onlangs verschenen GroupWise 7 niet meer voor Netware 6.0, en dus ook onze Netware 5.1, ondersteund zou worden. Dat zou voor ons een overstap naar GroupWise 7 wel erg lastig maken. Dat heb ik ook geantwoord. Zo'n vraag alleen al zegt wel iets."
Externe contacten noemt Rutjes 'heel belangrijk'. "Beheren is niet alleen technisch beheren, maar ook je contacten beheren, zodat je weet: 'dit is er aan de hand, dan moet ik die bellen', zodat je snel kunt schakelen om iets op te lossen. Overigens hebben we daarvoor ook een ondersteuningcontract met Novell. Dat is wel makkelijk. Je hebt die contracten liever niet, want ze zijn duur, maar als er echt iets aan de hand is, bijvoorbeeld met eDirectory, heb je kennis nodig die je alleen daar kunt halen. Dat komt gelukkig niet zo vaak voor." Op Brainshare, het jaarlijkse door Novell georganiseerde congres, "doe je niet alleen veel technische kennis op, maar ontmoet je ook veel mensen. Die contacten zijn misschien wel belangrijker dan de technische kennis."

Rotsvast vertrouwen

Rutjes heeft een rotsvast vertrouwen in eDirectory. "Dat is een volwassen en stabiele metadirectory. Die heeft zich al ruimschoots bewezen. We zetten het ook op een bijzondere manier in; voor 'zero day start, zero day stop'. Nieuwe medewerkers kunnen op hun eerste dag al aan de slag. Gaan ze uit dienst, wordt de account gelijk uitgezet. Dit gebeurt dankzij een koppeling van het hr-systeem met de 'workforce' eDirectory. Het enige wat wij moeten doen bij indiensttreding is de account te accorderen. Waarschijnlijk blijven we dat gebruiken, ook als NetWare verdwijnt. Aan de andere kant weet je in de ict nooit waar je over een jaar of vijf jaar bent. Dat maakt het ook zo spannend."