Case study

Beter protocollenbeheer bij Sint Lucas Andreas Ziekenhuis

Het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis in Amsterdam gebruikt Smartsite Content Management Server, Release 5 voor haar intranet. Een belangrijk onderdeel van dit intranet is het beheer van protocollen. Het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis zet namelijk Smartsite niet alleen in als motor voor het intranet, maar ook als het hart van het protocollenbeheersysteem.

Inleiding

Het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis in Amsterdam gebruikt Smartsite Content Management Server, Release 5 voor haar intranet. Een belangrijk onderdeel van dit intranet is het beheer van protocollen. Het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis zet namelijk Smartsite niet alleen in als motor voor het intranet, maar heeft dit succesvolle Content Management Systeem ook gekozen als het hart van het protocollenbeheersysteem.

Werkwijze

Smartsite ondersteunt het totale proces van creatie tot publicatie. Meer in detail gaat het om de volgende stappen:
1. Het aanmaken van een protocol door een inhoudsdeskundige;
2. Het toetsen, reviewen en accorderen van een nieuw of aangepast protocol door verschillende specialisten, de beoordelingscommissie en betrokken leidinggevenden;
3. Distributie van goedgekeurde protocollen naar geautoriseerde gebruikers;
4. Publicatie van protocollen als onderdeel van de totale informatievoorziening voor de gebruikers;
5. Beschikbaar stellen van managementrapportages, waarin de status van de verschillende protocollen is weergegeven.

1) Het aanmaken van een protocol
Naast de bodytekst wordt het protocol voorzien van metadata, zodat publicatie op maat kan plaatsvinden
Voor elk type protocol is een specifiek invulsjabloon (contenttype) binnen Smartsite aangemaakt, waarin de protocolteksten worden ingevoerd. Daarnaast wordt de tekst verrijkt met extragegevens (metadata), zoals auteur, categorie, geldigheidsduur. Eventueel kunnen links met andere documenten worden opgenomen.
2) Toetsen, reviewen en accorderen
Het goedkeuringsproces vindt plaats op basis van een workflow-mechanisme dat standaardbeschikbaar is binnen Smartsite en per protocol op maat wordt ingericht. Het goedkeuringsproces verloopt in meerdere stappen, waarbij diverse personen of groepen personen rechten hebben om specifieke onderdelen van het protocol te muteren of te beoordelen. Wanneer een protocol wordt afgekeurd wordt dit teruggestuurd naar de protocollenschrijver. De betrokkenen in het goedkeuringsproces worden via een bericht op de hoogte gebracht van uit te voeren workflowtaken.
3) Distributie van de protocollen
De distributie van de protocollen verloopt via het intranet. Elke intranetgebruiker kan de protocollen bekijken, mits hij daarvoor geautoriseerd is.
4) Publicatie van de protocollen
Op basis van opgegeven metadata worden de protocollen op de juiste plaats(en) op het intranet getoond, en gecombineerd weergegeven met andere informatie (content). Zo kan de inhoud van het protocol, samen met andere content (nieuws, evenementen) met betrekking tot hetzelfde onderwerp worden getoond.
Naast de bodytekst wordt het protocol voorzien van metadata, zodat publicatie op maat kan plaatsvinden. Tevens wordt de metadata gebruikt om gebruikers te informeren over wijzigingen of het verschijnen van nieuwe protocollen op basis van een door de gebruiker opgegeven interesseprofiel. Daarnaast maakt een zoekmachine het mogelijk om binnen het intranet te zoeken naar beschikbare Protocollen.
5) Managementrapportages
Om inzicht te krijgen in de status van protocollen zijn op het intranet rapportagepaginas gemaakt, waarin overzichtelijk een lijst van alle protocollen wordt gepresenteerd, inclusief gewenste kenmerken, zoals status, auteur en vervaldatum.

Gebruiks- en beheersvriendelijk

De implementatie van het protocollenbeheersysteem levert het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis grote voordelen op als het gaat om flexibiliteit, onderhoudbaarheid, en uitbreidbaarheid van de protocollen. Het beheer van deze protocollen wordt daarbij volledig zelfstandig door het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis uitgevoerd. Dit geldt ook voor het toekennen van autorisaties voor het beheer en de publicatie van content of delen daarvan.

Versiebeheer

Een ander groot voordeel is het automatische versiebeheer binnen Smartsite. Deze module zorgt ervoor dat altijd de laatste versie van het protocol te zien is, mits deze natuurlijk is goedgekeurd. Vorige versies blijven bewaard in de database en zijn door de protocollenbeheerder te raadplegen.

Eenduidige workflow

De standaard workflow-functionaliteit van Smartsite maakt het mogelijk om een gecontroleerd goedkeuringsproces in te richten, waarbij het protocol eerst van een inhoudsdeskundige naar een leidinggevende en uiteindelijk naar de beoordelingscommissie en/of directie wordt gestuurd alvorens dit vrij te geven en te publiceren op het intranet.

Heldere presentatie

Op het intranet worden op de homepage de vijf laatst gewijzigde protocollen gepresenteerd. Uiteraard is er ook een protocollenzoekmachine beschikbaar en kan er gezocht worden op basis van afdeling, naam, afkorting, lekennaam of trefwoord. Door het protocollenbeheer onder te brengen in Smartsite is er niet alleen invulling gegeven aan specifieke eisen op het vlak van protocollenbeheer, zoals autorisatie, versiebeheer, workflow en doorzoekbaarheid, maar is er tevens een besparing gerealiseerd op een aantal vlakken. Zo is de beheersinspanning verminderd en is er geen separate applicatie noodzakelijk met de daarbij behorende aanschaf- en beheerkosten. Bijkomend voordeel is dat alles op een laagdrempelige manier via het intranet te raadplegen is door de protocollen in een vertrouwde gebruikersinterface te publiceren. Dit komt de kwaliteit van de geleverde dienstverlening ten goede.