RAI stapt over op Sharepoint 2010

De Amsterdamse RAI gaat zijn corporate websites RAI.nl en MECC.nl vernieuwen. Daarvoor schakelt de organisatie over op Sharepoint 2010. De veertig beurzensites volgen later, die draaien nu nog op Sharepoint 2007. Tijdens een kick-off bijeenkomst worden de projectleden bijgepraat over het product. De voordelen vinden ze veelbelovend klinken.

‘Excuses. Als je vorige afspraak om 14:30 uur eindigt, is het gebouw net wat te groot om op tijd te zijn als de volgende afspraak om 14:30 uur begint', zegt een van de projectleden als ze de kick-off bijeenkomst om 14:40 uur binnenloopt. De overige zeven projectleden zijn net halverwege de voorstelronde. De Amsterdamse RAI gaat zijn corporate websites vernieuwen. Deze nieuwe websites gaan draaien op het Microsoft-platform Sharepoint 2010. Projectleider Kristian Hustinx verexcuseert nog wat projectleden die door ziekte, vakantie of drukte niet aanwezig kunnen zijn en begint in een van de vergaderruimtes van de RAI zijn Powerpoint-presentatie. Op een groot scherm verschijnen de redenen om de website RAI.nl te vernieuwen

Hustinx somt de verschillende redenen op: ‘Het huidige systeem is traag. Met name als de prikkeliconen worden geladen.' De projectleden knikken instemmend. ‘Het huidige content management systeem is instabiel. Dat is iets waar je niet echt blij van wordt bij een bedrijfswebsite', zegt Hustinx. Die instabiliteit zorgt ervoor dat regelmatig gebeld wordt met de leverancier. Omdat daar een ‘uurtje-factuurtje-afspraak' mee gemaakt is, hoopt RAI met het nieuwe platform ook kosten te besparen.

Contentbeheer is beperkt

De keuze om Sharepoint 2010 als platform voor de nieuwe websites te gebruiken was snel gemaakt, vervolgt Hustinx zijn verhaal. ‘We werken al met Sharepoint 2007. Voor het contentbeheer van websites zijn de functies soms beperkt', zegt hij. ‘Maar Sharepoint biedt meer dan alleen het beheer van websites, ook voor interne samenwerking is het zeer goed bruikbaar. Het contentbeheer is in de nieuwe versie sterk verbeterd ten op zichte van 2007.'

Een van de voordelen die Hustinx een dia later opsomt, is dat informatie van de ene site gemakkelijk te herbruiken is in een andere site van de RAI. ‘Betekent dit dan dat ik informatie maar één keer hoef in te voeren en daarna niet meer hoef te kopiëren', vraagt een van de projectleden. Hustinx knikt. Het projectlid steekt haar armen in de lucht en juicht. RAI heeft veel verschillende beurzen, die ieder een eigen website hebben. De informatie over parkeren en route-informatie blijft voor iedere beurs hetzelfde dat hoeft straks nog maar één keer te worden ingevoerd.

Een ander voordeel is dat social media gemakkelijk geïntegreerd kunnen worden in de nieuwe website. ‘Dat is mooi hoor', vult een projectlid Hustinx aan. ‘Bezoekers kunnen onze evenementen dan bijvoorbeeld op hun Facebook-site laten zien.

Krappe planning

De planning voor de nieuwe websites is wat krap, erkent de projectleider. In juni moet de websites van de RAI draaien op Sharepoint 2010. ‘Er is weinig ruimte voor tegenslagen', zegt Hustinx. Daarom is besloten om de content die nu op de websites staat zoveel mogelijk te kopiëren en over te zetten naar de nieuwe websites. ‘Er is ruimte om tussendoor de content te redigeren, maar we hebben ook tijd gereserveerd na het project voor het redigeren van de content. We willen niet dat het project vertraagd wordt omdat de content nog niet gereed is,' zegt de projectleider. ‘En kunnen we straks zelf de tekst aanpassen of moet dat via het hoofd communicatie', vraagt een projectlid. ‘Dat kunnen jullie zelf', zegt Hustinx. Het projectlid kijkt opgelucht.

Voor het project heeft de RAI een projectsite in het leven geroepen. Deze site is gemaakt in Sharepoint 2007. ‘Dit is je R-schijf', legt Hustinx uit. ‘Normaal maak je een mapje op deze schijf waar je de documenten in zet. Nu zet je de documenten hier in. Wat het voordeel is, is dat het systeem aangeeft welke documenten nieuw zijn.' ‘Maar is dit compatible met EBMS', vraagt een projectlid. De projectleider schudt zijn hoofd. ‘Dan moet ik dus straks werken in twee systemen.' ‘Ach, dat is hartstikke weinig', lacht een van de projectleden.

Onderzoek

‘Wordt er nog onderzoek gedaan onder bezoekers naar hoe de site wordt ingericht', vraagt een projectlid als de projectleider klaar is met zijn verhaal. ‘We hebben wel statistieken hoe vaak bepaalde sites bezocht worden, maar er wordt geen aanvullend onderzoek gedaan. De basis voor de nieuwe site is de huidige site. Maar in Sharepoint 2010 zitten zoveel nieuwe dingen, dat we die niet kunnen laten liggen. Vandaar dat er toch wat verbeteringen worden doorgevoerd.'

Tijdens een volgende bijeenkomst zal worden ingegaan welke verbeteringen dat dan per website zullen zijn. Met die mededeling sluit Hustinx de bijeenkomst. De projectleden vertrekken weer, op naar de volgende locatie in het immense complex.