'Efficiënt omgaan met technologie verbetert communicatie'

Als het aan de consultants van Avanade ligt, wordt dit het jaar van ‘de nieuwe generatie-werkplek'. Bedrijven moeten anders omgaan met technologie om hun communicatie te verbeteren.

Personeel moet naadloos met elkaar kunnen samenwerken, zegt André Huizing, directeur van ict-consultancybureau Avanade Nederland. Alleen als dat lukt, kan flexibel werken zijn vruchten afwerpen. Bovendien kan goede samenwerking ertoe leiden dat 2008 het jaar van de mobiele technologieën wordt, denkt Huizing.

"In de zakenwereld gaat het niet alleen om wie je kent, maar juist om hoe je contact met deze mensen legt", aldus de directeur. "Het internet heeft onze verwachtingen verhoogd, omdat we nu real-time kunnen samenwerken en communiceren."

Ondanks de verbeterde technologie, zouden sommige organisaties nog niet up-to-date zijn. Vroeger werd technologie volgens Huizing ingezet om relaties op de werkplek te ondersteunen, maar ‘nu moeten we met behulp van deze technologie nieuwe relaties opbouwen en nieuwe mogelijkheden ontdekken.' Als bedrijven zich niet gaan richten op werkplek 2.0, lopen ze volgens Huizing op den duur achter op grote ontwikkelingen binnen communicatie- en samenwerkingstechnologieën.

Werkgevers die technologie willen inzetten om een werkplek 2.0 te realiseren, moeten volgens Huizing op de volgende punten letten:

1. Zorg ervoor dat je een beleid hebt voor mobiliteit
Een puur op technologie gerichte aanpak van mobiliteit voldoet niet meer in 2008. Als een organisatie nog geen beleid heeft voor mobiel werken en het delen van informatie, dan moeten ze dit zo snel mogelijk gaan opstellen. De IT-afdeling dient de mobiele werkers te kunnen ondersteunen. In eerste instantie zullen zaken als onderhoud, netwerk, beveiliging en applicaties aan bod komen. Echter, de algehele strategie moet zodanig worden aangepast dat je voordeel haalt uit mobiliteit. Zaken die hieruit voortvloeien zijn: kantoorruimte besparen, minder reiskosten, dichter bij de klant en leverancier staan en de productiviteit verhogen bij de medewerkers die niet langer in één ruimte werken.

2. Creëer de juiste sfeer voor samenwerking
E-mail is een belangrijk medium. Echter, het wordt vaak niet op de juiste manier gebruikt. Het is bijvoorbeeld te langzaam, te eenzijdig en inboxes zijn regelmatig overvol binnen veel organisaties. Meestal hebben de afzender en ontvanger geen inzicht in wanneer iemand een bericht daadwerkelijk leest.

Voor 2008 geldt dan ook: samenwerking. Om dit te bewerkstelligen is aanwezigheid erg belangrijk. Het online delen van informatie is effectiever dan het versturen van e-mails, wanneer het gaat om de samenwerking bij een project of het aanvullen van een document. Om dit goed te laten verlopen moet de ict-afdeling niet alleen de tools leveren, maar ook betrokken zijn bij het bedenken van een strategie voor de juiste samenwerking.

3. Stem je communicatie af
Het budget voor telefoonkosten wordt steeds vaker de verantwoordelijkheid van de IT-manager. Om op de kosten van interne en internationale telefoontjes te besparen kan het beste worden overgestapt naar IP-telefonie. De eerste generatie VoIP heeft misschien wat mensen afgeschrikt maar de platforms die nu beschikbaar zijn, brengen niet alleen kostenbesparingen met zich mee, ze maken ook de communicatie effectiever. Dit geldt zowel voor communicatie binnen de organisatie als met partners en leveranciers.