Sterke ict-afdeling UWV moet tegenspel kunnen bieden aan leveranciers

Mono-uvi krijgt makelaar

De inrichting van de ict bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen is een mammoetklus. Een centrale regie en uitbesteding vormen belangrijke uitgangspunten van het beleid. Wel is een sterke automatiseringsafdeling een voorwaarde, vindt het UWV.

"Waar je knipt moet je ook plakken." De centrale it-afdeling van UWV gaat honderdvijftig man tellen.

Het UWV ontstond 1 januari 2002 uit de fusie van vijf uitvoeringsinstanties (GAK, Uszo, SFB Uitvoeringsorganisatie, GUO en Cadans) en hun opdrachtgever, het landelijk instituut sociale verzekeringen Lisv. Tot zijn kernactiviteiten rekent de mono-uvi reïntegratie, premieheffing en de uitkeringsverzorging voor ww, wao, zw, Wajong en Waz. Bij de uitkeringsfabriek werken 22.000 mensen op 71 locaties. De mono-uvi bedient zo'n zeven miljoen verzekerden en onderhoudt contacten met 400.000 bedrijven.

Helpdesk blijft bij UWV In het uitbestedingsgeweld bij het UWV houdt de eerstelijnshelpdesk met circa tweehonderd medewerkers dapper stand. Logischerwijs zou die volgens de Gartner-opzet ook uitbesteed moeten worden. Maar, vertelt Guido Bayens, het is een naar grote tevredenheid werkende erfenis van het GAK. Die beschikte over een goed geoutilleerde helpdesk. "We vonden het te risicovol om die samen met het werkplekbeheer de deur uit te doen. Als de kantoorautomatisering eenmaal staat, komt het er wellicht wel van. Momenteel heeft uitbesteding van de helpdesk geen prioriteit."

De raad van bestuur van het UWV wil zo snel mogelijk één geheel maken van het zestal organisaties. Dat houdt tevens een stroomlijning van de informatiehuishouding in. Die bestond aan het begin van de samenvoeging uit zo'n 900 grote en 500 kleine applicaties. Bovendien bestonden er wel ruim honderd intranetten. "Iedereen die een beetje kon programmeren, bouwde een eigen website. Maar inmiddels hebben we één intranet in de lucht hangen", zei Guido Bayens, hoofd afdeling beleid en architectuur bij UWV, op het Cibit-seminar 'Goed it-opdrachtgeverschap'. Bayens zette op het seminar de beleidsaanpak voor ict uiteen. Hij vertelde dat er vanwege de tijdsdruk gekozen is voor een bestaand model voor een ict-organisatie: IS Lite van Gartner. Daarbij fungeert de ict-afdeling als makelaar tussen de interne klant en de externe leverancier. De operationele it-activiteiten (technisch ontwerp en beheer, applicatiebouw, vernieuwing en uitrol infrastructuur en gebruikersondersteuning) worden uitbesteed, terwijl de functionele it, zoals applicatie-ontwikkeling en functioneel beheer, bij de divisies blijft liggen. "Waar je knipt moet je ook plakken", verklaarde Bayens de in het leven geroepen centrale it-afdeling van zo'n honderdvijftig man. Die zorgt voor de regie: het beleid, de interne en externe aansturing (inclusief zaken als systeemintegratie, beveiliging en privacy), de architectuurkeuze, de informatieplanning, de service level agreements en de incidenten- en managementrapportages. De processen op de ict-afdeling zijn ISO 2001-gecertificeerd.

Uitbesteden

Om te komen tot een uniforme informatiehuishouding lopen er sinds 2002 talloze projecten, zoals de nieuwbouw van de polisadministratie en het wegsnijden en samenvoegen van legacysystemen. De centrale ict werkt sterk normerend en schrijft de divisies voor hoe de gezamenlijke architectuur eruit ziet en hoe er vernieuwd moet worden. Een deel van de projecten staat onder leiding van de divisies zelf, waarbij de centrale automatiseringsafdeling meehelpt om bijvoorbeeld de gebruikerswensen te vertalen in scherpe functionele eisen en de contacten en contracten met leveranciers te onderhouden. De afdeling heeft tevens een producten- en dienstencatalogus samengesteld. Bayens noemt dit de menukaart (inclusief prijzen) van de ict-afdeling. "Wij werken op basis van doorbelasting. Het werkt het beste als je de kosten legt bij diegene die dat kan beïnvloeden. Zoiets creëert kostenbewustzijn."
Een flink deel van hun tijd zijn Bayens en collega's kwijt met het sinds 2002 in brokken Europees aanbesteden van de operationele activiteiten (zie kader). Elk traject duurt ongeveer een half jaar. "We hebben er inmiddels een aardige routine in opgebouwd, maar makkelijk is het niet.

Aanbestedingskalender 2002-2005 2002: standaardsoftware (Filenet, Peoplesoft) 2002/2003: wan (Getronics), workflow management (Flower, Pallas), procesontwikkelmethode (Testbed/Bizzdesign) en kantoorautomatisering (Microsoft, Pinkroccade, Versatel) 2003/2004: ontwikkeling website http://www.uwn.nl (Lost Boys), nieuwbouw en onderhoud polisadministratie (Capgemini) 2004: consultancy (loopt) 2004/2005: rekencentrum (loopt), telefonie, standaardsoftware voor outputmanagement en roosterplanning 2005/2006: nieuwbouw en onderhoud overige applicaties

Zorgvuldigheid is gewenst om leveranciersconflicten en negatieve publiciteit te voorkomen." Grote leveranciers hebben een à twee keer per jaar overleg met de raad van bestuur van het UWV. Ook vindt er overleg plaats met de ict-afdeling over de hoofdlijnen van het beleid en platformkeuze. "Een stevige regie is noodzakelijk. Als it-afdeling moet je grip houden op de leveranciers, anders word je ondersteboven gelopen en ontstaat er binnen de kortste keren weer een allegaartje aan systemen", benadrukt de UWV-beleidsmanager. Zijn advies luidt om deskundige medewerkers op commercieel, juridisch en inhoudelijk gebied in huis te halen om leveranciers actief tegenspel te kunnen bieden. Concern ICT wist de UWV-directie hiervan te overtuigen en mocht, om een sterke club op te bouwen, mensen aannemen in weerwil van de forse inkrimpingen elders bij de mono-uvi.
Het uitbestedingstraject loopt van 2002 tot medio 2005, waarna het aanbestedingscircus opnieuw van start gaat. Op dit moment loopt er een grote aanbesteding voor het hoofdrekencentrum (omzetwaarde vijfhonderd miljoen euro). Nu nog neemt het UWV rekendiensten af van Pinkroccade (dat ASZ, de vroegere GAK-automatiseerder, inlijfde), Ordina (kocht Relan-ICT), SFB en ABP (via CIS - Concern Information Systems). Partijen die meedoen aan de aanbesteding voor het nieuw te bouwen rekencentrum zijn Getronics/KPN, HP, IBM en Pinkroccade (die het Relan-computercentrum van Ordina gaat overnemen). De it-afdelingen van SFB IT Services en CIS doen niet mee. SFB Groep geeft als cryptische reactie dat de "aanpak van het UWV niet tot het succes leidt wat het SFB voor ogen stond." ABP/CIS blijkt reeds eerder met het UWV te hebben afgesproken de werkzaamheden af te bouwen, omdat het zich richt op het uitvoeren van pensioenregelingen. CIS beheert nu nog een aantal AS/400-platforms in Zoetermeer voor het voomalige Uszo-gedeelte.< BR>