Maar Microsoft toch het meest. De NGN (Netwerk Gebruikersgroep Nederland) berekende namelijk dat de meeste kleine en middelgrote bedrijven twee maal zoveel zouden gaan betalen voor Office. Alleen grote ondernemingen met ‘enterprise’-licenties en organisaties die elk anderhalf jaar een nieuwe versie kopen, werden er niet slechter van. Maar ja, wie is zo gek?

Destijds lag de gemiddelde opwaardeerfrequentie van Office in Nederland al op zo’n 3,5 jaar. Nu lopen de ontwikkeltijden bij Microsoft zover uit dat je niet eens sneller naar een nieuwe versie kúnt overstappen, als je al zou willen. De opvolger van Windows XP laat inmiddels bijna zes jaar op zich wachten. Dus welke geruststelling gaat met deze ontwikkelcycli nog uit van de ‘Software Assurance’, immers de garantie dat je altijd de beschikking hebt over de meest actuele versie? Recht op patches en tussentijdse verbeteringen heb je immers ook bij aankoop.

Natuurlijk, het idee van een abonnement past beter in het internettijdperk. In navolging van online software wordt ook clientsoftware steeds meer onderdeel van een ‘levend’ systeem dat op regelmatige basis wordt verbeterd, gerepareerd en uitgebreid. Maar dat de huidige generatie desktopsoftware automatisch wordt onderhouden door de leverancier is nog een utopie. Ondanks de enorme progressie die met Windows en Office Update is geboekt, trekken de huidige patchrondes van Microsoft nog altijd een flinke wissel op de automatiseringsafdeling.

Het abonnementenmodel is dus niet volmaakt en bovendien duur. Volgens Gartner geven bedrijven nodeloos veel uit aan hun Microsoft-software. In een rapport uit juni geeft het adviesbureau een aantal zinnige suggesties om de driejaarlijkse Enterprise Agreements (EA) tegen het licht te houden. Gartner is sceptisch over de al genoemde Software Assurance. Gewoon licenties aanschaffen op basis van feitelijk gebruik is vaak goedkoper. Aandacht verdient ook de Core Client Access License, de gebundelde voordeelaanbiedingen van clientsoftware bij aanschaf van serversoftware. Gartner stelt dat deze voordeelbundels lang niet altijd voordelig uitpakken, omdat bedrijven onnodig veel licenties afnemen. Een nodeloze kostenpost in de EA is vaak de keuze voor Office Professional Edition. Die is een kwart duurder dan de standaardeditie en heeft voor de meeste gebruikers nauwelijks meerwaarde. Wederom heel goed rekenen dus bij de nieuwe contractbesprekingen.