Pda voor efficiënte absentenregistratie

Het bijwerken van de absentenadministratie op een middelbare school is erg belangrijk, maar kost veel tijd. Het Ichthus College in Driehuis heeft daar in de vorm van pda’s een oplossing voor gevonden.

In het kader van de leerplichtwet is het erg belangrijk dat scholen registreren wie absent is”, zegt hoofd ICT Jeroen Kuijk van Do.IT, dat de ict verzorgt voor onder andere het Ichthus College in Driehuis. De registratie van de absente leerlingen gebeurde op deze school nog schriftelijk. Een docent vulde op een strookje de absenten in. De school had iemand in dienst die deze strookjes ophaalde en invoerde in de leerlingenadministratie. “Dat is best kostbaar.” Vandaar dat rector Alexander Volmer van het Ichthus College voor een andere oplossing pleitte.
Er werd gekeken naar verschillende manieren om absente leerlingen te registreren. In de markt is bijvoorbeeld ook een barcodelezer op sleutelhangerformaat beschikbaar, waarmee een docent aan de hand van een streepjescode leerlingen absent meldt. Deze lezer is echter vrij duur, ongeveer 250 euro per stuk. “Voor datzelfde geld heb je ook een pda en daar kun je veel meer mee”, zegt Kuijk.

Zelfs in gymzaal verbinding

Binnen de school is een draadloos netwerk aangelegd. “Dat is een bijzonder goed netwerk. Het netwerk is binnen de school goed bereikbaar, zelfs in de gymzaal kan er verbinding gemaakt worden”. Het Ichthus College is momenteel de enige school binnen Do.IT die een dergelijk, volledig dekkend, draadloos netwerk heeft. Het netwerk is opgebouwd uit Cisco-apparatuur en werkt met een radius-server. Dat betekent dat een deel van het netwerk enkel te benaderen is met een inlogaccount op het netwerk van de school. Een ‘openbaar’ deel van het netwerk is toegankelijk voor privé-laptops van docenten of leerlingen. Hier is enkel een WPA-key voor nodig.

Door de docenten uit te rusten met een pda hoopt de school te kunnen bezuinigen op arbeidstijd rond het verwerken van absenties. Ook is het mogelijk om sneller over de gegevens te beschikken waarna ouders kunnen worden benaderd. Besloten werd om eerst een proef te doen met een vijftiental docenten op het Ichthus College. Na de zomer is het de bedoeling om alle docenten op het Ichthus College uit te rusten met een pda. Deze pda zal alleen in het publieke deel van het netwerk komen. “Verder hoeven ze niet te komen. Bovendien is het verder inloggen op het netwerk erg onhandig op een pda. Ik richt de pda liever zo in dat docenten hem ook thuis via het internet kunnen gebruiken”, zegt Kuijk.

Op de pda wordt gebruik gemaakt van een applicatie die Meastro heet. Dit is in combinatie met de Meastro-server een product om mobiel werken met de schoolapplicatie Magister mogelijk te maken. Magister is de applicatie voor de totale leerlingenadministratie en de koppelingen naar de overheidsinstanties. Beide producten komen bij het bedrijf Schoolmaster vandaan.

De pda maakt verbinding met een server waarop de applicatie Maestro is geïnstalleerd. Do.IT hoefde zich niet met de installatie te bemoeien, de server was door de fabrikant gereed gemaakt. Het proefproject met de vijftien pda’s loopt het komende half jaar.

Het Ichthus College

Het Ichthus College is een school voor havo, atheneum en gymnasium in Driehuis. De school heeft ongeveer 1000 leerlingen. De school maakt veelvuldig gebruik van flexibele werkplekken. Leerlingen kunnen met hun eigen laptop of die van de school overal in het gebouw op internet. Het Ichthus College is binnen de ict-organisatie Do.IT de enige school met een volledig dekkend draadloos netwerk.