Notes brengt Web 2.0 binnen de bedrijfsmuren

Lotus Notes versie 8 krijgt qua uiterlijk een extreme makeover en qua innerlijk meer open standaarden en open source. Producent IBM bakt ondersteuning voor het Open Document Format (ODF) en het Eclipse open source framework in, waardoor extra mogelijkheden makkelijk zijn toe te voegen aan het groupware-pakket.

Hoe degelijk software ook is, in eerste instantie wordt het vaak beoordeeld naar het uiterlijk. Juist daarin was Lotus Notes jarenlang niet sterk. Het bleef in vergelijking met de grafische interface van Microsoft Outlook het lelijke eendje. Met de introductie van versie 8 van de desktopclient Lotus Notes en de server Domino 8 laat IBM zien naar de kritiek te hebben geluisterd.

Lotus Notes 8 (bekend onder de codenaam Hannover) werd door IBM voor het eerst genoemd in juni 2005. In januari 2006 kreeg de wereld een eerste demonstratie te zien op de jaarlijkse bijeenkomst Lotusphere. Bijna twee jaar na de lancering van versie 7 staat versie 8 van de groupware nu klaar om uitgebracht te worden. Inmiddels is een derde bèta uit. De definitieve versie moet 'halverwege dit jaar' (oftewel een maand geleden) verschijnen.

De Notes client draait op Windows XP/Vista en Linux, officieel vooralsnog alleen op Suse Linux Enterprise Desktop 10. Een OS X-uitvoering is in de maak en zal later op de markt komen. Versie 8 van de Domino-server draait op diverse platformen: Windows, Linux, Sun Solaris, IBM AIX, iSeries en zSeries.

Wat het oog wil

Het Amerikaanse ict-vakblad Computerworld noteert uit de monden van diverse IBM'ers dat Big Blue de gebruikersinterface opnieuw heeft uitgevonden en van de grond af heeft opgebouwd. Het enthousiasme is aanstekelijk, maar die stelling is wel erg boud.

Vergelijken met de oude Notes is er inderdaad flink veel verspijkerd, maar wie kijkt naar bijvoorbeeld de mogelijkheden van de e-mailclient en die van Outlook ziet veel overeenkomsten. "Dit is niet dezelfde Notes als die je vader gebruikte", aldus Ken Bisconti, vice president van Lotus Messaging & Collaboration Products bij IBM. Zoveel is zeker, want die voorgaande generatie moest de volgende vernieuwingen missen.

Een e-maildiscussie is nu simpel weer te geven als een zogenaamde conversatie: hierbij groepeert Notes alle e-mailcorrespondentie over een bepaald onderwerp. De mogelijkheid om het voorvertoningvenster van e-mail rechts te plaatsen is handig. Slim: Notes kan met icoontjes aangeven of de ontvanger in het Aan-veld of in het cc-veld stond; zo ziet deze meteen hoeveel aandacht hij moet schenken aan de e-mail.

Met Recent collaborations toont Notes met wie u onlangs nog een contact had via e-mail en chat. Onbedoeld verstuurde e-mails haalt u terug met Recall a message. Een optie voor het wissen van het geheugen van collega's die het e-mailtje inmiddels al wel hadden gelezen bestaat helaas niet. Het zijn stuk voor stuk productiviteitsverhogende mogelijkheden, maar niet vernieuwend. Wie werkt met Gmail, OS X Mail.app en Outlook 2003 herkent veel opties.

Ontvangen uitnodigingen kan Notes alvast in de agenda zetten. De afspraak is herkenbaar als een transparant venster op de kalender. Pas na acceptatie krijgt de afspraak een kleur en bij weigering verdwijnt het uiteraard van de agenda. Notes 8 ondersteunt nog steeds de iCalender-standaard voor het uitwisselen van afspraken met andere agendasoftware die de standaard ook begrijpt. Naast de standaardgegevens van contactpersonen is er nu ook ruimte voor een foto en alle contacten kunnen als een rij visitekaartjes worden weergegeven.

Activities

Een fraaie vernieuwing is het onderdeel Activities in de rechter Sidebar. Kort gezegd krijgt de gebruiker hiermee een overzicht van projecten en taken. Dat is niets nieuws, maar de manier waarop wel. De gebruiker kan namelijk van alles in het onderdeel slepen: e-mails, afspraken, documenten, chats, etcetera. Alles wat met een project te maken heeft, is zo op één plek te vinden. De activiteiten zijn te delen met anderen, te doorzoeken en op diverse manieren te sorteren. Lotus Notes laat een zogenaamde notificatie-e-mail zien als anderen een gedeelde activiteit hebben aangepast.

De Activities-functie werkt alleen als de Notes client is aangesloten op een Domino 8-server en gebruikt veel zogenaamde Web 2.0-technieken: ATOM (standaard voor rss-feeds), tagging, JSON (JavaScript Object Notation), AJAX (Asynchronous JavaScript and XML). De Notes-client kan dan ook in twee modi opereren: standaard en basic. In de standaardmodus ziet de gebruiker alle nieuwe interfacezaken; voor minder krachtige computers is de basic-modus geschikt waarin niet alle interfaceverbeteringen zichtbaar zijn.

Geen Office meer nodig

Nieuw in Lotus Notes 8 zijn de Productivity Tools. IBM levert Lotus Documents (tekstverwerker), Lotus Presentations (presentatieprogramma) en Lotus Spreadsheets (spreadsheetprogramma) mee en hoopt zo de wind uit de zeilen te nemen van een van de grootste inkomstenbronnen van Microsoft: Office.

Daarnaast zet IBM flink in op open standaarden: alle drie meegeleverde programma's ondersteunen namelijk Open Document Format (ODF). Ook kunnen de drie programma's Microsoft Office-documenten importeren om ze bijvoorbeeld later te exporteren naar ODF, zodat ‘klanten voor hun productietools niet meer gebonden zijn aan een bepaalde leverancier', zo sneert Big Blue op zijn website richting de softwaregigant uit Redmond.
Deze reageert op zijn beurt. Niet op het meeleveren van een tekstverwerker, presentatieprogramma en spreadsheetprogramma, maar wel op de keus van IBM voor ODF. "Het lijkt alsof IBM zegt dat ODF de enige standaard is. Het gaat hier om keuzemogelijkheden: er is ruimte voor meerdere standaarden", meent Darren Strange, senior productmanager van Microsoft Office 2007 in een artikel op ict-nieuwssite ZDnet. Strange verwijst naar de poging van Microsoft om diens formaat OpenXML geaccepteerd te krijgen als standaard.

Eclipse framework

De Notes-client is nu gebaseerd op IBM's versie van het Eclipse Rich Client Platform. Het Eclipse framework is oorspronkelijk door IBM in de markt gezet als een open source Java-ontwikkelomgeving. Nu wordt het gebruikt voor het ontwikkelen van rich client applications. Notes zelf is nog steeds geschreven in C++, maar dankzij Eclipse kan de Notes-client makkelijk worden uitgebreid. De Sidebar in Notes 8 is hier een goed voorbeeld van. Hierin staan standaard vier plugins: Sametime Contacts voor chatcontacten, Day-At-A-Glance voor een overzicht van afspraken en taken vandaag, Feeds voor de RSS-feeds en het slim bedachte Activities voor een overzicht van projecten en taken. Daarnaast is het mogelijk om dankzij het Eclipse framework mash-ups te maken. Een mash-up is een applicatie opgebouwd uit onderdelen van andere applicaties. In Notes heet dit Composite Application.

De dominantie van Microsoft rukt ook op in de grootzakelijke wereld, van oudsher het domein van Lotus Notes. Naast Office en Exchange van Microsoft heeft IBM een bijna nog grotere tegenstander die het moet overwinnen met Lotus Notes en Domino 8: negatieve beeldvorming. Het product wordt vaak gezien als stoffig en oud, niet in de laatste plaats door de gebruikers zelf die door gebrek aan upgrades veroordeeld zijn tot nu bijvoorbeeld nog R6 of R5. Pas als IBM mensen zo ver krijgt dat ze daadwerkelijk kijken naar de nieuwe versie, wordt het duidelijk dat versie 8.0 niet een product is uit de vorige eeuw, maar diverse vernieuwingen aan boord heeft. Sommige toevoegingen mag je verwachten van een modern platform voor samenwerkingstoepassingen, anderen zijn echt vernieuwend.