Duizenden applicaties terugbrengen naar paar honderd

Case: Gemeente Enschede

Een mooie werkplek is fijn, maar het moet wel te beheren zijn.

Een mooie werkplek is fijn, maar het moet wel te beheren zijn.

Beheer van de werkplek is vaak worstelen met veel verschillende systemen. De gemeente Enschede was geen uitzondering. It service manager Tonny Lievers heeft de werkplek nu op orde; van duizenden applicaties terug naar een paar honderd.

Een beetje organisatie heeft flink wat werkplekken, maar dat aantal hoeft niet gelijk te zijn aan het aantal werkplekconfiguraties. "Wij hadden zo'n zeventienhonderd werkplekken, fat clients" , vertelt Tonny Lievers, it service manager bij de gemeente Enschede. "Toen we inventariseerden, deden we een verbijsterende ontdekking: we hadden zo'n dertienhonderd verschillende configuraties. Daarnaast hadden we nog eens tweehonderdvijftig printers, in zo'n honderd smaken."

Die wildgroei, in software en hardware, is fors teruggedrongen. Deze nu aangepakte omgeving is in 2002 ontstaan met de samenvoeging van diverse, onafhankelijke instanties. Elk had voorheen dan ook eigen ict, eigen werkplekken. "We kregen in die jaren wel klachten dat we te duur waren. En dat de werkplekken niet goed werkten. Dat laatste hadden we zelf ook al wel bedacht", geeft Lievers het initiatief vanuit de centrale ict-afdeling aan.

Doublures

Meerdere applicaties bleken elkaar te overlappen.

Meerdere applicaties bleken elkaar te overlappen.

Een grote inventarisatie met daarna een project voor werkplekstandaardisatie is toen opgezet. "De kosten bleken wel mee te vallen. Maar het aantal beheerders was niet goed. Wij hadden een onderbezetting van vijftig procent." Bij de inventarisatie werden in totaal twaalfhonderd applicaties in kaart gebracht, met nog eens bijna duizend tooltjes.

Al die applicaties zijn gekeurd op functies voor de gemeente, waarbij doublures natuurlijk zijn weggestreept. "Sommige daarvan hadden te maken met ‘smaak'; bijvoorbeeld drie verschillende pakketten om foto's te bewerken. Toen we daarmee klaar waren, hielden we vierhonderdvijftig zakelijke applicaties over. Inclusief testversies kom je dan uit op zeshonderd applicaties totaal."

Vermoeiende guerillastrijd

De beheerder van de 'rich user' op Windows voelt zich een guerillastrijder.

De beheerder van de 'rich user' op Windows voelt zich een guerillastrijder.

De gemeente zat voor dit project ook nog op Windows NT. "Het nadeel van Windows is dat het gericht is op de zogeheten ‘rich user'. Dat is fantastisch thuis en in een klein kantoor, maar niet als je duizenden werkplekken hebt", zegt Lievers beslist. "Dan ben je als beheerder alleen maar bezig met gaten dichten met scripts en gedoe in Active Directory. Dat is een uitermate vermoeiende guerillastrijd."

Toch is Lievers aan de werkplekstandaardisatie begonnen met de gebruikelijke tooling. "We waren bezig met inlogscripts en Active Directory-profielen." Veertien dagen voordat het project daarmee van start zou gaan, stuitte hij op een beter middel.

"We kwamen puur toevallig Powerfuse tegen. Een contact bij CDG kwam langs, voor iets heel anders, en sprak enthousiast over deze beheertool. Die draait het beheeridee helemaal om: je mag niks, behalve dit." Bij de gemiddelde Windows-desktop mag je veel en moet de beheerder dat inperken. De omgedraaide aanpak van de nu gebruikte beheersoftware helpt volgens Lievers niet alleen de beheerder, maar ook de gebruiker. "Die krijgt een veel stabielere omgeving."

Opstand gehad

De implementatie is daarna redelijk rechttoe rechtaan verlopen, vertelt Lievers. Hij benadrukt nog wel dat het heel belangrijk is om duidelijke steun te hebben van het management. "Je moet een duidelijk commitment hebben." Bijvoorbeeld om kenniswerkers geen uitzondering te laten zijn.

"Wij hebben hier op een afdeling een kleine opstand gehad. In de overgangsfase zie je vaak veel protest. Pas als een nieuwe werkplek er is, en mensen eraan gewend zijn, zien en ervaren ze de voordelen." De gemeente Enschede gebruikt nu voor tachtig procent van de werkplekken thin clients. De rest is pc's, maar dan goed dichtgetimmerde systemen. "Niet alles is thin client, je moet ook daar niet dogmatisch in zijn." Lievers heeft uitzonderingen voor AutoCAD-stations en multimediatoepassingen. "Je wilt niet altijd audio streamen naar een thin client." Dat kan het netwerk en ook de server flink belasten.