E-handel met Electronic Data Interchange

'E-commerce' of elektronisch zakendoen zal een hoge vlucht nemen, wordt alom beweerd. Randvoorwaarden als toegevoegde waarde, 'commitment', streven naar win-win-situaties, enzovoort, worden als algemeen bekend verondersteld. Maar deze voorwaarden bieden geen kant-en-klare oplossingen. Welke vorm van e-handel wordt gekozen is meer afhankelijk van het type bedrijven waarmee zaken wordt gedaan, dan van de eigen onderneming, stelt Mattieu Bastiaanse. 

Nog steeds denken veel mensen bij e-handel slechts aan de business to consumer variant, en daarvan zijn inmiddels voorbeelden genoeg te noemen. Maar elektronisch zakendoen bestrijkt ook de business to business handel, en daarvoor bestaan ook legio mogelijkheden en oplossingen. Veel bedrijfsprocessen komen in aanmerking: communicatie met leveranciers en afnemers - bijvoorbeeld over financiële zaken, logistiek en planningsaangelegenheden.
Dat men de e-handel in moet is duidelijk, maar de belangrijkste vraag voor een bedrijf is hoe? Of specifieker: Moet ik een internetsite laten bouwen? Hoe koppel ik die aan mijn eigen systeem? Is electronic data interchange (edi) de oplossing of is dat een achterhaalde techniek? Kan edi over internet? Wat kan ik met XML (eXtensible Markup Language)?
Bij 'edi' denkt men vaak alleen aan communicatie over X-400-netwerken. Deze relatief dure netwerken zullen de komende jaren de meeste edi-communicatie aan het veel goedkopere internet verliezen. Elektronische data-uitwisseling werkt onafhankelijk van het netwerk waarmee gecommuniceerd wordt. De enige echte reden om nu nog niet over te stappen naar internet is dat dit af en toe zo enorm traag kan zijn. Voor zaken als beveiliging en afleverbevestiging bestaan reeds oplossingen.

Internetsite overbodig

Enkele vragen die eerst beantwoord moeten worden om tot een oplossing te komen: Wat is mijn markt? Is er sprake van een- of tweerichtingsverkeer? Hoe staat het eigen bedrijf in de markt? Wat zijn de personele mogelijkheden? Hoe is het gesteld met reeds bestaande (elektronische) gegevensstromen en systemen? Voorts geldt dat, welke vorm van e-handel men moet kiezen meer afhankelijk is van het type bedrijven waarmee men zaken doet of wil gaan doen, dan van het eigen bedrijf.
Vaak wordt als vanzelfsprekend aangenomen dat er een internetsite moet komen wanneer men aan e-handel wil gaan doen. Maar er zijn oplossingen genoeg waarbij absoluut geen internetsite nodig is. Voor het communiceren over internet is namelijk geen site nodig.
'Electronic data interchange' biedt vooral in de 'business to business' variant fantastische mogelijkheden. Omdat de communicatie bij edi gestandaardiseerd wordt, is dit voor bedrijven met een aantal grote communicatiepartners vaak dé oplossing. Hoewel, ook deze communicatie kan probleemloos via het internet lopen. Veel softwarehuizen en value added networks bieden de mogelijkheid om edi-berichten, soms in XML-formaat, over internet te sturen. Aangezien edi netwerkonafhankelijk is en de enige echte voorwaarde bestaat uit 'gestandaardiseerd en gestructureerd communiceren', wil dat zeggen dat edi ook communiceren is via gestandaardiseerd XML over internet.
Het grote voordeel van edi boven een internetsite voor reeds geautomatiseerde bedrijven, is dat men naar een internetsite toe moet om een bestelling te plaatsen of een factuur te sturen. Bij edi verdwijnt dit handmatige werk volledig. Complete edi is communicatie tussen systemen van verschillende bedrijven zonder dat daar een handmatige actie tussen zit.

Internet ter ondersteuning

Een internetsite kan wel voor ondersteunende doeleinden gebruikt worden. Om de status van de berichten of fysieke zendingen te volgen bijvoorbeeld. Maar dit is pas interessant voor bedrijven die behoefte hebben aan deze vorm van toegevoegde waarde. Ook dit is wederom sterk afhankelijk van de te benaderen markt. De internetsite speelt hier slechts een ondersteunende rol.
Een interactieve internetsite, om berichten te genereren, is interessant voor bedrijven met kleinere relaties; voor bedrijven die een markt willen gaan benaderen of uitbreiden. Voor kleinere relaties, in het algemeen minder ver geautomatiseerd, zal de drempel om een internetsite te bezoeken (in plaats van een fax te versturen) veel lager zijn. Relaties die echter pas van de site gebruik zullen maken bij voldoende toegevoegde waarde. Deze toegevoegde waarde is zeer afhankelijk van het bedrijfsproces dat geautomatiseerd wordt. Hier speelt de internetsite dus een primaire rol.
Het gezicht naar buiten toe bepaalt of de site succesvol is. Dit staat los van het succes van de gekozen oplossing binnen het eigen bedrijf, hoewel deze keuze wel het interne bedrijfsproces moet verbeteren. Hierbij is de koppeling van de internetsite naar het eigen systeem uiterst cruciaal. Veel mogelijkheden zijn heel bedrijfsafhankelijk.
Zo voorzien sommige erp-systemen (enterprise resource planning) in een directe link naar een internetsite. Dit kan een mooie oplossing zijn. Als een bedrijf echter voor andere stromen toch al edi-oplossingen toepast, moet men sterk overwegen om uit de internetsite een edi-bericht te laten komen en dit onderdeel laten zijn van de andere stroom. Op deze manier is de hoeveelheid onderhoud te beperken.

Toekomstvaste oplossing

Kies niet direct voor de eerste mogelijkheid. De koppeling van de internetsite aan het eigen systeem is het gevoeligste gedeelte van een e-handel-toepassing. Bij een aanpassing zal deze koppeling vaak als eerste onderhanden genomen moeten worden. Laat u goed adviseren en kies voor een toekomstvaste oplossing. Afhankelijk van het bedrijf kan gekozen worden van 'volledige integratie van de internetsite met het eigen systeem' tot 'simpele interfaces'.
Laat een e-handel-consultant een oplossing bedenken die vanuit het bedrijf zelf wordt beredeneerd. Zoek een onafhankelijk adviseur, die geen belang heeft bij de keuze van softwareleverancier of provider.
 
Mattieu Bastiaanse
Vianen