Uitbesteding printerpark levert vaak grote besparingen op

Kosten documenten grote onbekende in veel bedrijven

Hoewel documenten van levensbelang zijn voor veel organisaties, heeft 90 procent van de bedrijven geen idee hoeveel geld jaarlijks besteed wordt aan het printen en bewerken van documenten.

Meer dan 80 procent van de organisaties geeft aan dat documenten van kritisch belang zijn voor het succesvol functioneren van de onderneming, blijkt uit onderzoek van fabrikant Xerox. Daarom is het bijzonder opvallend dat bij de meeste ondernemingen noch gestuurd wordt op de kosten van documenten (65 procent), noch bekend is hoeveel geld er gemoeid is met het onderhoud van documenten (90 procent). "Het is verrassend dat in een tijd waarin kritisch gekeken wordt naar alle uitgaven in ondernemingen door 65 procent van de ondernemingen niet gestuurd kan worden op de kosten van documenten, simpelweg omdat managers niet over adequate gegevens beschikken", stelt Shaun Pantling, director en general manager Xerox Global Services Europe (zie ook de grafieken elders op deze pagina).
"Documenten zijn van vitaal belang voor de meeste ondernemingen en ze blijven ook fysiek aanwezig. Het papierloze kantoor is een mythe", meent Pantling. "Veel organisaties zoeken na jaren van economische teruggang naar nieuwe besparingsmogelijkheden. Op een groot aantal kostenposten werd al bezuinigd, zoals op de uitgaven voor personeel, productiekosten, marketing en ict, maar de kosten voor het maken en onderhouden van documenten bleven stijgen." Kosten van 'papieren' documenten groeien in een gemiddeld kantoor met 21 procent per jaar, blijkt uit onderzoek van Giga information group. Oorzaak: niemand voelt zich er verantwoordelijk voor.

Merkonafhankelijk

Pantling: "We helpen onze klanten door het opsporen en reduceren van verborgen kosten, door het aanbieden van document outsourcing en het aanbieden van innovatieve oplossingen in het documentproces." Dit gaat verder dan het rationaliseren van het printerpark. "We kijken naar de meest effectieve oplossing. Het komt daarbij regelmatig voor dat machines die er al staan gewoon blijven, ook als ze geleverd werden door andere fabrikanten. We werken in deze divisie merkonafhankelijk. Organisaties kunnen het beheren van hun complete documentenstroom aan ons uitbesteden en krijgen zo een bijzonder helder beeld van de kosten en het aantal geprinte pagina's."< BR>